В каком справочнике содержатся сроки хранения документов
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <*>
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время – Росархив, ранее – Минкультуры России):
– Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года – Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);
– Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е – первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
Вид документа | Организации | Срок хранения | Основание |
Открыть полный текст документа
Источник
Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов. С 1 января 2020 года применяйте новый перечень. В статье – удобные таблицы, которые позволят правильно сохранить документы и не выбросить их раньше времени.
Каждая фирма и индивидуальный предприниматель не вправе уничтожать документы сразу после того, как надобность в них отпала. Есть специальные законодательно установленные сроки хранения, которые нужно соблюдать. Отсутствие документов и непредставление их в ходе налоговй проверки приведет к доначислению налогов, пеням и штрафам.
Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Регулирование сроков хранения документов в России в 2020 году
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно:
- в Налоговом кодексе;
- Перечне типовых управленческих архивных документов (перечне Росархива);
- Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Смотрите перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>
Работайте в БухСофт!
Бухгалтерская программа всего от 236 руб./мес.
Новые сроки хранения документов в 2020 году
Сроки хранения в 2020 году изменились как в большую, так и в меньшую сторону согласно перечню Росархива. Поправки охватывают большой спектр документов. Приведем основные изменения в таблице 1.
Таблица 1. Изменение основных сроков хранения документов в 2020 году
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
При архивировании бухгалтерских документов действуют два правила:
- Всю первичку и отчеты архивируют в соответствии с требованиями установленных правил. При этом минимальный период хранения – 60 месяцев;
- Учетные документы уничтожают по прошествии 5 лет, с момента их последнего использования для целей получения отчетов.
Рассмотрим в таблице 2.
Таблица 2. Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
Вид | Период хранения, лет | Ссылка на перечень Росархива |
Годовые отчеты | Не уничтожают | стр. 269 |
Квартальные и месячные отчеты Заполнить любую отчетность в программе БухСофт | 5 | |
Акты аудиторских проверок | 5
| стр. 287 |
Документы учетной политики | 5 срок отсчитывают с первого дня действия новых | стр. 268 |
Любая первичка:
Распознайте и переведите свои бумажные первичные документы в электронный формат — это удобно! Распознать первичку в программе БухСофт | 5 с момента окончания отчетного года | стр. 278 |
Регистры бухучета | 5 если была ревизия | стр. 277 |
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 с момента покрытия долга | стр. 267 |
Информация о недостачах, растратах, кражах |
| стр. 277 |
Сдавайте отчетность с БухСофт!
Подключим быстро — ЭЦП день в день!
Сколько хранить налоговые документы?
Периоды регулирует Налоговый кодекс. В общем случае – в течение 48 месяцев (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 3.
Таблица 3. Время хранения налоговых документов
Вид | Период хранения | Ссылка на положение закона |
Книга покупок и все приложения и дополнения к ней Заполнить книгу покупок в программе БухСофт | 48 мес. (считают с момента последней записи) | приложение 4 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 |
Книга продаж и все приложения и дополнения к ней Заполнить книгу продаж в программе БухСофт | приложение 5 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 | |
Счета-фактуры | 4 года | стр.317 перечня Росархива |
Журналы регистрации счетов-фактур Заполнить журнал в программе БухСофт | приложение 3 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137 | |
Таможенные декларации, их копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт исчисления НДС по импорту | 48 мес. | |
Налоговые регистры | 6 лет | стр.316 перечня Росархива |
Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей | ||
Налоговые декларации и расчеты по страховым взносам | ||
Сведения о доходах физлиц Заполнить 6-НДФЛ в программе БухСофт |
| стр.312 перечня Росархива |
Реестры регистраций сведений о выплатах физлицам | 60 мес. | |
Книга учета доходов и расходов при УСН Заполнить декларацию по УСН в программе БухСофт | 5 лет | |
Обоснования налоговых льгот, для компаний, инвестирующих в региональные проекты | 6 лет | ст. 89.2 НК РФ |
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Сколько хранить документы по взносам?
Периоды также регулирует Налоговый кодекс. В общем случае – в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 4.
Таблица 4. Время хранения документов по взносам
Вид | Период хранения | Ссылка на положение закона |
любые по взносам, кроме указанных нижних строках таблицы 4 | 6 лет | ст. 23 НК РФ |
Расчеты по обязательному пенсионному страхованию |
| стр. 309 перечня Росархива |
Электронные по взносам в ФСС | 60 мес. с момента получения в ФСС | Технология приема расчетов (утв. приказом ФСС от 12.02.2010 №19) |
Квитанции о получении сумм налоговой | 5 лет |
Сколько хранится кадровая документация?
Периоды самые продолжительные. Дело в том, что даже если работник уволился, ему на протяжении жизни может потребоваться та или иная информация. В частности, по стажу работы, о доходах и т.д.
Как правило, сроки составляют:
- 75 лет, когда документ составили до 2003 года;
- 50 лет – с 01.01.2003.
Таблица 5. Время хранения кадровых документов
Вид | Срок |
которые относятся к кадровой политике, но не входят в состав личной карточки | 75 лет |
Коллективные соглашения компании | 10 лет |
Графики отпусков | 3 года |
Персональные по личному составу |
|
Приказы и прочие свидетельства о выплате премии | 60 мес. |
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Узнать, кто и зачем обязан применять карточку предприятия >>
Как правильно оформить личное дело работника >>
Как выглядит новая статистическая форма учета перемещения товаров >>
Бархатные цены на БухСофт!
Только при подписке в сентябре —
скидка 30% + подарок.
© Статья подготовлена экспертами бухгалтерской программы “БухСофт”
Источник
В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите новые сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов, установленные с 2020 года.
Скачайте полезные документы:
Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации
То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:
- законом «О бухгалтерском учете»;
- законом «Об архивном деле»;
- Налоговым кодексом РФ;
- иными законодательными нормативными актами.
Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Аналогичный перечень, утвержденный Приказом Минкультуры РФ №558, действовавший до 18 февраля 2020 года, отменен.
В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет.
Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству.
Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».
Памятка: сроки хранения архивных документов
Скачайте памятку полностью
Как изменился срок хранения документов в архиве организации в 2020 году
Согласно новому Перечню, вступившему в действие с 18 февраля 2020 года, некоторые сроки хранения архивных документов изменились. Например, графики отпусков теперь можно утилизовать не через год, а через три года. Журналы, книги и карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет, а не три.
Некоторые кадровые документы теперь надо хранить меньше. В их числе:
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года (раньше 5 лет);
- заявки о потребности в иностранцах — год (раньше 5 лет);
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет (раньше постоянно);
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет (раньше постоянно).
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство по ним закончили до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этого срока.
Некоторые кадровые документы получили отдельный срок хранения. Среди них:
- уведомления, предупреждения работников — три года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, которые связаны с работой, и их копии — год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет.
Как изменились сроки хранения документов в организации в 2020 году таблица скачать
Вид документа | Срок хранения до 18.02.2020 | Срок хранения после 18.02.2020 |
Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Документы о дисциплинарных взысканиях | 5 лет | 3 года |
Заявки о потребности в иностранцах | 5 лет | 1 год |
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | Постоянно | 5 лет |
Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет | 5 лет |
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам | 5 лет | 6 лет |
Обратите внимание! Действие нового Перечня распространяется на все организации, независимо от формы их собственности, в том числе общественные и религиозные. Индивидуальные предприниматели не исключение.
От чего зависят сроки хранения документов
Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.
Еще один пример — табели учета рабочего времени. В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.
Сроки хранения архивных документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.
Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании
Сроки хранения документов в подразделениях организации
Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов в архиве, нормативный документ, которым это регламентируется — Инструкция или Положение о делопроизводстве. Как правило, срок текущего хранения ограничивается одним годом, с учетом, что передают бумаги в архив раз в год. За это время основная часть документов теряет актуальность и справочно-информативную ценность, поэтому с ними перестают работать.
Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело — это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела — перечень документов, подшитых в нее.
Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»
Смотреть таблицу полностью
Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно.
Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.
Сроки хранения архивных документов в организации
Завершенные дела, находящиеся на текущем хранении, передаются в архив в соответствии с графиком. Как правило, передача осуществляется раз в год, в начале каждого календарного года. Сроки хранения документов в архиве указываются в номенклатуре дел и определяются в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве, действующем на предприятии.
Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указываются на обложке каждого дела.
Обложка дела, переданного на архивное хранение
Скачать образец
Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации хранить в своих архивах документы, имеющие постоянный срок хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируются по акту об уничтожении после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности.
Итог
Участвующие в документообороте предприятия деловые бумаги имеют разные сроки хранения. Длительность хранения зависит от важности содержимого и определяется в соответствии с архивным законодательством.
Источник