В каком документе содержится описание должности

Во многих компаниях нет должностных инструкций или аналогичных документов, а если и есть, то составлены они были давно и на сегодняшний день потеряли свою актуальность. Часто сотрудники в них даже не заглядывают. Но означает ли это, что можно обойтись без описания должности? Ответ прост: пока все идет хорошо, никакие бумаги не нужны. Но стоит ли ждать, пока что-нибудь случится?..

Итак, рассмотрим схему описания должности (см. рисунок) и каждый из его элементов.

Название и содержание должности

Казалось бы, какое значение в наше время имеет название должности? Ведь главное – зарплата, права, подчиненность. Тем не менее для многих людей именно то, что указывается в штатном расписании, на визитной карточке, на двери кабинета, имеет не меньшее, а иногда и большее значение, чем деньги и т.д. На крупных предприятиях, сохранивших советские традиции, продолжают поддерживать иерархическую систему должностей. И работники таких организаций чтут эту систему с «категориями» и «разрядами». Бывает даже так, что сотрудники при повышении в должности возмущаются, что новая позиция «звучит» не так статусно, как прежняя.

Административные аспекты

В описании должности указывается, кому подчиняется позиция, кого может заменять занимающий ее работник, кто может заменять его в период отсутствия; перечисляются и другие элементарные, но важные детали, соблюдение которых обеспечивает непрерывность функционирования организации.

Иногда на крупных предприятиях «под больших руководителей» формируют подразделения (группы советников, отделы и департаменты), которые после ухода начальника оказываются никому не нужными, что однако не мешает им и дальше получать зарплату, создавая видимость деятельности. Чтобы такого не произошло, следует обязательно указывать подчиненность должности.

Если в компании действует автоматизированная система, поддерживающая учет персонала, в ней обычно предусматривается ведение данных о структуре штата, в том числе о подчиненности подразделений и позиций. Особенно такая система актуальна в крупных организациях, где у руководителя отдела может быть несколько заместителей, которым подчиняются более мелкие службы.

Цели должности

Это самый важный раздел описания должности. Цели должны быть сформулированы настолько четко и конкретно, чтобы их можно было использовать при планировании работы сотрудника (примеры см. в табл. 1).

Необходимо ставить цели таким образом, чтобы обеспечить возможность проверки их достижения. Конечно, описание должности не может содержать конкретных количественных значений и сроков – их указывают в планах работы подразделений и личных планах сотрудника.

Важно, чтобы цели были совместимы.Невозможно требовать от человека достижения целей, не обеспеченных ресурсами, соответствующей инфраструктурой или необходимой поддержкой других работников и подразделений.

Основные задачи (функции) должности

Если цели должности – это то, что сотрудник должен достичь, то функции и задачи определяют, как ему следует это делать, какие конкретные действия от него ожидаются. Таким образом, набор функций должен быть сориентирован на достижение целей данной позиции.

Цели включают в себя ожидаемый результат. При их описании используют соответствующие глаголы: обеспечить, добиться, повысить, понизить и т.п. Под функциями же предполагается процесс работы сотрудника. И глаголы совершенно другие: выполнять, осуществлять, разрабатывать и т.п.

Описание функций, как правило, должно сопровождаться указанием стандартов их выполнения, в качестве которых могут выступать, например, объем, уровень достигаемых характеристик, сроки и т.д. Так, функция «предоставлять отчеты» или «посещать клиентов» может иметь периодичность, скажем, «не реже чем 1 раз в неделю» (другие примеры см.в табл. 2).

Особо стоит выделить функции, определяемые внешними или внутренними стандартами, требованиями безопасности и т.п. Многие руководители надеются, что сотрудник и «сам знает», как надо их выполнять. Однако если он не подтвердил это своей подписью в соответствующем документе, то при любом нарушении процесса отвечать придется начальнику.

В России многие управленцы вменяют всем сотрудникам одну универсальную функцию: «выполнять другие поручения руководства». Но стоит задуматься, дает ли эта фраза начальнику право на абсолютно любое задание. Более корректной была бы, например, такая формулировка: «выполнять другие поручения руководства в рамках реализации целей должности».

Права сотрудника

Права сотрудников можно разделить на три группы:

• касающиеся рабочего процесса или подразделения;
• относящиеся ко всей организации;
• внешние права, т.е. права принимать решения в отношениях с внешними контрагентами.

Руководитель, естественно, имеет право давать указания своим подчиненным и издавать распоряжения по вопросам деятельности отдела. Вместе с тем, начальники некоторых служб могут принимать решения по своему направлению, но затрагивающие также и другие подразделения. Например, руководитель отдела продаж имеет право, исходя из имеющейся у него рабочей информации, принимать решения о поддержании необходимого ассортимента товара, формально утверждаемые вышестоящим руководителем, обязательные для исполнения службой закупок и складом.

Главам отдельных направлений (на уровне заместителей генерального директора) может быть дан большой объем прав в рамках организации. Так, главный бухгалтер устанавливает форму ведения учетных документов и сроки представления отчетности для всей организации. Директор по персоналу задает требования к процессам набора, оценки, обучения сотрудников и принимает решения (если ему доверит первое лицо компании) о приеме и увольнении работников не выше определенного должностного уровня.

Этим же руководителям обычно предоставляются и некоторые внешние права: заключать сделки, распространять информацию, предоставлять отчетность в госорганы и т.п.

Требования к сотруднику

Для эффективной организации работы в области управления персоналом в описание должности следует включать необходимые требования к квалификации.

В перечень требований сотрудника, занимающего ту или иную должность, входят:

• образование: минимальный и максимальный уровень;
• дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации и/или объем дополнительного обучения, наличие обязательных удостоверений и сертификатов;
• опыт: стаж работы по специальности, в определенной должности, по конкретному узкому профилю;
• навыки: перечень общих и специфических умений, необходимых для работы на данной должности;
• личностные требования: общие и специфические, необходимые для работы в должности.

Казалось бы, самое простое требование – к уровню образования. Однако руководители зачастую предъявляют требование об обязательном в/о чуть ли не к любой должности. Такая картина характерна, например, для банков – автор убедился в этом, несколько лет прорабов в данных структурах. Наем на позиции операционистов банка специалистов с профильным высшим образованием часто заканчивался тем, что они попросту сбегали от такой скучной работы, для которой они к тому же не обладали необходимой исполнительской квалификацией. А вот выпускники средних банковских учебных заведений прекрасно показывали себя на этой работе: ведь их для нее и готовили. Вероятно, и в других отраслях дело обстоит аналогично. Вывод прост: превышение уровня образования в требованиях к должности так же вредно, как и его недостаток.

Для работы на многих должностях необходимо специальное дополнительное профессиональное обучение или даже сертификации. Пример: водитель должен иметь водительские права.

Но чаще всего в современных условиях в качестве основного требования к сотруднику выступают не дипломы и сертификаты, а навыки и профессиональный опыт. Например, как правило, современные организации ожидают от кандидатов умения работать с различными компьютерными программами, а некоторые – уверенного владения иностранным языком.

Наконец, личностные требования имеет смысл формулировать таким образом, чтобы их можно было оценить при отборе и последующей оценке.

Критерии оценки деятельности

Многие руководители уверены, что все критерии в описании должности указывать не нужно, ибо сотрудник «и так знает, чего от него хотят». Однако стоит четко и однозначно сообщить персоналу, как и что нужно делать каждый день, и чего добиваться по итогам отчетных периодов (месяца, квартала, года) или этапов программ. Иначе однозначного понимания не добиться.

Два «лица» описания должности

Кроме функционального аспекта, у описания должности существует и правовой. Дело в том, что, как правило, этот документ (чаще – именно должностная инструкция) представляет собой неотъемлемую часть трудового договора. Поэтому некоторые руководители ошибочно считают, что создание и переработка описаний должности – дело кадровой службы.

Однако очевидно, что полноценно описать должность могут лишь два человека: сотрудник и его непосредственный руководитель. Кадровой же службе следует оказывать им методическую помощь: обучать составлению документа и способствовать тому, чтобы они грамотно фиксировали повседневную практику бизнеса на бумаге.

Что касается правовой стороны обсуждаемого документа, стоит отметить, что он должен как можно точнее отражать реально выполняемую работу, а сотруднику следует с ним ознакомиться и расписаться в этом. Руководители порой пытаются «быстренько» составить удобную для себя должностную инструкцию подчиненного, облегчающую – при случае – его увольнение по несоответствию занимаемой должности. Но с толковым специалистом этот «номер», конечно, не пройдет.

В заключение подчеркнем, что описание должности, в отличие от стандартной должностной инструкции, прежде всего, рабочий инструмент совершенствования бизнеса, а не средство быстрого увольнения неугодных сотрудников. Последнее же – это тема отдельного разговора.