В каком законодательном акте содержится определение документа

В каком законодательном акте содержится определение документа thumbnail

В практике работы с документами постоянно приходиться сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе и документ.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», определяет понятие документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.), дает определение документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Первое определение исходит из второго. Начавшиеся в 1990-е гг. активное вхождение страны в мировое информационное пространство потребовало переосмысления понятия документа. В результате и перешел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационное.

В законах РФ ” Об обязательном экземпляре документов” (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], “О библиотечном деле” Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года] документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г] использует термин архивный документ -материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства

В “Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти” (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определения документа в отечественных законодательных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимся в зарубежной документоведческой практике. Так в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Международная организация по стандартизации разработала и утвердила определение документа как «информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности»

И в нащей стране и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться юридическими, экономическими последствиями. Поэтому стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих сферах.

Источник

Ученые будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определения.

Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких как информация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в ст. 2 Федерального Закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация рассматривается как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В Федеральном Законе РФ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. Федерального закона от 26.03.2008 № 28-ФЗ) дано следующее определение документа: «Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» под архивным документом понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Более широкую трактовку понятия документа содержит ГОСТ Р 52292—2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. — (Информационная технология): «документ — это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды».

Читайте также:  В каком варианте ответа содержится информация почему мальчик не хотел

Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные Государственные стандарты терминов и определений в сфере делопроизводства.

Первый Государственный стандарт такого рода был утвержден в СССР еще в 1970 г. (ГОСТ 16487—70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом стандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г. и действовавшего до 2006 г. Здесь нашла отражение, прежде всего, информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя.

В процессе документирования происходит своеобразная материализация, овеществление информации. Будучи «закрепленной» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от ее создателя. Документированная информация, отмечает М. В. Ларин, «есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности».

Однако в новом, уже четвертом по счету стандарте терминов и определений в сфере делопроизводства и архивного дела (введен в действие с марта 2014 г.) определение документа в очередной раз подверглось корректировке: «документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Здесь, в отличие от предыдущего ГОСТа, во-первых, вместо термина «материальный носитель» используется просто «носитель» и, во-вторых, документ и документированная информация представлены в качестве разных терминов и понятий. Документированная информация определяется особо как «структурированная информация, зафиксированная на носителе»[1]. Для сферы делопроизводства и архивного дела подобное разделение, возможно, и оправдано, однако с теоретической точки зрения между документом и документированной информацией нет принципиальных отличий.

Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в международном стандарте, с 2007 г. введенном в действие и на территории РФ (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования), «документ (document, records)» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

В «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

В Законе США «Об электронных подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и представлена в постижимой форме». Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США следующее определение: «Документ — информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретенной в будущем»[2].

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникационного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому законодательно и нормативно закрепленные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечно-информационной и т. д.).

Читайте также:  Какие вещества содержаться в растениях биология 6 класс

Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация терминологических стандартов на практику работы с документами потребовала известного сужения границ понятия документа. В конечном счете, любое законодательно закрепленное, стандартизованное либо зафиксированное в словарях определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Однако такие, по необходимости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, определения документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документовед- ческой науки. Документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только управленческой или какой-либо иной системой документации и оставаться в жестких рамках стандартов. Это противоречит самому статусу его как научной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождающееся углублением наших знаний о событиях, предметах, явлениях окружающего мира, в том числе о документе, периодически приводит к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров терминологических стандартов.

Источник

Учёные будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определе­ния. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходи­мостью максимально точного, однозначного толкования важ­нейших терминов и определений, в том числе таких как ин­формация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предме­тах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Ярким отражением трудного процесса выработки опти­мального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечест­венные Государственные стандарты терминов и определе­ний.

Первый Государственный стандарт такого рода у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Дело-

Документ как социокультурный феномен

производство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство за­крепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной дейст­вительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепле­ния информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой создан­ным человеком способом для её передачи во времени и про­странстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преоб­разования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В ре­зультате в его определении произошёл перенос смысловой на­грузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение докумен­та было сформулировано следующим образом: «Документ; до­кументированная информация: Зафиксированная на матери­альном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»1. Причём это определение было до­словно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с ма­териальным носителем. Иначе говоря, это определение осно­вано на двуединстве информации и материального носителя.

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Документоведение

Как полагают некоторые авторы (В. А. Копылов, М. В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материали­зация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, ин­формация тем самым обособляется от её создателя. «Докумен­тированная информация… есть объект материальный, а это да­ёт основание при определённых условиях относить её к кате­гории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности»1.

В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как «матери­альный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и обще­ственного использования». В законе «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации» используется термин «архивный доку­мент». Это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Читайте также:  В каких продуктах содержится углеводы и их значение

Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определе­ниями, содержащимися в зарубежной литературе и приме­няющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Меж­дународным советом по делам архивов, документ рассматри­вается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяет­ся как «записанная информация (аокшпепО, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения дело­вых операций».

1 Ларин М. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 9.

Документ как социокультурный феномен

В Законе США «Об электронных подписях в международ­ной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и пред­ставлена в постижимой форме». В государственных стандар­тах Украины содержатся три определения документа, рассчи­танные на различные отрасли информационно-документа-ционной деятельности.

Бурное развитие новых информационных технологий по­будило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учрежде­ний США следующее определение: «Документ— информа­ция, созданная на некотором носителе некоторой техникой, из­вестной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем»1.

Международная организация по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации по документации, Меж­дународного совета по архивам, Международной федерации библиотечных организаций, Международной организации по интеллектуальной собственности разработала и утвердила оп­ределение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уде­ляется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточно­го употребления терминов, произвольного толкования поня­тий. В противном случае это может обернуться нежелатель­ными юридическими, экономическими и иными последствия­ми для участников коммуникационного процесса, прежде все­го в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для приме-

См.: Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и клас­сификация электронных документов // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 48-49; Он же. Аутентичность и целостность электронных докумен­тов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 188.

Документоведение

нения во всех видах документации и литературы в соответст­вующих практических сферах деятельности (делопроизводст­венной, архивной, библиотечной и т. д.).

Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация термино­логических стандартов на практику работы с документами по­требовала известного сужения границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё итретий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым до­кументам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» опре­деляется как «обязательный элемент оформления официально­го документа». Тем самым была проведена чёткая граница ме­жду управленческим документом и любой другой зафиксиро­ванной на материальном носителе информацией.

Необходимо также иметь в виду, что стандартизация тер­минов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возни­кающие в практике работы с документами. В частности, опре­деление документа в ряде Федеральных законов и Государст­венных стандартов содержит правовую коллизию, обуслов­ленную тем, что в момент передачи документированной ин­формации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает под пра­вовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике мо­жет быть использована различными лицами, в частности, в по­литической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.

В конечном счёте, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень докумен-товедческих исследований. Вместе с тем такие, по необходи­мости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, опре­деления документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изу­чающее все виды, формы и жанры документов, не может огра­ничиваться изучением только официальной документирован-

Документ как социокультурный феномен

ной информации иоставаться вжёстких рамках государствен­ных стандартов. Это. противоречит самому статусу его как на­учной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождаю­щееся углублением наших знаний о событиях, предметах, яв­лениях окружающего мира, в том числе о документе, периоди­чески приводит к необходимости уточнения тех или иных тер­минов и определений, что, в свою очередь, становится важ­нейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государст­венных стандартов.

Источник