Какой продукт из пакета microsoft office предназначен для работы с базами данных

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 29 сентября 2020; проверки требуют 2 правки.

Microsoft Access

Скриншот Microsoft Access 2010
Тип	РСУБД
Разработчик	Microsoft
Операционная система	Microsoft Windows 10
Первый выпуск	ноябрь 2009
Последняя версия	2019 (2018)
Читаемые форматы файлов	DBF, Microsoft Access Database, version 2007[d], Microsoft Access Database[d], FDB (Legacy Family Tree)[d][1], Access Project file format[d], Access Add-in file format[d], ACCDA file format[d], MDE file format[d], ACCDE file format[d], ADE file format[d], Access Blank Project Template[d], Access Database Runtime[d], Microsoft Access Database, version 2002[d], Microsoft Access Database, version 2000[d], Microsoft Access Database, version 95[d], Microsoft Access Database, version 2[d] и Microsoft Access Database Link[d]
Создаваемые форматы файлов	DBF, Microsoft Access Database, version 2007[d], Microsoft Access Database[d], Access Project file format[d], Access Add-in file format[d], ACCDA file format[d], MDE file format[d], ACCDE file format[d], ADE file format[d], Access Blank Project Template[d] и Access Database Runtime[d]
Лицензия	Проприетарное программное обеспечение EULA
Сайт	microsoftaccess.com
Медиафайлы на Викискладе

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД)[2] корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Состав программного продукта[править | править код]

Основные компоненты MS Access:

построитель таблиц;
построитель экранных форм;
построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
построитель отчётов, выводимых на печать;
формирование/ведение баз данных

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД, позволяет выстроить ключевые связи между запросами таблиц.

Microsoft Jet Database Engine (англ.), которая используется в качестве движка базы данных MS Access, является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к приложениям, работающим с небольшими объёмами данных и при небольшом числе пользователей, одновременно работающих с этими данными. Непосредственно в Access отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских базах данных, таких, например, как триггеры.

Взаимодействие с другими СУБД[править | править код]

Встроенные средства взаимодействия MS Access со внешними СУБД с использованием интерфейса ODBC снимают ограничения, присущие Microsoft Jet Database Engine. Инструменты MS Access, которые позволяют реализовать такое взаимодействие, называются «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД).

Корпорация Microsoft для построения полноценных клиент-серверных приложений на базе MS Access рекомендует использовать в качестве движка базы данных СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Известны также реализации клиент-серверных приложений на базе связки Access 2003 c другими СУБД, в частности, MySQL [1].

Совместимость Access со сторонними источниками данных[править | править код]

СУБД (Источник данных)	Версия Access	Драйвер	Обновляемые запросы
Файлы Excel	все	встроенный	Нет
SQLite	Да
MySQL	2000-2003	MyODBC v.3.51.X, 5.1.X	Да
PostgreSQL	psqlODBC driver	Да
Firebird	Да
1C v.7.7 (dbf)	2003	Visual FoxPro ODBC driver v.6.01.8629.01	Нет
Paradox
Oracle
Текстовые файлы	все	встроенный	Нет
Таблицы html	все	встроенный	Нет

Сохранение в Access[править | править код]

Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.

В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись (строку)).
Таким образом, при сбое электропитания потери данных будут минимальными – только в той записи, которая редактировалась на момент сбоя.

Целостность данных в Access обеспечивается также за счёт механизма транзакций.

Кнопка «Сохранить» в Access тоже есть,
но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта —
то есть, для сохранения таких изменений, как:

изменение ширины столбцов и высоты строк,
перестановка столбцов в режиме просмотра данных, «закрепление» столбцов и освобождение закреплённых столбцов,
изменение сортировки,
применение нового фильтра,
изменение шрифта; цвета текста, сетки и фона,
и т. п.

Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме «Конструктор» для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.

Обслуживание базы данных[править | править код]

Даже если в процессе работы с файлом базы данных не применялся режим «Конструктор» и новые данные в базу данных не добавлялись
(то есть если база данных только просматривалась), то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере.
Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров (особенно если было применено несколько разных, сильно отличающихся друг от друга сортировок/фильтров).

Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.

Чтобы вернуть файлу базы данных нормальный (минимальный) размер, в Access есть функция «Сжать и восстановить базу данных» (при использовании этой функции вся информация из файла базы данных сохраняется). Также базу данных можно запустить с параметром /compact, что выполнит сжатие автоматически и закроет базу по окончании процесса.

Версии[править | править код]

1992: Access 1 для Windows 3.0
1993: Access 2.0 для Windows 3.1x (Microsoft Office 4.3)
1995: Access 7 для Windows 95 (Microsoft Office 95)
1997: Access 97 (Microsoft Office 97)
1999: Access 2000 (Microsoft Office 2000)
2001: Access 2002 (Microsoft Office XP)
2003: Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)
2007: Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)
2010: Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010)
2012: Microsoft Access 2013 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2013)
2015: Microsoft Access 2016 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2016)
2018: Microsoft Access 2019 (из офисного пакета приложений Microsoft Office 2019)

Практические аспекты лицензирования Access[править | править код]

Microsoft Access является проприетарным программным обеспечением, то есть для его использования необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Для работы такого приложения необходима runtime-версия Access [2], которая распространяется бесплатно.

Корпорация Microsoft распространяет полнофункциональную версию Access как отдельно, так и совместно с другими приложениями (Word, Excel и др.) в составе пакетов Microsoft Office Professional, Microsoft Office Professional Plus и Microsoft Office Enterprise.

См. также[править | править код]

OpenOffice.org Base
Kexi
MDB Tools
libreoffice base

Примечания[править | править код]

Литература[править | править код]

Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук. Access 2010 для чайников = Access 2010 For Dummies. — М.: «Диалектика», 2010. — С. 384. — ISBN 978-5-8459-1707-2.
Элисон Балтер. Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование = Alison Balter’s Mastering Microsoft Office Access 2007 Development. — М.: «Вильямс», 2008. — С. 1296. — ISBN 978-5-8459-1505-4.
Майкл Грох, Джозеф Стокман, Гэвин Пауэлл. Microsoft Office Access 2007. Библия пользователя = Microsoft Office Access 2007 Bible. — М.: «Диалектика», 2008. — С. 1200. — ISBN 978-5-8459-1485-9.
Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд. Microsoft Office Access 2007 для «чайников» / Пер. с англ. — М.: 2007. — 384 стр. с ил., Издательство «Диалектика».
Джон Кауфельд. Microsoft Office Access 2003 для «чайников» / Пер. с англ. — М.: 2006. — 320 стр. с ил., Издательство «Диалектика».
Мэтью Мак-Дональд. Access 2007. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual. — СПб.: «БХВ-Петербург», 2007. — С. 784. — ISBN 978-5-7502-0343-3.

Ссылки[править | править код]

Официальный сайт Microsoft Office

Источник

MICROSOFT
OFFICE. СОСТАВ, НАЗНАЧЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПРОГРАММЫ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Для выполнения основных
задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно

использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного
обслуживания, так как в них реализуется не просто объединение больших

автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программе
комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют
общий пользовательский
интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению
файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т.
д.

В настоящее время
на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты
фирмы
Microsoft Office 97 и 2000. Последние версий этих офисных комплексов
содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов,
а также
средства взаимодействия с Интернет.

Microsoft (MS) Office
2000 может работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows
98, Windows NT, Windows 2000. Необходимая для эффективной работы конфигурация
компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально
достаточный набор включает:

микропроцессор
Pentium любого типа;
оперативную память
емкостью не менее 32 Мбайт;
объем свободного
дискового пространства 300 Мбайт;
видеоадаптер с
памятью не менее 4Мбайт.

Комплект Microsoft
Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество
основных приложений:

• Office 2000 Standard
— предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств
для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания
и публикации документов в сети Интернет;

Office 2000 Professional
— дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных
в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;
Office 2000 Premium
— самый полный универсальный вариант поставки;
Office 2000 Small
Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;
Office 2000 Developer
— предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое
число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную
электронную и печатную документацию.

Основные приложения
Microsoft Office:

Word — текстовый
процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
Excel — табличный
процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения
сложных вычислений;
Access — система
управления базами данных, предназначена для организации работы с большими
объемами данных;
Power Point —
система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки
и проведения презентаций;
Outlook — менеджер
персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного
доступа к
корпоративной информации;
FrontPage — система
редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;
Photo Draw — графический
редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой
графики;
Publisher — настольная
издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных
публикаций;
Small Business
Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы
с информацией и осуществления бизнес-анализа;
Internet Explorer.—
Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного
типа.

Кроме основных приложений
Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ,
используемых
для создания и включения в, базовые документы различных объектов в виде
диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

MS Graph — предназначен
для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов
и таблиц;
MS Equation Editor
— предназначен для создания и редактирования научных формул;
MS Office Art
— графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических
фигур, блок-схем и т. д.;
MS Word Art —
предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других
элементов текста;
MS Photo Editor
— предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий,
объектов, считанных сканером;
MS Clip Gallery
— предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических
изображений, звуковых объектов;
MS Organization
Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и
блок-схем.

Microsoft Office
2000 обеспечивает:

простоту в эксплуатации
и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный
набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки
документов;
расширенный набор
интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые
в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию
работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;
поддержку передовых
технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия
с Интернетом и интрасетями;
автоматическую
подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе
работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного
пользователя;
простоту инсталляции
и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции
Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office
2000 и осуществление поддержки.

Источник

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:

«Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

Создаем запросы

Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Процесс выглядит следующим образом:

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

Запрос на добавление:

На редактирование:

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
управление запуском. В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
показ диалоговых окон. С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

Используем «Мастер форм» для создания объекта:

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее. Готовая форма

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

Создаем форму с нуля при помощи «Конструктор форм». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.

Процесс:

Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:

Отчет с помощью Конструктора:

Источник