Какова цель составления спецификации и какая информация в ней содержится
Составление договоров – сложное и ответственное занятие. Здесь не бывает мелочей. Важна каждая цифра и каждая фраза. При необходимости к договору составляются отдельные приложения для уточнения и конкретики отдельных моментов. Одним из таких документов и является спецификация к договору.
Что такое спецификация
Многие инженерные, юридические и иные термины обычно носят латинские названия. В частности, спецификация означает своего рода разновидность чего-либо. Любая сфера деятельности предусматривает заключение различных видов договоров: подряда, поставки, оказания услуг и других. В них подчас требуется уточнить параметры предмета. Для этих целей составляется отдельный документ, который называется «спецификация».
Понятно, что у каждого предмета или объекта есть свои характеристики и показатели. Так вот спецификация к договору и содержит в себе перечень всех необходимых параметров, которым должен соответствовать тот или иной объект. Взять, к примеру, договор купли-продажи. Две стороны заключают соглашение о том, что одна из них покупает, а другая продает определенные товары. В данном случае должна быть составлена спецификация к договору, которая даст возможность уточнить количество, качество и ассортиментный перечень поставляемой продукции.
Этот документ составляется в виде отдельного приложения к договору. Он представляет собой таблицу или список, в котором подробно перечислен весь товар с указанием всех характеризующих его особенностей. Прием и отправка продукции в этом случае производится именно на основании такого перечня. В тексте договора обязательно должна быть сделана ссылка на спецификацию с указанием номера приложения. Спецификация к договору обычно делается в виде таблицы, которая содержит в себе следующие пункты:
- Порядковый номер.
- Наименование товара (то же, что и в накладной).
- Соответствие продукции определенному ГОСТу.
- Единица измерения товара.
- Количество товара.
- Общая сумма договора без НДС.
- Сумма НДС.
- Сумма договора с НДС.
При необходимости могут быть добавлены иные параметры, отличающие конкретный продукт от остальных.
Особенности договора поставки
Чтобы быть уверенным в качестве закупаемой продукции, лучше работать с постоянным поставщиком. Поэтому, как правило, отношения между предприятиями чаще всего носят не разовый, а долгосрочный характер. В этом случае разумнее будет заключить один годовой договор поставки продукции с разбивкой по периодам. Спецификация к договору поставки будет представлять собой ассортиментный перечень продукции, предназначенной для единичной сделки. В ней четко оговариваются сроки и условия поставки, а также определяется форма расчета, условия, сумма и период поступления платежей.
Спецификация дополнительно содержит в себе данные о месте разгрузки. Как и договор, она подписывается двумя участниками соглашения. Этот документ считается неотъемлемой частью основного и обязателен для исполнения обеими сторонами. Спецификация выполняется в нескольких экземплярах: по одной для каждой из сторон. Поставка продукции с нарушением условий, прописанных в ней, считается неисполнением договора в должной мере и влечет за собой соответствующие последствия.
Суть технической спецификации
В инженерной практике существует такое понятие, как «техническая спецификация». По сути, это тоже перечень характеристик и особенностей, которые присущи конкретному предмету или объекту. На предприятии ее часто используют при составлении технической документации по изготовлению сложной конструкции. На сборочных чертежах такая спецификация дает полное представление об отдельно взятой детали и ее составных частей. Она нужна для того, чтобы подробно указать комплектность изделия или целого узла.
Такой способ составления документа используется специалистами отделов маркетинга для формирования коммерческих предложений на производимую продукцию. Подобная спецификация дает полную разбивку по наименованию, комплектности и количеству сборочных единиц. В ней содержатся все данные по цене и объемам возможных поставок. Такой технический документ может служить отличным помощником маркетологу в вопросах закупки необходимых деталей, оборудования или иных товаров.
Источник
На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.
Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.
Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом “РосКо – Консалтинг и аудит” Валерием Ивановым и статье дальше:
Для чего требуется
Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.
Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.
На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.
Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.
Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.
Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.
Какие данные указываются в спецификации
Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
– ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
– указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
– описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
– единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
– итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
– наименования, юрид. названия, адреса сторон;
– налог. и банк. реквизиты;
– подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.
Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.
Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.
Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.
Можно ли обойтись без спецификации
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная – лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание
Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:
● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.
● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.
● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.
● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.
● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.
● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.
● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.
Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.
Обращайтесь к специалистам
Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант – помощь квалифицированного специалиста.
Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.
Источник
Понятие спецификации к договору поставки
Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.
Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.
Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.
1. Цель спецификации
Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.
2. Что такое договор поставки и спецификации к нему
Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.
Сторонами договора поставки является:
- Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
- Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.
Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.
В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.
Данные указываемые в спецификации к договору
Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.
Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.
Сведения, указываемые в спецификации
- Номер товара по порядку.
- Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
- Количество товара.
- Единица измерения товара.
- Сумма договора поставки.
- При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.
Важно: Именно в соответствии со спецификацией производится прием товара.
Форма спецификации
Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.
Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.
Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.
Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться
- В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
- Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
- Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
- в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
- Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.
Порядок заполнения спецификации:
- Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
- Номер документа.
- Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
- Реквизиты покупателя и поставщика.
- Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
- Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
- Наименования сторон прописываются вначале.
- Печати и подписи сторон.
- Дата заключения этого документа.
Виды спецификации
- Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
- Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
- Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.
Характеристики спецификаций для текущей поставки
Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.
Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:
- Срок поставки.
- Стоимость товаров.
- Количество товаров.
- Гарантии.
- Номенклатура.
Изменение готовой спецификации
На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?
При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.
В соответствии со статьей 452 Гражданского Кодекса России спецификация к договору поставки является приложением к договору и имеет юридическую силу, в связи с этим она может быть изменена и расторгнута по той же форме, как и сам договор поставки.
В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.
Обязательно после того, как ситуация разъяснилась и обе стороны согласны со спецификацией необходимо составить и пописать соответствующий документ в произвольной форме, в котором необходимо указать следующие данные:
- Сторонами установлена новая договоренность о необходимости внести изменения в спецификацию под номером №____.
- Указать дату старой спецификации: от ____.
- Указать номер договора поставки к спецификации, которого установлена новая договоренность: к договору №____.
- Изложить суть новой договоренности в определенном пункте спецификации и внести о нем пометки.
- Указать редакцию новой спецификации, если выбор пал на составление другой спецификации.
Скачать образец договора поставки со спецификацией в формате MS Word.
Важно: изменения могут повлечь составление новой спецификации или внесение изменений в существующую. В случае составления нового документа, будет 2 спецификации, в которой первая спецификация будет просто отменена новой правильной спецификацией.
Образец спецификации к договору поставки
СПЕЦИФИКАЦИЯ № 10 к договору поставки № 77 от “01”сентября 2015 г.
г. Москва «02» сентября 2015г.
| № п.п. | Наименование товара | Ед. изм. | Кол-во | Цена (руб.)без НДС | Цена (руб.)с НДС | Сумма (руб.)без НДС | Сумма (руб.)с НДС |
| 1 | шт. | ||||||
| 2 | шт. | ||||||
| 3 | шт. | ||||||
| 4 | шт. | ||||||
| Всего к оплате | |||||||
Общая сумма по спецификации: ___________________(_____________________________________________________) рублей, в том числе НДС – __________(_________________________________) рублей.
СРОК ОПЛАТЫ:
100 (сто) % от общей суммы спецификации – не позднее «12» сентября 2015г.
При не перечислении вышеназванной суммы в срок до «12» сентября 2015г. настоящая спецификация утрачивает свою силу, а Поставщик освобождается от обязанностей по поставке.
СРОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ПОСТАВКИ: Не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента внесения предоплаты в размере 100% от общей суммы спецификации.
ВИД ТРАНСПОРТА: ______________________________
ОТГРУЗОЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ:_____________________________________________ __________________________________________________________________________
Отгрузочные реквизиты могут быть изменены Покупателем не позднее чем за ____(____________) дней до наступления срока поставки.
Во всем остальном, не указанном в настоящей Спецификации стороны руководствуются положениями Договора поставки № 35 от «11»января 2013г.
ПОСТАВЩИК: ПОКУПАТЕЛЬ:
| Директор ООО «Фирма №1» _____________А.О.Антонов | Директор ОАО «Фирма №2» ______________Б.К. Соколов |
Загрузка…
Источник