Какие сопроводительные документы должны быть на продукты питания

Все сопроводительные документы на перевозку груза можно раз­делить на три крупные группы.

Транспортные. В эту группу входит достаточно большое ко­личество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.

Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар со­держат полное описание и стоимость продукции, общее коли­чество, вместимость по каждому товарному месту.

Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные до­кументы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Транспортная накладная. Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы – это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспорт­ного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку на­земными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза назем­ными видами ТС оформляется в трех экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий не­обходим непосредственному перевозчику.

Особенности документа. Накладная для торгового предприятия может являться приходным или расходным документом. Ее выпи­сывает материально ответственный сотрудник при отгрузке изделий со склада или принятии товара. В накладной должны присутствовать следующие сведения: Дата, номер выписки. Наименование отправителя и получателя (поставщика и покупателя). Название и краткое описание изделий. Количество товара (в единицах). Цена каждого вида продук­ции и общая стоимость с НДС.

Товарно-транспортная накладная. Этот сопроводительный доку­мент состоит из двух частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик мо­жет приложить дополнительные бумаги (рис. 3.12).

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодо­рожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сер­тификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Счет-фактура. Она считается самым распространенным финан­совым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров. Этот сопроводительный до­кумент для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции.

Рис. 3.12. Товарно-транспортная накладная

Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является форма № 141. В счете-фактуре обязательно указы­ваются: наименования отправителя и получателя, название и полная стоимость каждой единицы продукции, итоговая сумма. Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по форме № 868.

При оприходовании на счете-фактуре (как и на любом другом со­проводительном документе) ставится штамп.

Сертификаты. Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабо­раторного анализа. Исследование также может проводиться непосред­ственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

• ветеринарные;
• фумигационные;
• фитосанитарные;
• гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Зачастую приемку товаров материально ответственный сотрудник осуществляет за пределами склада покупателя. В таких случаях ему не­обходимо иметь при себе доверенность. Она подтверждает полномочия служащего.

Приемка товаров. Порядок оприходования изделий зависит от ме­ста, характера (по качеству, комплектности, количеству), степени соот­ветствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных доку­ментов. Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных докумен­тов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающе­го предприятия, а материально ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Предъявление претензий. При приемке продукции важно соблю­дать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с ка­чеством или количеством товара. При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях но их качеству от параметров, уста­новленных договором либо содержащихся в сопроводительных доку­ментах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического ос­нования для предъявления претензий поставщику. Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально ответственный сотрудник, представитель поставщика. Ес­ли последний отсутствует, то при согласии контрагента акт может со­ставляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально ответственное лицо делает соответствующую отметку. При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Возврат продукции. Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально ответственным лицом. Однако во мно­гих организациях ежедневно принимается огромное количество раз­ных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда пред­ставляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата (замены) товара, брак которого выявлен в ходе реализации. По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Приемка импортной продукции. Порядок ее осуществления, про­верки количества и качества поступивших изделий оговариваются в со­глашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закре­плены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нор­мативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами. Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Учет документов. Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные рек­визиты приходного документа. В их числе:

• наименование;
• номер и дата;
• краткая характеристика документа;
• дата регистрации;
• информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспор­тировке. Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.

Рассказываем, как упростить приёмку продуктов на склад, какие документы требовать у поставщика и как легко узнать, если продавец повысил цены, но не предупредил вас.

Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров

Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:

• отвечать за приёмку товаров,

• заносить их в программу,

• следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.

Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:

• Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.

• Хищения среди сотрудников.

Рекомендации:

1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.

2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.

Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).

Договор о материальной ответственности и доверенность

С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности.

Образец договора о материальной ответственности

Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.

Вы можете использовать типовую форму доверенности.

Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.

Договор с поставщиком

С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.

Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).

Процедура приёмки товара в 6 шагов

Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.

Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:

Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.

Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:

• Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.

• Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.

Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.

Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.

В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:

• Проверить целостность и состояние упаковки, тары.

• Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.

• Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).

• Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).

• Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).

• Пересчитать или взвесить товар.

• Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.

Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.

Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.

Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.

Вы можете использовать:

• Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.

• Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.

Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.

Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.

Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).

Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.

Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.

После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).

Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.

Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.

Список документов при приёмке товара

Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

• Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.

• Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.

• Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.

• Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.

Документы на продукты:

• Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.

• Рыба — только ветеринарное свидетельство. 

• Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.

• Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.

• ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.

• Удостоверение качества.

Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».

Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации

Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:

1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.

2. Создайте новый документ «Приходная накладная».

3. Укажите дату получения товара.

Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.

4. Выберите поставщика или добавьте нового.

5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.

Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.

6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.

7. Сохраните приходную накладную.

Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:

Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:

Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику

При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.

В генераторе отчётов вы можете построить отчёт по поставщикам и оценить, как меняется цена товара, с каким поставщиком чаще работаете и т.д.

По приходным накладным Quick Resto рассчитает себестоимость блюд. На основании этих данных вы сможете определить маржинальность и фудкост.

Благодарим за помощь в подготовке статьи:

Павла Худякова, консультанта по работе Quick Resto

Лейлю Хасаншину, руководителя и основателя бухгалтерской компании ООО «Хелп»

Марину Утешеву, финансового директора «Сити Паб Групп»