Каким должен быть поставщик продуктов

Как и рестораторы, все поставщики преследуют одну цель – получение прибыли. Речь идет о вполне логичной и адекватной задаче любого бизнеса. При заключении договора с поставщиками составляется контракт, подразумевающий начало партнерских взаимоотношений, приносящих доход каждому из участников. Как показывает практика, далеко не каждый поставщик на рынке воспринимает подобное в качестве обязательного условия. Поэтому если поставщик намерен получать сверхприбыль, нужно подготовиться к разного рода уловкам и ухищрениям с его стороны. Вообще, среди основных причин банкротства и закрытия заведения числятся и махинационные действия поставщиков.

Необходимо внимательно ознакомиться с важнейшими критериями, которые обязательно следует учитывать, когда начинается сотрудничество с поставщиком. Это обезопасит вас от недобросовестных специалистов, не планирующих выстраивать взаимовыгодное и честное сотрудничества, а желающих лишь обогатиться в кратчайшие сроки.

Важные критерии при выборе поставщика

На чем же в первую очередь необходимо делать особый акцент?

• Нужно выяснить, как долго компания предоставляет свои услуги на рынке.
• Имеет ли поставщик всю необходимую разрешительную документацию по типу сертификатов, справок на продукцию и так далее.
• Необходимо оценить предоставляющий организацией сервис: проанилизировать, насколько оперативно доставляются продукции, можно ли заменять позиции, если они не устраивают по качеству, предоставляется ли оперативная информация о новинках и изменении стоимости, планируется ли проведение мастер-классов и семинаров для сотрудников заведения.
• Важно, чтобы уровень качества был максимальным, особенно, если ресторан либо кафе позиционируются как престижные заведения.
• Рекомендуется добиться того, чтобы стоимость продуктов была ниже по сравнению с конкурентами, то есть, выгодной для вас и гостей заведения.

Многие опытные рестораторы наверняка помнят те времена, когда приходилось брать на работу специально назначенного человека, выполняющего функцию поиска и закупки необходимых ресторанных продуктов. В его задачу входило регулярно объезжать торговые рынки, базы, магазины и находить конкретные продукты по максимально адекватной стоимости, после чего рассказывать владельцу о тратах. Контролировать подобные расходы не представлялось возможным, поэтому некоторые недобросовестные закупщики просто-напросто клали часть денег себе в карман.

Сегодня наиболее практичным решением покупки продуктов с уверенностью можно назвать договорные отношения между ресторанным заведением и производителем либо специализированными поставщиками. Прекрасные результаты гарантируются от сотрудничества ресторана или кафе с комплексными поставщиками – часть из них могут обеспечить вплоть до 25 процентов экономии затрат на покупки продуктов питания, что не может не радовать и позволяет реально сэкономить.

Особенности подписания контракта с поставщиком

Большинство поставщиков будут настаивать на том, чтобы подписать долгосрочный контракт. Они обещают гарантию лучшей цены на протяжении действия договора. При этом можно оказаться в ловушке, о которой может не подозревать даже опытный ресторатор.

После того как контракт будет подписан, поставщик начнет избегать любых разговоров, связанных с завышенными ценами. Он станет давать много объяснений, почему цены являются именно такими, в качестве причин будет приводить кризис, рост цен, повышенные транспортные расходы. Именно поэтому во время подписания договора с поставщиком нужно потребовать уведомить заблаговременно о всех возможных изменениях стоимости и причинах, по которым они увеличиваются.

Также нужно требовать, чтобы ваша цена повышалась таким же образом, как и их закупочная оптовая, например, на 3 процента, а не на 10-20. Если повышение закупочной цены – это главная причина повышения стоимости для вас, то всегда можно связаться напрямую с производителем или дистрибьютором – на это у вас есть полное право.

Специфика доставки

Как показывает практика, в процессе заключения договора большинство поставщиков уверяют клиентов, что с доставкой точно не будет никаких проблем, однако это не соответствует действительности. Как только ваш бизнес начнет развиваться, они сразу же ощутят подобное и доставки могут начать задерживаться, а это оказывает негативное влияние на повседневную работу заведения и вызывает недовольство у клиентов. Такие распространенные ситуации – не редкость, особенно в летнее время года.

Например, напитки, которые по договору должны быть доставлены в 8 утра, привозят лишь к обеду. Естественно, они являются теплыми, а времени на их охлаждение нет. Летом это огромная проблема. В этой ситуации рестораторы жалуются поставщику, но в ответ слышат отмазки по типу: машина оказалась в пробке, этого точно не повторится, мы не можем предпринять никаких действий, машины постоянно загружены и так далее.

Очень важно перед подписанием договора лично обратиться к владельцам кафе и ресторанов, находящихся рядом, и объяснить, как именно обстоят у них дела с поставщиками. Обязательно нужно уточнить у поставщика, сколько именно машин занимаются доставкой, как много заведений они обслуживают. Можно попробовать записать несколько условий доставки в контракт и четко оговорить конкретное время.

Таким образом, сегодня сотрудничество с комплексными поставщиками – это наиболее выгодный и разумный вариант. Проверенный и добросовестный поставщик обязательно предложит максимальное количество необходимых для ресторана продуктов по адекватной стоимости, также можно рассчитывать на гибкую скидочную систему и оперативные поставки. При этом экономятся временные ресурсы и значительно упрощается работа с пакетами документов. Помимо всего прочего, часть комплексных поставщиков продуктов питания для ресторанов или кафе могут предложить множество полезных сервисов по типу бесплатного аудита качества и цен закупаемой заведением продукции.

Роль поставщиков в ресторанном бизнесе трудно переоценить. Качество блюда во многом определяется качеством исходных продуктов и технологиями, которыми владеют ваши партнеры. 

От своевременности и надежности поставок зависит то, сможет ли ваше заведение работать бесперебойно. А то, насколько успешно вы сумеете договориться о цене, прямо влияет на рентабельность и финансовые риски. 

Как выбирать поставщика

По большому счету, при выстраивании системы закупок значение имеют два ключевых фактора — стоимость продукции и услуг и их качество. На практике оценивать потенциального поставщика приходится по более широкому спектру критериев:

• цена продукции;
• условия платежа;
• возможность выполнять необходимые объемы заказов;
• способность поддерживать один и тот же уровень качества;
• репутация и опыт работы на рынке;
• укомплектованность заказов и соблюдение графика поставок;
• географическое расположение;
• финансовая стабильность;
• готовность к длительному партнерству;
• затраты на доставку и хранение товара;
• гибкость и готовность адаптироваться к внештатным ситуациям.

В ресторанной индустрии, помимо перечисленного, огромную роль играет соответствие продукции стандартам качества и безопасности. В крупных централизованных ресторанных сетях, таких, как наша, поставщики проходят многоуровневый аудит. 

На первом этапе мы оцениваем производственную мощность (то есть возможность выполнить наши объемы заказов), анализируем финансовую стабильность и юридическую чистоту компании, а также соответствие принятым в международной корпорации Yum! (владелец бренда KFC) стандартам. 

На втором этапе проверки эксперты компании посещают производство и более детально оценивают все процессы и стандарты работы поставщика вместе с технологами.

Как проверить, подходит ли вам поставщик

Если вы собираетесь размещать крупные заказы, не помешает визит на производственную площадку. Причем мало проследить, чтобы определенные стандарты были внедрены на заводе — они должны соблюдаться также при хранении и перевозке продукции. 

В оценку того, насколько правильно налажены эти процессы, должны быть включены технологи вашего будущего ресторана. Разработайте максимально подробную закупочную спецификацию, чтобы ваш поставщик знал, что от него требуется. 

Обязательно проверяйте благонадежность поставщика с помощью разных методов: 

• на сайте ФНС, 
• в реестре недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок, 
• изучите рекламу и отзывы в интернете, 
• познакомьтесь с руководителем,
• запросите уставные документы, а также сертификаты, подтверждающие соответствие стандартам качества.

Где искать поставщиков

В зависимости от того, какого уровня заведение вы открываете и насколько скрупулезно относитесь к качеству, можно использовать самые разные каналы поставок. 

Многие рестораторы осуществляют закупки на оптовых базах или через платформы оптовых закупок. А если им нужна эксклюзивная продукция — обращаются к импортерам или ищут небольших локальных партнеров. 

Понятно, что в этом случае придется переплачивать: скажем, регулярно возить свежие морепродукты из Владивостока в Москву маленькими партиями очень дорого. Хорошим выходом может стать кооперация с другими ресторанами, чтобы можно было гарантировать поставщику большой объем заказов и в обмен получить фиксированную более выгодную цену.

Если вы открываете сеть ресторанов, есть смысл задуматься о централизации системы выбора поставщиков. Централизованное управление гарантирует контроль качества, стабильность поставок, оптимальные закупочные цены.

У нас все партнеры выбираются на основе тендера, при этом компания не проводит электронные торги, так как более 90% закупаемой продукции (от ингредиентов до упаковки) уникально и не имеет прямых аналогов на рынке. Производство такой продукции требует особенного подхода со стороны партнеров и соблюдения большого перечня технологических требований.

Как создавать сеть снабжения

Некоторые рестораны предпочитают работать с одним надежным поставщиком, который обеспечивает их всей необходимой продукцией, — как правило, это посредник, он самостоятельно взаимодействует с производителями. Это удобно, но дорого. 

Другие напрямую контактируют с предприятиями-производителями: такая работа потребует больше усилий и контроля, но зато при грамотной ее организации вы сможете получить более выгодные условия по цене. 

Разные подходы существуют и относительно того, заключать ли эксклюзивные договоры с одним надежным поставщиком или «подстраховываться», находя двух и более поставщиков по каждой категории продукции. 

Первый путь подходит тем, кто уверен в партнере и требует неизменного качества. Например, каждый кусочек курицы, который поступает в наши рестораны, должен иметь одинаковый вес в граммах и форму. А если ваши критерии к продукции не столь строги, удобнее обзавестись несколькими поставщиками, чтобы лучше отслеживать цены и иметь запасной вариант на случай, если один из партнеров подведет.

Если есть возможность привлекать в партнеры локальных поставщиков, это всегда плюс — удобная логистика снижает риск порчи продуктов и позволяет сокращать издержки. 

Чтобы обеспечить бесперебойную поставку свежего куриного мяса в рестораны, мы сотрудничаем с локальными поставщиками во многих регионах страны (Северо-Западом, Дальним Востоком, Белгородской областью, Ставропольским краем и другими). Поставки осуществляются ежедневно, а их объем зависит от размеров и популярности каждого ресторана. 

Но иногда выгоднее работать с федеральным поставщиком из-за более привлекательных коммерческих условий.

Кому имеет смысл «растить» поставщика под себя?

Если вы — крупный игрок ресторанного бизнеса и способны мотивировать поставщика большими объемами заказов, а он готов адаптировать под вас свое производство, его можно «растить» под себя. Это значит, что он будет инвестировать в расчете на вас в закупку нового оборудования, расширение производства, внедрение новых технологий и практик. 

Наша компания выдвигает поставщикам требования в области качества и пищевой безопасности, которые во многих аспектах оказываются более строгими, чем распространенные в индустрии национальные стандарты.

Когда предприятие начинает соответствовать более высоким требованиям к качеству, оно повышает эффективность своей работы, а его продукция становится более конкурентоспособной. Процесс одобрения и развития поставщика — очень длительный и может занимать около года.

У начинающих игроков ресторанного бизнеса обычно нет ни ресурсов, ни экспертизы, ни опыта, ни потребности в «выращивании» поставщиков. Однако если вы намерены агрессивно развивать свой бизнес и превращать его в сетевой, то можете уже сегодня начать задумываться о том, как впишутся ваши нынешние поставщики в будущий процесс масштабирования бизнеса.

Как получить максимум

1. При выборе поставщика важен не только баланс цены и качества продуктов и услуг, но и соответствие вашим внутренним стандартам и корпоративным ценностям.
2. Обязательно проверяйте благонадежность поставщиков, в том числе с помощью открытых источников и отзывов других клиентов.
3. Методы, с помощью которых вы ищете и выбираете поставщика, должны полностью соответствовать вашей бизнес-стратегии и учитывать нюансы, характерные именно для вашей компании.
4. Всегда сопоставляйте транспортные издержки и возможную скидку от объемов у крупных поставщиков.
5. При долгосрочном партнерстве вам может потребоваться «выращивать» поставщиков до вашего уровня. Возможно, эффективным методом будет кооперировать мелких поставщиков между собой, чтобы они совместно выполняли общие для них действия и экономили на масштабе.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash