В каком документе содержатся коды унифицированных форм документов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”  (далее – Закон о бухгалтерском учете) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.

При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 этого Закона.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учитывая изложенное, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом, содержащим перечисленные выше реквизиты и оценку в денежной форме.

Унифицированные формы первичной документации

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.

К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:

– приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

– кассовая книга (форма КО-4);

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

– платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).

При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.

Во-вторых, документы, оформляемые при перевозке грузов:

– транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;

– экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной

В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.

Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.

Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.

Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.

При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

О возможности учесть расходы в целях налогообложения прибыли, подтвержденные первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам

Глава 25 НК РФ устанавливает обязательное требование о надлежащем документальном подтверждении расходов, при этом надлежаще подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

И именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, то такие расходы являются надлежаще документально подтвержденными и могут учитываться в целях налогообложения прибыли.

Ответственность за отсутствие первичных документов

За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

• в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период;

• в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов;

• в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы.

ВВЕДЕНИЕ

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

– регистрации форм документов;

– упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

– сокращения количества применяемых форм;

– исключения из обращения неунифицированных форм документов;

– обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

– контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

– рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

– блока идентификации;

– блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

XX XX XXX XКласс форм │ │ │ │─────────────────────────────────────────┘ │ │ │Подкласс форм │ │ │─────────────────────────────────────────────────┘ │ │Регистрационный номер │ │─────────────────────────────────────────────────────────┘ │Контрольное число │─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

09 01 004 6Унифицированная система документации │ │ │ │Пенсионного фонда │ │ │ │─────────────────────────────────────────┘ │ │ │Документация по учету и распределению │ │ │средств │ │ │─────────────────────────────────────────────────┘ │ │Расчетная ведомость по страховым │ │взносам в Пенсионный фонд │ │─────────────────────────────────────────────────────────┘ │Контрольное число │─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.

Для Унифицированной системы первичной учетной документации в документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) – общность учетных операций; шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также “Индекс”, а для отчетно-статистической документации и “Периодичность” представления унифицированных форм документов.

Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 “О первичных учетных документах” заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего Общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 “Унифицированная система первичной учетной документации” серии кодов 700 – 999, а в видах форм – серии кодов 70 – 99.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

В создаваемых на основе настоящего Общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80 – 99.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.