Какими свойствами обладают структуры

Структура – отражение определенных взаимосвязей, взаиморасположение составных частей системы, ее устройства (строения).

– упорядоченность отношений, связывающих элементы системы и обеспечивающих ее равновесие, способ организации системы, тип связей.

Понятие «структура» вводят в случае недостаточности описания системы как «черного ящика». Систему отображают путем расчленения на подсистему, компоненты, элементы с взаимосвязями, которые могут носить различный характер.

Виды структур

– линейные

– иерархические

– сетевые

– матричные

Структура линейного типа

1→2→…→n

Структура станций метро по одной (не кольцевой) линии в одном направлении.

Иерархические структуры – преобладают вертикальные связи. верхние уровни обладают определяющими полномочиями в принятии решений, которые строго обязательны для нижних.

· Структура типа «Дерево». Каждый элемент нижележащего уровня подчинен одной вершине вышележащего.

· Структура со «слабыми» связями. Каждый элемент нижележащего уровня (1 или несколько) может быть подчинен двум и более вершинам вышележащего.

· Структура с произвольными связями. Используется на начальном этапе познания системы, когда не известен характер взаимодействий между элементами и распределение элементов по уровням иерархии.

· Смешанные иерархические структуры. Могут иметь как вертикальные связи разной силы( управление), так и горизонтальные связи взаимодействия (координация).

Структура является связной, если возможен обмен ресурсами между двумя любыми подсистемами системы.

Если структура или элементы системы плохо, либо частично описаны или определены, то такое множество объектов плохо структурировано.

Структура сетевого типа (вторая цифра – номер в пути)

Структура организации работ при строительстве дома: некоторые работы, например, монтаж стен и другие, можно выполнять параллельно.

Матричная структура– форма управления, которая представляет собой структуру, построенную по принципу двойного подчинения исполнителей, с одной стороны, непосредственно руководителю функциональной службы, которую предоставляет персонал, и техническую помощь руководителю проекта; с другой – руководителю проекта.

Основные признаки систем.

1.Целостность, связность или относительная независимость от среды и других систем. С исчезновением связности может исчезнуть и система, хотя связи могут существовать.

2.Наличие подсистем и связей между ними, или наличие структуры системы.

3.Возможность обособления или абстрагирования от окружающей среды.

4.Связи с окружающей средой по обмену ресурсами.

Свойства структур:

– размерность

– сложность

– жесткость

– вертикальная целостность

– горизонтальная обособленность

– иерархичность

Функции системы.

Функция – обязанность, круг деятельности; назначение, роль.

Функция системы характеризует проявление ее свойств в данной совокупности отношений и представляет собой способ действия системы при взаимодействии с внешней средой.

Главное отличие любого подхода к изучению любого объекта как систем состоит в том, что исследователь не ограничивается описанием только вещественной и энергетической сторон системы. Но прежде всего проводит исследование информационных аспектов системы – это цели системы, информационные потоки (как внутри, так и с внешней средой, надсистемой), связи управления и организации.

Информация– совокупность каких-либо знаний, сведения. В рамках системы управления информация рассматривается в 3х аспектах:

-информационном, связанном с реализацией в системе определенной совокупности процессов отражения внешнего мира и внутренней среды системы путем сбора, накопления и переработки соответствующих сигналов.

управленческом, учитывающем процессы функционирования системы, направления ее движения под влиянием полученной информации и степень достижения своих целей,

организационном, характеризующем устройство и степень совершенства самой системы управления в терминах ее надежности, живучести, полноты реализуемых функций, совершенства структуры и эффективности затрат на осуществление процессов управления в системе.

Информационные процессы –это обмен информацией между компонентами системы, системы вцелом и окружающей ее средой.

Закон информированности означает, что степень организованности может быть выше тогда, когда имеется новая информация и когда эта информация использована. Т.е понятие информации означает, уменьшение неопределенности в результате получения сообщений. Неопределенность существует тогда, когда из-за неполноты информации необходим выбор из числа возможных альтернатив.

Благодаря информационным процессам система способна осуществитьцелесообразное взаимодействие с окружающей средой, окружающими условиями, координировать отношение собственных компонентов, направлять их движение и движение себя самой к запрограммированной цели, несмотря на отклоняющие воздействия.

Способность системы воспринимать полезное и отсекать ненужное зависит отстепени информированности системы, от опыта решения проблемных ситуаций, связанных с возмущающими воздействиями.

Информация в организациях выполняет следующие основные задачи:

Ø Выступает специфической формой взаимосвязи взаимодействия элементов и компонентов системы

Ø Обслуживает все уровни и функции управления в организации от принятия решения до его реализации

Ø Содержит сведения о методах и средствах управления, которые нужно использовать для обеспечения эффективного функционирования системы, достижения поставленных целей

Ø Является непосредственной причиной, определяющей выбор системой того или иного варианта поведения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.

Обычно под информацией понимают только те данные, которые способствуют решению задач, поставленных перед исследователем. Известно, что только 10-30% данных, циркулирующих в экономических системах, непосредственно используются при решении задач. Остальные данные не используются вообще.

Таким образом информация в широком философском смысле – это изначальная неопределяемая категория, которую нужно изучать через ее свойства, т.е информация материальна и проявляется в тенденции или свойстве материи к организации и выражает способность организованной материей к предопределению своих состояний.

Физически информации определяет предсказуемость свойств и поведение объектов во времени.

Организованность упорядоченной системы означает способность предопределять свою перспективу. Чем беспорядочнее система, тем больше зависит ее перспектива от случайных факторов: внутренних и внешних.

Мера организованности системы – это потенциальная мера предсказуемости будущего системы.

Свойства информации:

– Объективность

– Субъективность

– Полнота

– Достоверность

– Адекватность

– Доступность

– Актуальность

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Источник

Разделение труда и виды департаментализации

Основной результаторганизационной деятельности всфере услугорганизационная структура предприятия – представляет собой совокупность соотношений между уровнями управления и функциональными областями, построенную таким образом, который позволяет достигать целей организации. В основе организационной структуры лежит разделение труда, представляющее собой качественное разграничение процесса трудовой деятельности по оказанию услуг и выделение в нем элементов и этапов, ответственность за выполнение которых возлагается на отдельных исполнителей или их группы. В организациях выделяются два вида разделения труда – горизонтальное, в результате которого выделяются функциональные области или этапы, последовательная реализация которых превращает исходные ресурсы в конечную услугу, и вертикальное, в результате которого управленческий труд отделяется от неуправленческого и выделяются уровни управления.

Разделение труда приводит к наличию в организации множества обособленных видов деятельности, совокупность которых позволяет достигать поставленные цели. Успешное управление этими действиями возможно лишь при объединении сходных действий в особые группы, с закреплением за ними конкретного руководителя. Процесс объединения работ в соответствии с каким-либо логическими принципом, называется департаментализацией. В процессе департаментализации образуются подразделения, то есть официально созданные группы людей, отвечающих за выполнение конкретного набора функций. Принцип, по которому производится департаментализация, выбирается исходя из особенностей деятельности организации, ее ресурсов и результатов.

Наиболее простым в сфере услуг является количественныйпринцип департаментализации, при котором подразделения создаются исходя из оптимального числа людей, необходимых для оказания конкретных услуг, а также возможности управления ими. Такой способ группировки применяется для услуг с минимальной сложностью, например, для работ по уборке помещений и территорий, погрузочно-разгрузочных работ. В сфере образовательных услуг данный принцип используется для формирования учебных групп.

К простым также относится временной принцип департаментализации. Он используется в тех случаях, когда по экономическим или технологическим причинам введение обычного рабочего дня при оказании услуг невозможно или нецелесообразно. При этом создаются сменные бригады, экипажи и т.п., которые, чередуясь, выполняют одинаковую работу в разные периоды. Данный принцип используется при оказании транспортных, медицинских, охранных, аварийно-ремонтных, образовательных и других услуг.

При оказании сложных, многоэтапных услуг часто применяется технологическийспособ департаментализации. При этом в основе группировки работ в подразделения лежит технологический процесс и его этапы. Так на предприятиях автосервиса формируются кузовные, покрасочные и другие участки. Как правило, данный принцип департаментализации используется на нижних уровнях управления и для неуправленческих работ.

Многие фирмы, оказывающие разнообразные схожие услуги, используют функциональный принцип департаментализации, который предполагает, что группировка работ производится в соответствии с функциями, закрепленными за конкретными подразделениями. К таким функциям относят операции (производство), финансы, снабжение, сбыт и т.п. В результате на предприятии формируются производственные (непосредственно оказывающие услуги) и управленческие подразделения. Данный принцип группировки работ в сфере услуг является наиболее распространенным. Так, в учреждениях, оказывающих медицинские услуги, могут существовать подразделения для проведения лабораторных исследований, обслуживания пациентов, учета, административной работы. В гостиницах, как правило, выделяются служба управления номерным фондом, общественного питания, административная, коммерческая, инженерная, вспомогательная и дополнительные службы[4].

Организации, оказывающие услуги на больших территориях, используют территориальнуюдепартаментализацию. При этом каждое подразделение специализируется на оказании полного набора услуг для конкретного района или региона, что позволяет полнее учитывать местную специфику. Такой принцип используется при оказании образовательных, почтовых, медицинских, банковских услуг, социальной помощи.

При оказании одной организацией нескольких существенно различных видов услуг может использоваться продуктовая департаментализация. При этом каждое подразделение, входящее в состав организации, специализируется на одном виде услуг для всех территорий и всех категорий клиентов. Возглавляются продуктовые подразделения опытными специалистами в соответствующей области. Такой подход позволяет в результате узкой специализации повысить эффективность деятельности. Например, бухгалтерская фирма может иметь подразделения по налогам, управленческому консультированию, аудиту. В высших учебных заведениях существуют подразделения по довузовской подготовке, высшему образованию, повышению квалификации и переподготовке кадров. Данный способ департаментализации используется также при оказании бытовых, жилищно-коммунальных услуг.

Рыночный принцип (департаментализация по потребителю) используется при создании подразделений, ориентированных на оказание услуг определенным категориям клиентов, что позволяет полнее учитывать их специфические потребности. Так, медицинские услуги для детей и взрослых оказываются, как правило, разными отделениями лечебных учреждений. В банках для обслуживания физических и юридических лиц создаются специальные подразделения.

В большинстве организации для формирования организационной структуры используется не один, а одновременно два или более способов департаментализации. Так, в большинстве банков на верхних уровнях управления применяется функциональный принцип группировки работ, а на более низких – территориальный, технологический или рыночный. При выборе способа выделения подразделений необходимо ориентироваться на его максимальное соответствие целям, задачам и особенностям деятельности конкретной организации, оказывающей услуги.

Процесс департаментализации приводит к созданию организационной структуры. Эта структура тесно связана не только с целями организации, но и со всеми происходящими в ней процессами. Она выражает целостность, взаимосвязь элементов в системе управления организацией. Организационная структура любой фирмы характеризуется рядом свойств.

1. Структура осуществляет интеграцию вертикального, горизонтального, профессионально-квалификационного и функционального разделения труда. Так, например, в коммерческом банке именно организационная структура объединяет деятельность управляющих всех уровней, сотрудников разных профессий, функционирование операционных, маркетинговых, территориальных и других подразделений, работу с юридическими и физическими лицами.

2. Организационная структура отражает технологию деятельности фирмы и процесса управления ею.

3. Структура выражает определенную субординацию органов управления организацией, отношения власти и подчиненности. В большинстве организаций эти отношения закрепляются в регламентирующих документах: уставах, положениях, должностных инструкциях. Такие документы определяют функции каждого органа управления, разделение прав и обязанностей.

К основным характеристикам организационных структур относятся сложность, формализация и централизация.

Сложностьотражает количество структурных элементов в организации. Чем выше степень разделения труда, чем больше уровней имеется в организационной иерархии, чем более рассредоточены подразделения, тем труднее координировать деятельность работников. В сфере услуг к структурам с высокой сложностью можно отнести финансовые учреждения, предприятия связи, сеть железных дорог с присущей им узкой специализацией работ, множеством управленческих уровней и территориальных подразделений. Малую сложность имеют структуры небольших консультационных фирм, парикмахерских, сапожных мастерских, где используется широкая специализация, и отдельные работники почти полностью самостоятельно выполняют весь комплекс обслуживания клиентов.

Формализацияотражает ту степень, в которой организация в своей деятельности основывается на правилах и процедурах. Некоторые фирмы в сфере услуг (косметические салоны, ателье мод, кафе, туристические базы) функционируют с минимумом таких стандартных предписаний, в то время как другие (сети быстрого питания, крупные банки, медицинские учреждения, авиакомпании) диктуют работникам, что они могут делать и каким образом. Чем больше правил и процедур действует в организации, тем более формализованной является структура.

Централизацияуказывает на то, где в структуре управления сосредоточены основные права по принятию решений. В части организаций сферы услуг принятие решений является высоко централизованным (авиационный и железнодорожный транспорт, налоговые органы, почтовая служба). Главные проблемы при этом решаются высшими управляющими. В других организациях (консультационные фирмы, туристические агентства, адвокатские конторы, ремонтные службы) полномочия по принятию решений передаются на более низкие уровни управления.

Исторически сложилось множество самых разнообразных организационных структур. Большинство из них используется и в сфере услуг. Многообразие предоставляемых услуг приводит к тому, что для сохранения конкурентоспособности фирмы должны использовать организационные решения, соответствующие конкретным особенностям деятельности.

Существующие формы организационных структур объединяются в два типа – механистические и органические. Механистическаяорганизация (бюрократия) является воплощением классических принципов управления (единоначалие, полномочия, ответственность и др.) Название “механистическая” связано с тем, что организация рассматривается подобно эффективному машинному механизму. Данный подход характеризуется жесткой иерархией власти, централизованным принятием решений, использованием формальных правил и процедур. Механистическая организация эффективно функционирует в несложном и стабильном окружении при использовании рутинных технологий.

Органический тип представляет собой полную противоположность механистическому (рис. 3.4). Для органической структуры (иногда называемой эдхократией) характерен низкий уровень сложности, формализации и централизации. Название подхода “органический” связано с тем, что организация рассматривается как живой организм со свойствами, противоположными механизму. Наиболее эффективны эти структуры при использовании нерутинных технологий в условиях сложного и динамичного окружения. Органический подход позволяет быстро адаптироваться к изменениям среды и технологии. В эдхократиях существует разделение труда, однако, уровень специализации низок. Работники стремятся быть профессионалами, умеющими решать разнообразные проблемы, и ориентируются более на самомотивацию и внутреннее вознаграждение, чем на внешний формальный контроль.

Рис. 3.4. Механистический и органический типы структур

В последние годы механистический подход к организации подвергается критике, связанной с жесткостью бюрократических структур. Более перспективным считается органический подход. Однако в сфере услуг успешно функционируют организации, использующие оба типа структур. Как и других областях деятельности, выбор организационных решений должен основываться не на поиске “идеальной” структуры, как рекомендовали классики управления, а на учете условий, в которых действует конкретная организация (табл.3.1). Изменение условий приводит к необходимости изменения организационной структуры управления.

Таблица 3.1.

Условия использования механистических и органических структур

[8, с.338]

Механистические структуры Органические структуры
à Стабильное, несложное окружение
à Определенность целей и задач
à Задачи поддаются делению
à Задачи простые и ясные
à Работа измеряема
à Признается данная власть
à Оплата труда мотивирует
 
à Динамичное, сложное окружение
à Неопределенность целей и задач
à Задачи не имеют четких границ
à Задачи сложные, комплексные
à Работу измерить сложно
à Авторитет власти завоевывается
à Мотивирование потребностей высшего уровня

Деление структур на механистические и органические носит условный характер. В реальном мире, в том числе и в сфере услуг очень мало чисто органических или механистических организаций. Скорее существует множество форм структур, тяготеющих к тому или иному типу.

Источник