Какой продукт у администратора
Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.
Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.
Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.
Принципы работы
Общий смысл этой работы в том, чтобы магазин работал, как часы. Принцип — контроль за людьми, товаром, залом и документами.
Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.
Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.
Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.
Области его компетенции
Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.
При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.
В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.
Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.
Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.
Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.
Все это находится в ведении администратора.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Личностные требования, предъявляемые к кандидату
Важное качество, которым должен обладать успешный администратор — уметь занять позицию лидера.
Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.
При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.
Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.
Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.
Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.
Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.
Основные функции и обязанности
На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:
- Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
- В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
- Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
- Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
- Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
- Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
-
Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы. - Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
- Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
- Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
- Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
- В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
- Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
- При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
- Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
- Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.
- В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
- В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
- В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам.
Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка. - Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
- В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
- Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.
Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:
Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов
Интернет-магазин
При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.
Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.
Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.
Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).
На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).
Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.
Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:
Магазин одежды
В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.
Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.
Он также уделяет особое внимание плану продаж.
Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности
Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.
Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.
Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.
Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.
Источник
Администратор – должность квалифицированного специалиста, который руководит людьми и производственными процессами учреждения, а также распоряжается собственностью компании в ее же интересах.
Основная цель работы администратора – грамотно организовать деятельность определенного учреждения, эффективную работу коллектива, работу с посетителями.
История профессии
История профессии уходит в давние времена. Тогда кафе и рестораны имели название совсем иные – корчма и таверна, гостиница называлась постоялым двором и трактиром. В те времена и взяла начало профессия администратора.
В заведениях функции администратора выполняли сами хозяева, и лишь иногда пользовались помощниками. Они приветствовали гостей, командовали работниками, сами придумывали правила, и сами же следили за их соблюдением. Чуть позднее работники, которые выполняли данные обязанности, стали называются заведующими.
Официальное упоминание о должности администратора зафиксировано в 1995 году и отмечено в классификаторе профессий.
Профессиональный праздник
Свой профессиональный праздник администраторы приурочили к сфере деятельности, в которой задействованы. Возможно, День административного работника, который следует отмечать в среду последней полной недели апреля месяца, следует считать Днем администратора, но до конца не ясно.
Однако не вызывает никаких сомнений, что последняя пятница июля является Международным днем системного администратора, сокращенно Днем сисадмина.
Основатель праздника – американец, который работает системным администратором. Именно он решил: необходимо и системным администратором хоть иногда ощущать благодарность от пользователей. Ведь бытует мнение, что данная профессия очень схожа с профессией врача – когда всё работает правильно, о специалисте забывают, но когда что-либо приходит в сбой, то сразу все вспоминают и требуют помощи. Праздник уже становится международным.
Виды деятельности администратора
Именно сфера деятельности учреждения диктует обязанности, которые выполняет человек занимающий должность.
Профессия администратор имеет множество разновидностей:
- Администратор гостиницы. Это первый человек, которого видят посетители. Он несёт ответственность за создание первого впечатления на гостей заведения. Ему необходимо сделать так, чтобы оно стало непременно положительным. Основная задача – это грамотно координировать работу отеля. Администратор гостиницы несёт ответственность за действия персонала, даёт распоряжения, консультирует. Он должен расселить гостей, ознакомить их с правилами проживания, выдать и забрать ключи от номеров, при необходимости, суметь проконсультировать их.
- Администратор кафе. Его могут называть менеджер зала или управляющий. Данный специалист управляет заведением в целом. Основная задача – организация работы всех сотрудников кафе. Администратор должен контролировать качество обслуживания, решать конфликты, консультировать гостей и создавать приятную атмосферу посетителям.
- Администратор ресторана. Сотрудник считается одним из главных, ведь он ответственный за все, что происходит в заведении, его можно назвать управляющим ресторана. Администратор может осуществлять подбор персонала и даже его обучение, встречу гостей, управление рабочими процессами. Он несёт ответственность за эффективность работы всего ресторана. Следит за чистотой, вежливостью персонала, кухней и атмосферой в целом. Иногда приходится решать и сложные вопросы, которые могут возникать довольно часто.
- Администратор салона красоты – это ответственная профессия. Специалист координирует работу многих работников: косметологов, визажистов, массажистов, а также он является лицом салона. Именно администратор – это первый человек, с которого начинается визит в салон. Его обязанности: встреча посетителей, помощь в выборе подходящих процедур, презентация дополнительных услуг, произведение денежных расчетов. Администратор, который имеет достаточный опыт работы и приятную внешность, владеющий навыками организационных моментов всегда будет на вес золота!
- Администратор магазина – это специалист, осуществляющий контроль над производством, людьми, товаром, и распределяющий процесс работы между отделами. Он руководит продавцами, кассирами, приёмщиками, грузчиками, и является взаимодействующим звеном между различными отделами магазина. Благодаря нему, осуществляется решение вопросов между сотрудниками и руководством.
- Системный администратор. Сфера деятельности работника заключается в обеспечении рабочего состояния компьютерного оборудования, поддержании центрального сервера и в администрировании локальной сети. Он ответственный за бесперебойную работу компьютеров у работников компании, за установление права доступа к интернету. Главная задача любого системного администратора – это предупредить сбой любого компонента системы и оперативно осуществить ликвидацию последствий сбоя, чтобы не нанести ущерб работе организации.
- Администратор у артиста предполагает установление связи с публикой, планирование графика его работы, организацию встреч, контроль за пиаром и рекламой, решение вопросов быта.
Следует отметить, что администратор может работать на частного клиента или находится в штате юридического лица.
Плюсы и минусы
Работать администратором считается довольно престижно и выгодно:
- Высокий доход;
- востребованность профессии;
- возможное трудоустройство во многих странах;
- постоянное развитие и совершенствование;
- развитие коммуникативных навыков;
- полезные знакомства.
Самый главный минус профессии в постоянном контакте с конфликтно настроенными людьми.
- Возможны повышенные эмоциональные нагрузки из-за стрессовых ситуациях. Это часто происходит, если чем-то недовольны клиенты.
- Много времени нужно проводить на ногах.
- Необходимость держать в голове многочисленные задачи производственного процесса.
- Большая ответственность, ведь в основном все решения проблем предприятия лежат на плечах администратора.
В последнее время многие захотели стать руководителями, это послужило причиной снижения спроса на специальность, ведь наблюдается явный переизбыток дипломированных кадров. Но, если вы имеете диплом и уже пару лет работаете в необходимом русле, то есть все шансы получить должность администратора.
Требования к профессии администратора
К администраторам могут предъявить следующие требования:
- опыт работы;
- терпение;
- выдержка;
- уверенность в себе и своих поступках;
- знание культуры речи и общения.
Также администраторам желательно знать английский язык, винную карту, иметь опыт в организациях и проведениях банкетов, знание особенностей поведения VIP-клиентов. На вакансию берут тех, кто может держать под контролем и организовать время и работу вверенного персонала.
Для работы администратором полезным будет самосовершенствование. Ведь данная профессия предлагает замечательные возможности: роста, развития, организованности и самоконтроля.
Должностные обязанности
Обязанности администратора довольно обширные и зависят от того, в какой сфере они работают.
Администратор ресторана должен:
- встречать посетителей;
- поддерживать комфорт и приятную атмосферу для гостей заведения;
- управлять персоналом;
- работать с документами, отчётами и проводить инвентаризацию;
- разрешать конфликтные ситуации;
- организовать и проводить банкеты;
- вести кассу;
- выполнять поручения руководителей.
Администратор гостиницы должен:
- заниматься бронированием номеров;
- принимать, регистрировать, и выписывать гостей;
- предоставлять полную информацию об услугах гостиницы;
- контролировать соблюдение правил проживания в гостинице;
- контролировать качество обслуживания гостей;
- координировать работу персонала отеля;
- оперативно урегулировать конфликтные ситуации.
Системный администратор должен:
- следить за информацией;
- охранять информацию;
- грамотно вносить требуемые изменения, при необходимости;
- проводить консультации.
Администратор салона красоты должен:
- контролировать работу персонала;
- принимать звонки;
- консультировать клиентов;
- при необходимости продавать косметику;
- проводить презентации услуг салона;
- разрешать конфликтные ситуации;
- производить расчет заработной платы сотрудников.
Администратору необходимо грамотно отвечать на различные вопросы клиентов. Вопросы могут затрагивать процесс работы компании, скидки, акции, и другие тонкости работы заведения. Необходимо досконально разбираться во всех тонкостях своей работы.
- Администратору частной клиники приходится заниматься обслуживанием клиентов: отвечать на звонки, вести амбулаторные карты, брать расчет с клиентов. Работник должен выполнять все задачи, поставленные руководством от отправки факса до решения серьезных вопросов.
- Специалист в области административно-управленческой деятельности решает производственные вопросы, заполняет служебную документацию и предоставляет необходимую информацию посетителям и сотрудникам, работает с органами контроля работы учреждения.
Ответственность
Спросят с администратора абсолютно за все что он делал, и чего не делал. Он должен следить и за работой персонала и за зал, офис или салон. Администратор также несет ответственность за сохранность материально-технических ценностей.
Обычно ответственность администратора заключается в:
- ненадлежащем исполнением своих обязанностей;
- правонарушениях, которые совершаются в процессе работы;
- причинённом материальном ущербе;
- нарушении трудовой дисциплины;
- некорректном обращение к посетителям.
Если кто- то из персонала испортил имущество, виновным останется администратор.
Полномочия
Администратор имеет право:
- Требовать от руководства создания должных условий труда.
- Должность позволяет вносить предложения по совершенствованию работы предприятия.
- Получение информации, необходимой для эффективного выполнения своих обязанностей.
- Указание распоряжений и принятие необходимых действий, которые помогут устранить причины создавшейся конфликтной ситуации.
Распорядитель имеет право самостоятельно принимать решения относительно производственных вопросов и разрешению конфликтных ситуаций в пределах своей компетенции.
Особенности профессии
Администратор – это распространённая профессия в современное время. Недооценивать работу данного специалиста не стоит, ведь именно администратор следит за порядком заведения, контролирует работу всего персонала, а в случае возникновения неприятных ситуаций всегда спешит на помощь. Он старается изо всех сил сделать так, чтобы клиент остался довольный обслуживанием и самим заведением.
Администратор с радостью поможет вам, если вы не можете определиться в выборе услуг в салоне красоты или массажном кабинете. Он проконсультирует по всем вопросам и предложит наиболее подходящий вариант.
- Должность администратора подразумевает постоянное общение с людьми: сотрудниками, клиентами, гостями. Поэтому специалисту необходимо иметь развитую коммуникабельность, тактичность и внимательность.
- Если произошла критическая ситуация, то ему необходимо, как можно скорее, принять решение и взять за него ответственность на себя. Поэтому администратор всегда должен сохранять спокойствие и здравое мышление, даже в форс-мажорных ситуациях.
- При работе с клиентами необходимо выявить все потребности и пожелания гостей, обеспечить их желаемым, но при этом соотнести это с реальными возможностями заведения.
- Соблюдение корпоративной этики и правил поведения – тоже важная составляющая процесса работы администраторов.
В основном спрос на администраторов наблюдается в заведениях, которые посещает большое количество людей: общепит, спортклуб, театр, гипермаркет и другие.
- Решительностью, беспристрастностью, деловой хваткой, коммуникабельностью, сдержанностью и стрессоустойчивостью должен обладать тот человек, который хочет претендовать на вакансию.
- Если вы ещё аккуратны, ухожены, имеете грамотную речь и трудолюбивы – то это значительно увеличит ваши шансы получить данную должность, и позволит получать неплохую заработную плату.
- Специалисты обязаны быть осведомлены обо всём, что происходит в заведении, где они работают. Они должны на отлично знать специфику работы своего учреждения. Все его плюсы и минусы, чтобы при необходимости подчеркнуть преимущества и умело скрыть недостатки компании.
- Администратору очень пригодится знание психологии. Благодаря ей, он сможет лучше разбираться в людях, их истинных потребностях, и конечно, же сможет гораздо легче разрешать любые конфликтные ситуации.
- Необходимо также завоевать авторитет в коллективе честным трудом и упорностью, и стать примером для подражания многим сотрудникам. В этом ему поможет сила воли и нацеленность на результат.
Процесс работы администратором переполнен ежедневными сложностями, спонтанным принятием решений, которые не стоит откладывать на завтра. Но справившись с трудностями, вы станете гордиться собой, и ваши труды непременно заметят и оценят.
Профессиональные навыки и умения
В резюме на должность администратора будет целесообразно указать:
- умение общаться с посетителями;
- организаторские навыки;
- работу с оргтехникой и бухгалтерскими программами;
- уровень знания иностранных языков;
- понимание специфики работы учреждения и умение обеспечить его жизнедеятельность;
- навыки оформления рекламы в Интернете и других источниках информации;
- знания техники управления персоналом.
Нужно иметь грамотную устную и письменную речь, хорошие организаторские способности, быть пунктуальным и энергичным.
Личные качества администратора
Кроме того, сильными сторонами человека могут стать:
- грамотная речь и стрессоустойчивость;
- общительность и интерес к работе;
- внимательность и доброжелательность;
- инициативность и аккуратность;
- решительность и эрудированность;
- аккуратность и трудолюбие;
- исполнительность и самоорганизованность;
- умение работать в команде.
Хороший специалист, прежде всего, должен обладать организаторскими способностями.
Карьерный рост
Профессия администратор уже считается руководящей должностью. А это значит, что специалист не сможет продвинуться дальше по карьерной лестнице в небольшой компании.
Работник может иметь весьма приятную перспективу – увеличения заработной платы. Но в последнее время отмечается переизбыток дипломированных специалистов, что затягивает повышение.
Если компания довольно крупная, то сможет претендовать на руководящую должность. Со временем, набравшись опыта, специалист может и открыть собственное дело.
Где работать администратору
Сотрудники такого рода могут быть распорядителями в
- гостиницах и отелях;
- частных клиниках и салонах красоты;
- медицинских центрах и офисах;
- в автосалонах и косметических салонах;
- в социальных заведениях с большим количеством посетителей: кафе, рестораны, спорткомплексы, клубы, крупные магазины.
Даже на просторах интернета есть спрос на специалистов. Их должность называется администратор интернет магазина.
Сколько зарабатывает администратор
Заработная плата администратора в основном зависит от следующих факторов: от региона, от опыта работы, в каком заведении работает специалист. Так, администраторы, которые работают в имиджевых заведениях высшего класса, получают значительно больше, чем те которые работают даже в крупной сети гипермаркетов.
Администаторы шикарных ресторанов могут получать в 2 раза больше администраторов, которые работают в обычных кафе. Поэтому зарплата их так разнится.
В России средняя заработная плата официанта колеблется от 200 – до 700 долларов. Чем дальше от столицы, тем заработок уменьшается. Так, где-нибудь на окраинах провинции специалисты могут получать около 100 долларов.
Образование (как стать администратором)
Для того чтобы получить должность администратора необходимо иметь диплом о высшем профессиональном образовании. Можно подать документы на любую специальность, связанную с управлением учреждениями (например, факультет ресторанного бизнеса).
Пост администратора обычно достается женскому полу, хотя мужчинам не запрещено занимать данную должность.
Профессию системного администратора можно освоить, окончив информационно-технологический ВУЗ, а на распорядителя торгового зала следует учиться в торгово-экономическом высшем учебном заведении.
Людей со средним образованием редко ставят на данную должность.
Но не каждая работа по вакансии админа принесет желаемый результат. Подробности в видео:
Источник