Какие типы и свойства полей вы знаете

Определение полей таблицы

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных, Описание — краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля. На вкладке Общие представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись (выводится в заголовке столбца), значение по умолчанию и др.

На вкладке Подстановка в раскрывающемся списке свойства Тип элемента управления выбирается одно из значений Поле, Список или Поле со списком.

Имена полей и тип данных

• Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки (.), восклицательного знака (‘), надстрочного знака (‘) и квадратных скобок ([ ]). Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени — 64 символа.
• Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных Раскрывающийся список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля :
  • Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.
  • Поле MEMO Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина — 65 535 символов.
  • Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля. Поле может иметь размер 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт— только если для свойства Размер поля задано значение Код репликации). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный
  • Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков — в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой (более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой). Кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, применительно к полям, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, рекомендуется использовать денежный тип данных.
  • Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно Длина поля 8 байт
  • Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные последовательно возрастающие (на 1) целые числа или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля: 4 байта для длинного целого, для кода репликации — 16 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы
  • Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. Длина поля 1 бит.
  • Поле объекта OLE. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозаписи или другие данные и двоичном формате), связанный или внедренный и таблицу Access. Длина поля — не более 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
  • Гиперссылка. Адрес гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети (в формате UNC) или адрес страницы в Internet или intranet (URL). Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или в элементе управления, дополнительный адрес — расположение внутри файла или страницы,подсказку – текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, Web-страницу или другое место назначения. Длина каждой из частей гиперссылки — не более 2048 знаков. Для полей типа OLE, MEMO и Гиперссылка не допускается сортировка и индексирование.
  • Мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

Общие свойства полей

Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

1. Размер поля задает максимальный размер сохраняемых в поле данных.

Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаком (по умолчанию — 50 знаков).

Для поля с типом данных Счетчик можно задать:

а) Длинное целое— 4 байта:

б) Код репликации— 16 байт.

Для поля с типом данных Числовой можно задать:

в) Байт (для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт);

г) Целое (для целых чисел от -32 768 до +32 767, занимает 2 байта);

д) Длинное целое (для целых чисел от -2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта);

е) Дробные с плавающей точкой 4 байта (для чисел от —3,4хЮ38 до +3,4х1038 с точностью до 7 знаков);

ж) Дробные с плавающей точкой 8 байт (для чисел от -1,797хЮ308 до +1,797хЮ308 с точностью до 15 знаков);

з) Действительное (для целых чисел от -1038-1 до 1038-1 при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа1 ADP, и от -1028-1 до 1028-1 — для файлов типа MDB, с точностью до 28 зна­ков, занимает 12 байт);

и) Код репликации. Глобальный уникальный идентификатор, занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполня­ется быстрее.

2. Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Ряд этих форматов совпадает с настройкой национальных форматов, определяемых в окне Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме OLE, с помощью символов форматирования.

Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать и раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля. Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих нолей.

3. Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число определяется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля не задано или если выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количество отображаемых на экране десятичных знаков и не влияет на количество сохраняемых знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков необходимо изменить свойство Размер поля.

4. Подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

5. Значение по умолчанию определяет текст или выражение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задано значение =now (), то в поле будет введена текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию используется только при создании новой записи. Изменение значения свойства не влияет на существующие записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Данное свойство не определено для полей с типом данных Счетчик или Поле объекта OLE.

6. Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, запрещает ввод при нарушении условий и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

7. Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Тип элемента управления

На вкладке Подстановка в окне конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления. Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде:

• Поля;
• Списка;
• Поля со списком.

Таким образом, определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.

Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, на вкладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что, обеспечивает актуальное состояние списка.

Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы дан­ных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммиро­вать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля — размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В послед­нем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип — Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем доста­точно, чтобы выразить логическое значение.

4. Особый тип поля — Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом иоле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными едини­цами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

6. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Осо­бенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

7. Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращи­вания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Лекция 2
Связанные таблицы

Примеры, которые мы привели выше, можно считать простей­шими базами данных, но на самом деле это не совсем базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике при­ходится иметь дело с более сложными структурами, которые обра­зованы из многих связанных таблиц.

Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реля­ционными базами данных.

Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося прокатом компакт-дисков с компьютерными играми. Для того чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить и сколько дисков каждого наименования осталось на складе, пред­приятию необходима база данных. Но если все сведения о поку­пателях и о дисках хранить в одной таблице, то таблица станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда гражданин Новиков В. П. будет брать очередной диск, придется вписывать его домашний адрес, телефон и паспорт­ные данные. Так никто не работает. Это долго, трудно и чревато многочисленными ошибками.

Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить све­дения о клиентах со всеми их паспортными данными, в другой — сведения о выданных дисках, чтобы в любой момент узнать, что выдано клиенту и когда наступает срок возврата, а в третьей табли­це — остаток дисков на складе, чтобы вовремя пополнять запасы. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокат известно, что клиент НВП взял диск D001, то система управления базой данных мгновенно найдет в таблице Клиенты все паспортные данные этого человека, а в таблице Склад все данные об этом диске.

Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может про­смотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Вряд ли это понравится заказчикам. Такой мене­джер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.

Если данные в разных записях начинают повторяться, это может говорить о том, что база имеет плохую структуру. Надо подумать о том, нельзя ли разбить таблицу на группу связанных таблиц

Если заданы связи между таблицами, то работать с разными таблицами можно, как с одной цельной базой данных