Какими свойствами обладает любая организация как объект управления

Лекция 5

В теории менеджмента понятие организации используется в трех значениях:

1. Организация как внутренняя упорядоченность и согласованность частей системы.

2. Организация как функция управления, означающая создание и обеспеченность функционирования системы.

3. Организация как система, т.е. совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, действующих для достижения общей цели.

Объектом управления является организация как система.

Системные характеристики организации.

С точки зрения системного подхода, организация является искусственной, открытой, управляемой, динамической и целенаправленной системой.

1. Организация это искусственная система, т.е. созданная человеком для достижения определенных целей. В отличие от естественных систем (лес, океан, муравейник) все свойства, которыми обладает искусственная система, закладываются в нее человеком в процессе создания и управления.

Свойства искусственной системы:

а) Адаптация, т.е. умение приспосабливаться к условиям внешней среды (меняются запросы потребителя, предприятия совершенствуют свой продукт).

б) Стабильность, т.е. способность сохранять свои основные характеристики при изменении внешней среды.

в) Обратная связь, т.е. влияние результатов деятельности организации на ее входные характеристики, внутренние процессы и будущие результаты.

г) Совместимость – это способность вписываться во внешнюю среду, действовать совместно с другими системами.

д) Свойство оптимизации – это такое приспособление к внешней среде, при котором обеспечивается наилучшее функционирование системы.

2. Организация это открытая система, т.к. находится в постоянном взаимодействии с внешней средой. Организация имеет определенные границы, позволяющие ей не смешиваться с внешней средой. Границы определяются не только территориально, но и технологическими и бизнес процессами.

Вхождение элементов в границы организации определяются их участием в бизнес процессах реализующих и обеспечивающих основную функцию организации.

Те элементы, которые участвуют в бизнес процессах, входят в границы организации. Те элементы, которые не участвуют в бизнес процессах, но влияют на них, относятся к внешней среде. Те элементы, которые не участвуют и не влияют, могут быть проигнорированы, они не относятся ни к самой организации, ни к ее внешней среде.

Организация как открытая система представлена следующей схемой:

Элементы, через которые внешняя среда влияет на организацию, называются входными или входами. К ним относятся:

1) то, над чем совершаются процессы (сырье, материалы, люди).

2) условия внешней среды (законодательство, научно – техническое развитие, климат).

3) элементы, обеспечивающие процессы (энергия, информация, топливо, оборудование, материал).

Элементы, через которые организация влияет на внешнюю среду, называются выходными или выходом. К ним относятся:

1) продукт (продукция или услуги).

2) сопутствующие выходы (качество, стабильность, надежность).

3. Организация это управляемая система, т.е. ее деятельность можно регулировать для достижения поставленных целей.

Свойства управляющей системы:

а) Иерархичность, т.е. распределение функций между взаимоподчиненными частями системы.

б) Динамичность, т.е. способность изменить свои характеристики под влиянием внутренних и внешних воздействий.

Воздействия могут быть управляемыми, т.е. инициированными самой системой (модернизация, экономия ресурсов, изменение оплаты труда), либо могут быть возмущающими, т.е. не зависящими от системы (появление конкурента, болезнь рабочего, поломка станка).

в) Целостность и обособленность.

Целостность означает, что части системы так связаны между собой, что изменения в одной вызывает изменения в других частях и в системе в целом.

Обособленность означает, что все части системы относительно самостоятельны и изменения, в них происходящие являются результатом внутренних процессов.

г) Прогрессирующая изоляция – это постоянный переход от целостности к обособленности под влиянием каких-либо внутренних или внешних воздействий.

д) Прогрессирующая систематизация – это постепенный переход от обособленности к целостности под влиянием каких-либо внутренних или внешних воздействий.

е) Прогрессирующая централизация. Один из элементов системы постоянно берет на себя управляющие функции.

4. Организация это динамическая система, т.к. она находится в постоянном изменении. Все изменения, происходящие в системе, называются процессами. Процессы могут быть:

1) прогрессирующими, т.е. улучшающими состояние системы (модернизация).

2) регрессирующими, т.е. ухудшающими состояние системы (устаревание технологий, износ оборудования).

3) эволюционными, т.е. постепенными, объективно обоснованными (переход с одной стадии жизненного цикла на другую).

4) революционными, т.е. резкими и радикальными (переход в другую сферу деятельности).

Говоря об изменении, используется понятие «поведение системы».

Поведение может быть:

– детерминированным, т.е. предсказуемым, единственно возможным.

– вероятностным, когда возможны варианты в зависимости от ситуации.

Свойством динамичной системы является самоорганизация, т.е. способность восстанавливать свою структуру и поведение для компенсации возмущающих воздействий.

5. Организация это целенаправленная система, т.е. ее поведение можно направлять к желаемому состоянию. Желаемое состояние определятся целью. Способы достижения желаемого состояния называются средствами достижения цели. Их должно быть несколько, т.к. необходимо обеспечить выбор.

Средства достижения цели называются альтернативами. В процессе управления из нескольких альтернатив выбирается лучшая в данной ситуации. Оптимальной альтернативой считается та, которая позволяет достичь желаемого состояния с наименьшими затратами и потерями в данной ситуации. Для выбора оптимальной альтернативы используются критерии.

Критерии – это правила и условия, характеризующие ситуацию и ограничивающие выбор.

Степень достижения цели определяет эффективность системы управления.

Основные характеристики организации как объекта управления.

К ним относятся:

1. Жизненный цикл.

2. Цели.

3. Организационная структура.

4. Организационная культура.

5. Отношения с внешней средой.

1. Жизненный цикл организации.

Организация является динамической, т.е. постоянно изменяющейся системой, поэтому к ней применима теория жизненного цикла. Это значит, что все время существования организации можно разделить на логически связанные и периодически повторяющиеся этапы (стадии).

Стадии жизненного цикла организации:

1. Рождение.

Главная цель – выход на рынок и выживание.

Признаки:

· выбирается сфера деятельности;

· приобретаются технологии, оборудование, ресурсы;

· нанимается персонал;

· устанавливаются партнерские связи;

Главная проблема: выбор сферы деятельности, востребованной на рынке.

2. Детство.

Главная цель – закрепление на рынке и ускоренный рост.

Организация стремится к получению быстрой прибыли.

Главная опасность: для получения быстрой прибыли организация может использовать некорректные или незаконные методы (например, недобросовестная реклама). Это может навредить репутации организации и даже погубить ее.

3. Зрелость.

Главная цель – устойчивое положение на рынке и сбалансированный рост.

Признаки:

· внутренняя и внешняя среда стабильны;

· репутация сформирована;

· организация получает максимальную прибыль от своей деятельности и может вкладывать средства в диверсификацию, социальные программы, НТР, благотворительность и т.д.

4. Старость.

Главная цель – сохранение достигнутых результатов.

Признаки:

· устаревает продукт, технологии;

· изнашивается оборудование;

· снижается эффективность управления;

· ухудшаются отношения с внешней средой;

· уходит ключевой персонал;

Главная проблема: связана со своевременностью обнаружения времени ее наступления и с выбором правильной реакции. Если этого не происходит, организация может погибнуть.

5. Возрождение.

Главная цель – восстановление утраченных позиций на рынке.

Признаки:

· производится новый или совершенствуется существующий продукт;

· внедряются новые технологии и методы управления;

· модернизируется оборудование;

· нанимается квалифицированный персонал;

Эта стадия становится первой на новом витке жизненного цикла.

2. Цели организации.

Цели – это желаемое состояние организации в долгосрочной перспективе.

Организация создается для достижения определенных целей, но в процессе жизни организации ее цели могут меняться по следующим причинам:

1. Изменение внешней среды.

2. Изменение масштаба организации.

3. Изменение стадии жизненного цикла.

4. Смена собственников или руководства.

Цели организации формируются с учетом интересов всех сторон, причастных к деятельности организации. Это в первую очередь клиенты, собственники, сотрудники. В формулировке целей должен быть соблюден баланс интересов этих сторон. В противном случае интересы одних могут достигаться за счет ущемления интересов других сторон. Это может создать значительные проблемы и даже погубить организацию.

Цели организации могут быть долгосрочными и краткосрочными.

Сначала формируются долгосрочные цели, затем при определении путей их достижения ставятся краткосрочные. Долгосрочные цели формулируются в общем виде, краткосрочные – более конкретные. Долгосрочные касаются в основном всей организации, краткосрочные – это цели подразделений и сотрудников.

Для конкретизации долгосрочных целей используется процедура построения «дерева целей», которое представляет собой граф, в вершине которого располагается главная долгосрочная цель, на нижних уровнях – подцели, одновременно раскрывающие средства достижения главной цели. На самом нижнем уровне графа – целевые задачи конкретным исполнителям.

Таким образом, «дерево целей» позволяет не только конкретизировать главную цель, но и довести ее до исполнителей.

Цели организации могут быть количественные и качественные:

1. Количественные – задаются с помощью конкретных показателей (величина прибыли, объем реализации, доля ранка).

2. Качественные – формируются с учетом требований и ожиданий основных сторон, причастных к деятельности организации (высокое качество обслуживания).

Организация может иметь фиктивные цели. Признаком фиктивности цели является использование неконкретных понятий, затрудняющих или делающих невозможным определение степени достижения целей.

Причинами появления фиктивных целей могут быть:

· некомпетентность руководства;

· желание скрыть истинные цели.

3. Организационная структура.

Строится исходя из целей организации, определяет взаимодействие и взаимоподчинение людей и подразделений, отражает разделение труда, распределение полномочий и ответственности. При разработке структуры используются следующие понятия:

– элементы – это отдельные работники или подразделения, исполняющие определенные функциональные обязанности;

– связи – это отношение между элементами; связи могут быть:

– вертикальные – это связи подчинения;

– горизонтальные – это связи согласования;

– линейные – в сфере общего руководства;

– функциональные – в определенной сфере деятельности.

– уровни – отражают иерархию, т.е. взаимоотношение элементов.

Таким образом, организационная структура – это совокупность элементов и сложившихся между ними связей и отношений, обеспечивающая стабильность, порядок и предсказуемость в деятельности организации.

Различаются структура управления и производственная структура организации. Структура управления представлена работниками и подразделениями системы управления. Производственная структура – это совокупность основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений, обеспечивающих выход основного продукта организации.

4. Организационная культура.

Организационная культура – это совокупность ценностей, традиций, интересов и норм, особенностей поведения, разделяемых работниками организации. Организационную культуру можно представить в трех уровнях:

1) внешнее проявление (в поведении работников, во внешнем виде офисов);

2) правила и нормы поведения.

Формальные правила и нормы отражаются в организационных документах, например Кодексе делового поведения сотрудников, в правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях.

Неформальные правила и нормы могут быть неписанными, но принятыми большинством работников.

3) ценности, принципы и традиции, принятые в организации.

Они отражаются в миссии организации, в организационных легендах, символике.

Организационная культура имеет объективную и субъективную составляющие.

Объективная составляющая представлена условиями и требованиями организации. К ней относятся: миссия, цели, правила и нормы поведения, организационная символика (фирменный знак, флаг, гимн), организационные средства массовой информации, традиции, организационные легенды, герои.

К субъективной составляющей относятся: личные цели и ценности сотрудников, лояльность, доверие к руководству, удовлетворенность работой в организации, проявления поведения, межличностные взаимоотношения.

Организационная культура закладывается при создании организации на основе ценностей и жизненных принципов людей-создателей. Но в процессе жизни организации ее культура может меняться в основном по двум причинам:

– приход новых людей (как круги на воде от нового человека расходятся эмоциональные, информационные и др. «круги»; чем крупнее персона, тем больше диаметр кругов и их активность);

– изменения во внешней среде.

Поскольку организационная культура в принципе может меняться, значит, ее можно менять целенаправленно, можно управлять ею. Организационную культуру можно рассматривать как средство достижения целей организации.

5. Отношения с внешней средой.

Организация является открытой системой, постоянно взаимодействующей с внешней средой, поэтому управление организацией должно строиться с учетом условий внешней среды. Эти условия могут ограничивать возможности организации, но могут и расширять их. Наиболее существенное влияние на организацию оказывает ближнее окружение: поставщики, клиенты, конкуренты, государственные органы, партнеры, местное сообщество.

Клиенты. Потребляют продукт организации, формируют спрос на него, интересы и предпочтения клиентов, определяют потребительские свойства продукции, которые должен обеспечивать производитель. От спроса зависят объемы реализации и прибыль.

Поставщики. Снабжают организацию ресурсами, качество и стоимость ресурсов переносятся на продукт и тем самым определяют его потребительские свойства.

Конкуренты. Производят аналогичный продукт и потребляют аналогичные ресурсы, т.е. ограничивают возможности организации в отношениях как с клиентами, так и с поставщиками, но конкуренция является стимулом для развития организации.

Государственные органы. Устанавливают законы и следят за их исполнением. Законодательство может как ограничивать, так и расширять возможности организации.

Партнеры. С одной стороны, способствуют деятельности организации, с другой накладывают на нее определенные обязательства.

Местное сообщество. Во-первых, для многих организаций является единственным рынком сбыта, во-вторых, накладывает ограничения, главным образом социального и экологического характера, в-третьих, из местного сообщества приходят в организацию люди и тем самым формируют ее организационную культуру.

Успех во взаимодействии организации с внешней средой зависит от ее репутации.

Репутация организации – это общественная оценка, общее мнение о качествах, достоинствах и недостатках данной организации.

Преимущества организации с хорошей репутацией:

1) возможность продавать свой продукт дороже, чем другие организации, т.к. потребитель готов переплачивать, зная, что за товаром стоит уважаемый производитель, гарантирующий качество;

2) возможность дешевле «покупать» персонал, т.к. работа в уважаемой фирме престижна;

3) по данным исследований, фирма с хорошей репутацией имеет большие финансовые возможности, в частности: увеличивается период, в течение которого предприятие получает максимальные доходы от своей деятельности.

Для целенаправленного формирования репутации необходимо:

1) иметь четкое представление о том, какие именно характеристики организации, ее менеджмента и бренда необходимо развивать в первую очередь;

2) учитывать разнообразие целевых аудиторий, с которыми приходится сталкиваться организации, т.к. для каждой из них значимость организационных характеристик может быть различна.

Этапы формирования репутации:

1. Выявление и изучение целевых аудиторий (обычно их бывает 10-15, это например, потребители, госчиновники, сотрудники организации, инвесторы, журналисты, финансовые аналитики, экологи и т.д.);

2. Выявление отношения целевых аудиторий к организации. Для этого формируются фокус-группы, проводится анкетирование и опросы;

3. Определение желаемого отношения целевых аудиторий к организации;

4. Выработка мероприятий по устранению различий между реальным и желаемым отношением. Для этого нужная информация об организации доводится до целевых аудиторий с помощью PR-акций или с помощью межличностных контактов.

Работа по формированию и поддержанию репутации должна быть постоянной. Примером такой работы может быть действующая в американском бизнесе концепция Bank of Trust (банк доверия). Следуя этой концепции, фирма инвестирует в свою репутацию, когда у нее дела в порядке и есть свободные средства, чтобы при ухудшении ситуации была возможность ею воспользоваться.

При формировании репутации могут быть сделаны акценты на следующие факторы:

– качество продукции;

– финансовая стабильность;

– социальная ответственность;

– экологическая безопасность;

– открытость.

Значимость репутации для успеха организации потребовала создания нового направления в менеджменте – управления репутацией. Оно предусматривает:

1. формирование репутации;

2. измерение репутации;

3. спасение репутации в кризисной ситуации.