Какие обязательные реквизиты должны содержаться в первичном документе

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

– Налоговый орган доначислил налог на прибыль на том основании, что акт приемки работ (услуг) не детализирован

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Открыть полный текст документа

Источник

Анонимный вопрос

3 июня 2018 · 13,2 K

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),

дата его составления,

наименование фирмы, которая составила документ,

содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),

его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),

должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,

подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций – в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

УПД статус 1 и 2 чем отличаются?

Универсальный передаточный документ бывает двух видов — со статусом 1 и статусом 2 и отличаются лишь в полноте заполняемых реквизитов.

УПД со статусом 1

УПД со статусом 1 — является единым документом заменяющим счет-фактуру и передаточный документ.

В документе со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты, которые заполняются одновременно и в счет-фактуре и в передаточном документе.

УПД со статусом 2

УПД со статусом 2 — является заменой передаточному документу (подтверждает передачу материальных ценностей).

В документе со статусом 2 должны быть заполнены реквизиты для документа о передаче материальных ценностей. Заполнять реквизиты для счет-фактуры не требуется.

Прочитать ещё 1 ответ

Какие документы являются основными для осуществления бухгалтерских записей?

Маркетолог, преподаватель, а также молодая мама.

Для осуществления бухгалтерской деятельности основанием являются документы первичного учета в организации. Это могут быть сформированые непосредственно на предприятии бумаги, а могу быть получены со стороны – при поставках товара, от покупателей и т.д. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

Прочитать ещё 1 ответ

Обязан ли нотариус проверять документы на предмет подделки в ходе проведения сделки?

Не все. Как правило проверяются документы удостоверяющие личность.

PS/ Последнее дело котором попало на глаза: нотариус удостоверила уведомление продавца квартиры о том, что он не в браке. После получения денег и продажи квартиры в суд обратилось супруга продавца с исковым заявлением. Оказалось, что Продавец был в браке, просто у него в паспорте не было штампа ЗАГСА об этом. Для продажи квартиры необходимо было получить нотариальное согласие супруги.

Прочитать ещё 1 ответ

Какие обязанности у бухгалтера по первичной документации?

Обязанности бухгалтера на первичную документацию зависят от его участка учета, и в общем виде функции представляют собой следующий перечень:

получение и проверка поступающей первичной документации на предмет правильности ее заполнения и соответствия действующему законодательству РФ;

обработка и внесение полученной первичной документации в компьютерную программу;

формирование на основе первичной документации соответствующей корреспонденции по счетам синтетического и аналитического учета;

формирование регистров учета с целью обобщения поступающей информации по первичке;

разработка предложений по созданию форм первичной документации на основе имеющихся унифицированных форм, установленных законодательством РФ (акты, накладные и др.);

участие в процессах инвентаризации товарно-материальных ценностей и имущества компании, помощь в оформлении результатов произведенной ревизии;

разработка предложений по оптимизации процесса обработки первичной информации, а также операций бухгалтерского учета, с которыми сталкивается сотрудник при непосредственном выполнении своих профессиональных обязанностей;

формирование отчетной информации для внешних и внутренних пользователей, и в особенности для главного или ведущего бухгалтера или руководства предприятия.

Бухгалтер на первичку обязанности исполняет на основании имеющихся теоретических и практических знаний и навыков, которые представляют собой обширную область информации.

Как отличить первичные бухгалтерские документы от документов для налоговой?

Аналитик, бухгалтер, увлекаюсь кулинарией, вязанием, цветами, домоводством.

Первиные бухгалтерские документы – те, которые поступают в бухгалтерию и являются основанием для внесения в программу 1С и формирования проводок: накладные, счета, акты выполненных работ, кассовые документы и т.д. Иначе говоря, документы, подтверждающие факт сделки.

А документы для налоговой – это отчеты, которые формируются по итогам работы за месяц/квартал/год: декаларации по налогам, журналы и расчеты.

Но налоговая может также запросить для проверки и первичные документы.

Прочитать ещё 2 ответа

Источник

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
платежные поручения и прочие банковские документы,
расчетно-платежная ведомость,
транспортная накладная,
бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
дата его составления,
наименование фирмы, которая составила документ,
содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

Источник

Главная
Статьи
Первичка

1730521 июня 2018

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты первичных документов.

Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные учетные документы, чиновники закрепили в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Они актуальны как для унифицированных форм, так и для тех, которые организация разрабатывает самостоятельно.

Обязательные реквизиты документа в бухгалтерском учете:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Редакция журнала «Главбух» выяснила у налоговиков, какие реквизиты в первичке они сейчас проверяют особенно тщательно. Какие документы в вашей компании надо срочно переделать>>

Наименование первичного документа

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае возможно, что придется даже судиться (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).

Онлайн-помощник от Программы «БухСофт»
Теперь заполнить РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС и любую другую отчетность онлайн можно в нашей новой программе. Все пользователи нашего сайта получили БЕСПЛАТНЫЙ доступ. Если не хотите заполнять отчетность, попробуйте рассчитать зарплату, отпускные, больничные и любые другие выплаты или оформить и распечатать кадровые документы. Все это программа тоже умеет делать. Попробовать >>

Дата

Тут все понятно — без этого реквизита просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что затраты будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы порой не удается даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013). Получается, дата – это основной обязательный реквизит первичного учетного документа.

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Редакция журнала «Главбух» узнала у налоговиков, как проверять даты в первичке, чтобы на проверках не было претензий. Делимся информацией с нашими подписчиками.

Название компании

Поставщики, выписывая документы, нередко путают названия покупателя. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла», или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое — указано полное или сокращенное название. Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения (ИНН, адрес) верные.

Поэтому мы советуем в реквизитах компании всегда указывать ее ИНН, хотя этот реквизит обязателен только для БСО и счетов-фактур.

Эксперты Системы Главбух отвечают на самый частый вопрос про название компании

Реквизиты какой организации необходимо указать в полях «Плательщик» и «Заказчик (плательщик)» товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т?

Отвечает Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

«Поле «Плательщик» должно содержать данные покупателя (грузополучателя) товара, а поле «Заказчик (плательщик)» – заказчика перевозки.

Согласно порядку заполнения формы № 1-Т в разделе 1 в поле «Плательщик» при оформлении указывают реквизиты покупателя, грузополучателя товара. В разделе 2 в поле «Заказчик (плательщик)» надо вписать реквизиты заказчика перевозки груза. Это может быть как….»

Из рекомендации Системы Главбух «Как документально оформить продажу товаров оптом»

Содержание факта хозяйственной жизни

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно указать, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко.

Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114–11.

Система Главбух составила справочник опасных и безопасных ошибок в обязательных реквизитах в первичных документах 2018 года. Проверьте, правильно вы ли оформляете бумаги.

Справочник ошибок в первичке

Натуральное или денежное измерение

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.).

В других ситуациях удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Если в накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой, такую ошибку безопаснее исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

Эксперты Высшей школы Главбуха рассказывают про порядок и требования к первичным документам

Любую совершенную операцию бухгалтер письменно оформляет первичным документом. Если бухгалтер составил или принял от контрагента документ с ошибкой, это будет грубым нарушением правил учета. Из-за этого инспекторы могут выписать штраф, снять расходы и вычеты по НДС (статья 120 НК).

Кто бы ни составлял документ и какую бы форму не использовали, основой первичного учетного документа являются семь обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов бухгалтерского документа установлен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ.

Из лекции Высшей школы Главбуха в программе «Налоговое и финансовое планирование».

Должности

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления.

Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из Закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки могут менеджер, кладовщик и т. д.

Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», документ можно не исправлять. Если в нем стоит верная подпись, а также Ф.И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен.

Подписи в первичном документе

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011).

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012).

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).

Статьи по теме в электронном журнале

Источник