Какие сведения содержатся у работодателя на работника

Персональные данные – ключевые понятия

Работодатель сталкивается с вопросом о персональных данных постоянно.

Даже когда потенциальный сотрудник еще не работает в организации, а только направляет резюме — он уже предоставляет в распоряжение работодателя свои персональные данные. Постоянная работа с личными данными происходит при кадровом делопроизводстве — организация ежедневно коммуницирует с внешним миром, служба кадров обрабатывает огромный массив документов и во всех содержатся чьи-либо личные сведения.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к конкретному лицу непосредственно. Это информация, при помощи которой можно идентифицировать человека.

Получение, хранение, уточнение, корректировка и иные действия с данными — это их обработка. Обработкой персональных данных занимаются чаще всего кадровые службы.

Оператором обработки является любая организация, которая собирает и хранит данные. То есть абсолютно любая организация.

Правовая база

О персональных данных в российском правовом поле информируют:

Конституция России.
Трудовой кодекс.
Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ.
Кодекс об административных правонарушениях.
Уголовный кодекс.

Конституция гарантирует, что каждый гражданин имеет право на личную, семейную или профессиональную тайну, имеет право контролировать распространение информации об этом, пресекать это распространение. Если же данные распространяются недобросовестно, то гражданин вправе рассчитывать на защиту чести и достоинства.

Трудовой кодекс говорит о том, что собирать персональные данные работника кадровик или руководитель может исключительно с ясными и адекватными целями. ТК РФ однозначно запрещает хранение избыточного количества данных «на всякий случай».

В федеральном законе №153-ФЗ отмечена необходимость соблюдения полной безопасности данных, обозначены права, обязанности и ответственность граждан и операторов обработки.

КоАП РФ и УК устанавливают ответственность за нарушение указанных норм.

Какие данные относятся к персональным

Нормативные акты устанавливают два важных понятия, которые необходимо иметь в виду руководителю и ответственному сотруднику кадровой службы, чтобы не навлечь на себя и на организацию огромные штрафы и судебные иски.

Избыточность.
Целеполагание.

То есть работодатель имеет право собирать исключительно те данные, которые необходимы для осуществления трудового процесса, и только с целью поддержания этого процесса.

Какие данные являются персональными:

фамилия, имя, отчество;
дата, место рождения;
биометрия – отпечатки пальцев, ДНК, радужная оболочка глаз, рост, вес, фотографии и видео с изображением человека, если его можно там идентифицировать;
адрес прописки или фактического жительства;
семейное положение, состав семьи;
биографические данные;
профессиональная информация – образование, квалификация, должность, трудовой стаж, предыдущие места работы;
сведения о доходах и имуществе;
номера ИНН и СНИЛС; контакты – телефон, электронная почта;
информация о воинской обязанности;
медицинская информация и диагнозы.

Категории персональных данных

Обычно выделяют четыре категории персональных данных, хотя в законах такой классификации нет:

Общедоступные. ФИО, дата и место рождения, профессия, контакты могут использоваться в открытых источниках. Например, в справочниках и телефонных книгах, если субъект данных дал на это свое согласие.
Биометрические. Позволяют идентифицировать человека по физиологическим параметрам. Данные собираются исключительно с согласия гражданина и в обоснованных законом целях.
Специальные. Раса, национальность, политические и религиозные взгляды, философские воззрения и подробности интимной жизни. Обработка таких данных запрещена, кроме случаев, когда субъект согласился на это письменно или когда он сам открыто опубликовал их, сделав общедоступными.
Иные. Не вошедшие в эти категории.

Как собирать, систематизировать и хранить персональные данные

Шаг 1. Выпустить положение о персональных данных. Этого требуют и федеральный закон, и здравый смысл. В локальном акте нужно прописать все правила хранения и обработки данных.

Шаг 2. Утвердить положение. Для этого нужно выпустить соответствующий приказ с подписью руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников. Сотрудники должны расписаться в специальном журнале или ведомости.

Шаг 3. Назначить специалиста, ответственного за персональные данные. Вероятнее всего, это будет сотрудник кадровой службы. Желательно, чтобы работа с персональными данными была указана в его трудовом договоре. Если же договор уже составлен, можно выпустить дополнительное соглашение к нему. В том же приказе нужно установить сотрудников, которые будут иметь доступ к персональным данным. Все упомянутые лица должны подписать обязательство о неразглашении данных.

Шаг 4. Собрать со всех сотрудников письменные согласия на обработку персональных данных. В письменном согласии должны быть перечислены конкретные данные и цели их использования. Цели должны сводиться исключительно к поддержанию трудового процесса.

Шаг 5. Хранить данные в строгом порядке. Данные могут храниться и в электронном виде, и в бумажном. Они должны быть абсолютно недоступными для третьих лиц, своевременно пополняться и при необходимости корректироваться.

Шаг 6. Обратиться в Роскомнадзор. Этот пункт не обязателен, если вы:

обрабатываете информацию без использования специализированного ПО и баз данных (то есть если массив данных оператор обрабатывает вручную на ПК или на бумаге);
обрабатываете данные только своих сотрудников и только в целях составления и ведения трудовых договоров (не более);
оформили договор с физическим лицом как подрядчиком, поставщиком или нештатным специалистом;
однократно пропустили постороннего человека, не являющегося вашим сотрудником, на территорию предприятия (например, для собеседования).

Ответственность за разглашение персональных данных

Велики риски, связанные с неправильным или небезопасным хранением данных. Если организация что-то сделает не так, она навлечет на себя ревизии, проверки, административное производство или уголовный процесс.

Административная ответственность

До 75 тысяч рублей штрафа работодатель может заплатить за:

сбор и обработка избыточной информации;
отсутствие согласия работника на обработку данных;
доступ третьих лиц к персональным данным сотрудников;
игнорирование просьб работника об удалении его персональных данных (например, после его увольнения).

Уголовная ответственность

По статье 137 УК РФ:

Разглашение данных работника в публичном пространстве, публикация в СМИ сведений, составляющих его личную или семейную тайну. Штраф до 200 тысяч рублей, лишение свободы до 2 лет и запрет занимать определенные должности — до 3 лет.
То же самое, с использованием служебного положения — штраф до 300 тысяч рублей, лишение свободы до 5 лет и запрет занимать соответствующую должность — до 6 лет.

Совет

Очень важно правильно построить процесс обработки персональных данных, потому что они ценны и составляют основу частной жизни граждан, их репутацию и во многих случаях личную безопасность.

Когда данные попадают в распоряжение работодателя, он должен действовать таким образом, чтобы способствовать трудовому процессу, поддерживать его и при этом не навредить сотрудникам.

Малейшая ошибка – и можно навлечь на себя ответственность вплоть до уголовной. Чтобы помочь руководителям и кадровикам повысить свой профессиональный уровень, мы разработали специальный курс по защите персональных данных. Программа рассчитана на 36 часов и дает исчерпывающую информацию, актуальную сейчас и в перспективе. О том, как хранить данные, как их обезопасить и как с легкостью пройти все проверки Роскомнадзора. Почитать программу и записаться на курс можно по ссылке.

Источник

Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).

В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.

Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.

Что включают персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

Что делать с персональными данными кандидата

Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.

В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.

Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:

если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
при самостоятельном размещении резюме в интернете.

В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.

Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.

Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты

Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

А во-вторых, она должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Это значит, что:

в анкете должны быть сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, ФИО и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых работодателем способов обработки данных;
в анкете должно быть поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку;
анкета должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими данными, не нарушая прав и законных интересов других;
в анкете не должно быть предусмотрено объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.

Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

Направление запросов на прежние места работы

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу

Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
при необходимости: документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Оформление зарплатной карты и персональные данные работника

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:

договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте прямо предусмотрены положения о передаче данных работника;
у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и её обслуживание;
соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.

В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.

Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Размещение «черных списков» сотрудников на сайте

Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.

Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.

В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.

Каким должно быть согласие на обработку персональных данных

Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:

Содержание согласия должно быть конкретным и информированным. То есть по информации можно сделать однозначный вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых данных.
Допускается оформление согласия в виде отдельного документа или в виде части текста трудового договора.
Согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым к его содержанию, согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Оформление доски почета

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Персональные данные для пропуска

В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требует оформление пропуска.

В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:

компания самостоятельно осуществляет пропускной режим;
если обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.

Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные

Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

Что делать с персональными данными уволенных сотрудников

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.