В каком нормативном документе содержится определение понятия документ

В практике работы с документами постоянно приходиться сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе и документ.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», определяет понятие документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.), дает определение документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Первое определение исходит из второго. Начавшиеся в 1990-е гг. активное вхождение страны в мировое информационное пространство потребовало переосмысления понятия документа. В результате и перешел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационное.

В законах РФ ” Об обязательном экземпляре документов” (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], “О библиотечном деле” Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года] документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г] использует термин архивный документ -материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства

В “Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти” (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определения документа в отечественных законодательных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимся в зарубежной документоведческой практике. Так в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Международная организация по стандартизации разработала и утвердила определение документа как «информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности»

И в нащей стране и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться юридическими, экономическими последствиями. Поэтому стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих сферах.

Учёные будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определе­ния. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходи­мостью максимально точного, однозначного толкования важ­нейших терминов и определений, в том числе таких как ин­формация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предме­тах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Ярким отражением трудного процесса выработки опти­мального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечест­венные Государственные стандарты терминов и определе­ний.

Первый Государственный стандарт такого рода у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Дело-

Документ как социокультурный феномен

производство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство за­крепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной дейст­вительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепле­ния информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой создан­ным человеком способом для её передачи во времени и про­странстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преоб­разования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В ре­зультате в его определении произошёл перенос смысловой на­грузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение докумен­та было сформулировано следующим образом: «Документ; до­кументированная информация: Зафиксированная на матери­альном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»1. Причём это определение было до­словно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с ма­териальным носителем. Иначе говоря, это определение осно­вано на двуединстве информации и материального носителя.

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Документоведение

Как полагают некоторые авторы (В. А. Копылов, М. В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материали­зация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, ин­формация тем самым обособляется от её создателя. «Докумен­тированная информация… есть объект материальный, а это да­ёт основание при определённых условиях относить её к кате­гории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности»1.

В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как «матери­альный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и обще­ственного использования». В законе «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации» используется термин «архивный доку­мент». Это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определе­ниями, содержащимися в зарубежной литературе и приме­няющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Меж­дународным советом по делам архивов, документ рассматри­вается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяет­ся как «записанная информация (аокшпепО, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения дело­вых операций».

1 Ларин М. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 9.

Документ как социокультурный феномен

В Законе США «Об электронных подписях в международ­ной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и пред­ставлена в постижимой форме». В государственных стандар­тах Украины содержатся три определения документа, рассчи­танные на различные отрасли информационно-документа-ционной деятельности.

Бурное развитие новых информационных технологий по­будило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учрежде­ний США следующее определение: «Документ— информа­ция, созданная на некотором носителе некоторой техникой, из­вестной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем»1.

Международная организация по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации по документации, Меж­дународного совета по архивам, Международной федерации библиотечных организаций, Международной организации по интеллектуальной собственности разработала и утвердила оп­ределение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уде­ляется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточно­го употребления терминов, произвольного толкования поня­тий. В противном случае это может обернуться нежелатель­ными юридическими, экономическими и иными последствия­ми для участников коммуникационного процесса, прежде все­го в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для приме-

См.: Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и клас­сификация электронных документов // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 48-49; Он же. Аутентичность и целостность электронных докумен­тов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 188.

Документоведение

нения во всех видах документации и литературы в соответст­вующих практических сферах деятельности (делопроизводст­венной, архивной, библиотечной и т. д.).

Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация термино­логических стандартов на практику работы с документами по­требовала известного сужения границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё итретий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым до­кументам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» опре­деляется как «обязательный элемент оформления официально­го документа». Тем самым была проведена чёткая граница ме­жду управленческим документом и любой другой зафиксиро­ванной на материальном носителе информацией.

Необходимо также иметь в виду, что стандартизация тер­минов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возни­кающие в практике работы с документами. В частности, опре­деление документа в ряде Федеральных законов и Государст­венных стандартов содержит правовую коллизию, обуслов­ленную тем, что в момент передачи документированной ин­формации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает под пра­вовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике мо­жет быть использована различными лицами, в частности, в по­литической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.

В конечном счёте, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень докумен-товедческих исследований. Вместе с тем такие, по необходи­мости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, опре­деления документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изу­чающее все виды, формы и жанры документов, не может огра­ничиваться изучением только официальной документирован-

Документ как социокультурный феномен

ной информации иоставаться вжёстких рамках государствен­ных стандартов. Это. противоречит самому статусу его как на­учной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождаю­щееся углублением наших знаний о событиях, предметах, яв­лениях окружающего мира, в том числе о документе, периоди­чески приводит к необходимости уточнения тех или иных тер­минов и определений, что, в свою очередь, становится важ­нейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государст­венных стандартов.