Какие необходимы документы для продажи продуктов

Открыть продуктовый магазин не так трудно, как кажется. Самое неприятное и раздражающее занятие при организации этого бизнеса – сбор документов. Хотя бы потому, что полный комплект требуемой документации не описан ни в одном понятном документе. Информацию нужно собирать по крупицам. Мы проделали эту работу для вас.

Конечно, полный комплект описать мы не можем, потому что нельзя учесть все возникающие в процессе организации бизнеса нюансы. Поэтому мы расскажем о базовом комплекте для открытия продуктового магазина без последующих штрафов.

Юридические документы

Начнем с выбора помещения и заключения договора на аренду. Помещение можно построить, купить, получить в дар, но чаще всего начинающие предприниматели его арендуют.

Договор аренды нужен при регистрации бизнеса, особенно если вы открываете Общество с ограниченной ответственностью. Перед подписанием документов об аренде убедитесь, что помещение соответствует или может быть приведено к нормативам пожарной и санитарной служб. Можно даже заказать предварительную проверку.

Подписывая договор аренды, будьте внимательны. Этот документ описывает ваши и арендодателя права и обязанности, распределение ответственности, способы разрешения споров и правила продления и расторжения договора, а также сумму аренды и сроки ее выплаты. Если заключаете договор сроком от 11 месяцев, он должен быть зарегистрирован в Росреестре.

Затем продуктовый магазин нужно зарегистрировать как бизнес. Какие документы для этого нужны мы опишем в следующем пункте. А пока остановимся на разрешительной документации и наборе договоров, требующихся для открытия предприятия.

Разрешительные документы получают:

• в Госпожинспекции;
• в Роспотребнадзоре.

Эти документы указывают, что ваш магазин находится в помещении, соответствующем противопожарным и санитарным нормам. Предприятие должным образом оборудовано и подготовлено к приему покупателей.

Если вы планируете продавать спиртное, нужно получить лицензию на реализацию алкогольной продукции.

Согласование с архитектурным управлением потребуется для проведения наружной рекламы магазина, а в некоторых регионах для изменения фасада дома и создания вывески.

Перед открытием продовольственного магазина понадобится заключить договора:

1. На вывоз твердых бытовых отходов.
2. На вывоз испортившейся продовольственной продукции.
3. На утилизацию ртутных ламп.
4. На поставку воды, электроэнергии в помещение магазина.
5. На слив сточных вод.
6. На дератизацию, дезинсекцию и дезинфекционные работы в помещении магазина.
7. На обслуживание системы вентиляции и кондиционирования (если она предусмотрена).
8. На установку и обслуживание системы сигнализации о пожаре.

При открытии продуктового магазина нужно позаботиться, чтобы весь товар, планируемый к реализации, был сертифицирован и имел документы, подтверждающие его качество. Любая лицензируемая согласно законам РФ продукция должна иметь лицензию.

Бухгалтерская документация

Законно открыть магазин, не зарегистрировав бизнес, нельзя.

Для продуктового магазина небольшого размера подходит две формы собственности:

• ИП;
• ООО.

Чтобы открыть ИП, нужно собрать небольшой пакет документов:

1. Написать заявление в установленной форме.
2. Сделать ксерокопию паспорта (предъявляется с оригиналом).
3. Ксерокопировать ИНН (предъявляется с оригиналом).
4. Оплатить пошлину и приложить к вышеуказанному комплекту квитанцию.

Организатору (организаторам) общества с ограниченной ответственностью придется чуть больше сил и времени потратить на сбор необходимых документов.

Вам понадобится:

1. Решение учредителей о добровольном создании ООО.
2. Протокол голосования (если собственников несколько).
3. Устав предприятия (типовой или индивидуальный).
4. Заявление на регистрацию бизнеса.
5. Квитанция, подтверждающая оплату госпошлины.
6. Гарантийное письмо от собственника помещения о предоставлении Обществу юридического адреса.
7. Копии документов, удостоверяющих личность учредителей.

Налоговая служба может затребовать дополнительные справки и другие документы. Чаще такое случается, если собственник не является гражданином РФ и вынужден подтверждать законность своего пребывания на территории страны.

Вы не откроете магазин без товара на полках.

Это значит, что к моменту, когда вы готовы перерезать красную ленточку у входа, у вас должны быть:

• договора с поставщиками продуктов;
• накладные на товар, находящийся на складе и в торговом зале;
• документы, подтверждающие качество магазинного оборудования;
• договора на обслуживание техники (холодильного оборудования, микроволновых печей, если таковые есть).

Если ваша работа предполагает наличие кассового аппарата (а для большинства продуктовых магазинов это именно так) потребуются договоры:

• на покупку ККМ (сегодня это онлайн-кассы);
• на обслуживание кассового аппарата;
• на покупку и обслуживание носителя фискальной информации;
• на предоставление интернет услуг.

Кассовый аппарат обязательно ставится на учет в налоговых органах. Кроме договоров вам потребуется журнал кассира-операциониста (по форме№КМ-4).

Если вы зарегистрированы как ИП и выбрали систему оплаты налогов по патенту или ЕНВД, нужно приобрести товарные чеки (документы строгой отчетности). Но продуктовые магазины обычно выбирают работу с кассовым аппаратом. Это удобнее.

Обязательно заведите журнал регистрации договоров о полной материальной ответственности с персоналом, и заключите с ними соответствующие договоры.

Другие документы

На любом предприятии, независимо от формы собственности, количества сотрудников и вида деятельности должна вестись документация (нормативная, распорядительная, учетно-отчетная) по вопросам ОТ (охраны труда), ППБ (противопожарной безопасности), соблюдения СЭР (санитарно-эпидемического режима).

В комплект документов для продовольственных магазинов входят инструкции, приказы, планы, журналы (прошнурованные и пронумерованные), брошюры. Документы для обеспечения СЭР оговорены СП 2.3.6.1066-01.

В комплект включены:

• правила работы продовольственного магазина;
• правила внутреннего распорядка по обеспечению санитарных норм;
• книга учета движения санитарных книжек;
• график генеральных уборок (по форме У) и дезинфекции;
• журналы.

Обязательно наличие следующих журналов:

1. Санитарного.
2. Регистрации температурного режима холодильного оборудования.
3. Дезинфекции, дезинсекции и дератизации (по форме №10 вет).
4. Проверок санитарными службами.

Охрана труда и электробезопасность (ЭБ) при работе в продуктовом магазине кажется делом простым. Тем не менее правила ОТ и ЭБ должны соблюдаться, документация вестись. В минимальный комплект входит набор журналов регистрации и учета:

1. Инструктажа работника на его рабочем месте.
2. Выдачи инструкций по ОТ.
3. Присвоения I группы ЭБ не электротехническому персоналу.
4. Инструкций по ОТ.
5. Несчастных случаев при работе в продуктовом магазине.
6. Инструктажей (вводного, первичного и текущих).

Комплект документов для обеспечения пожарной безопасности:

1. Приказ о назначении ответственного лица за ППБ.
2. Инструкции по ППБ для персонала.
3. Журналы (учета огнетушителей, регистрации инструктажей по ПБ)

Если вы набираете сотрудников для магазина, понадобится кадровая документация:

• должностные обязанности работников
• личные карточки на каждого работника (по форме Т-2);
• трудовые книжки сотрудников (серии ТК-V)
• вкладыши к ним (серии ВТ1)
• книга учета трудовых книжек и вкладышей.
• Приказы на прием и увольнение сотрудников.

Обязательно следует сформировать комплект документов для Уголка покупателя:

1. Информация о магазине (название, уставные документы или сведения о предпринимателя, его контакты).
2. Комплект ФЗоЗПП.
3. Правила торговли.
4. Информация об органах контроля за работой продуктового магазина, контакты контролирующих служб.
5. Книга отзывов и предложений.
6. Прайс-лист.

Можно купить документы пронумерованные, прошиты и скрепленные масличной печатью с актуализацией на дату покупки. Можно подготовить комплект самостоятельно.

Какие документы ИП нужны для открытия магазина продуктового, и сколько потребуется денежных вложений в такой бизнес. Отказаться от покупки продуктов питания невозможно, поэтому спрос на них есть всегда. Для магазина с небольшим оборотом достаточно формы собственности в виде ИП.

Если будущий владелец прибыльного бизнеса никогда не был связан с предпринимательством и это его первый магазин продуктов, то можно обратиться в специальные юридические компании, которые оказывают помощь в регистрации ИП и помогут пройти оформление по закону РФ. Тем не менее эта процедура достаточно лёгкая, поэтому можно попробовать зарегистрироваться и самостоятельно.

Необходимая документация для открытия

Как открыть продуктовый магазин? Чтобы зарегистрироваться в качестве ИП и начать своё дело нужно обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства или в один из многофункциональных центров в регионе. Кстати, скоро оформлением предприятий будут заниматься только последние, органы ФНС освободят от этой функции, но адрес перечисления налогов не изменится.

Продавать алкоголь с регистрацией магазина в виде ИП не получится, нужно перерегистрироваться как ООО. Для полной законности реализации такой продукции необходимо будет также получить соответствующую лицензию.

Перед визитом для регистрации необходимо выбрать коды по классификатору ОКВЭД и распечатать с сайта ФНС квитанцию для уплаты гос. пошлины. Стоит быть внимательным, так как в зависимости от места регистрации – в МФЦ или налоговой – квитанции будут отличаться. Сумма государственной пошлины за регистрацию ИП на сегодняшний день составляет 800 рублей, не учитывая комиссию банка.

Итак, полный пакет документов для регистрации ИП должен содержать:

• копии всех значимых страниц паспорта вместе с оригиналом;
• копия и оригинал свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
• оригинал квитанции об уплаченной гос. пошлине;
• заявление на регистрацию ИП.

Как ИП открыть продуктовый магазин? Заявление на регистрацию ИП содержит перечень кодов по ОКВЭД, которые характеризуют специфику деятельности предпринимателя. Так, налоговая понимает, чем точно занимается бизнесмен. Для открытия продуктового магазина ИП нужно указать в первой графе код 52.2. «Розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в специализированных магазинах». Этот код будет основным для предприятия.

Изучите заранее классификатор кодов, в зависимости от того, какой планируется создать ассортимент товаров, необходимо выбрать соответствующие коды.

Так, отдельные коды указываются для торговли свежим мясом, консервами, рыбой, раками. Даже если предприниматель собирается продавать только овощи и фрукты или хлебобулочные изделия – в ОКВЭД также есть специальные коды под такой вид деятельности.

Стоит отметить, что в заявлении на регистрацию ИП можно будет указать неограниченное количество кодов, поэтому нужно отметить всё, чем собираетесь торговать сейчас и в дальней перспективе.

Для получения листа записи из ЕГРИП об ИП понадобятся нотариальные услуги. В зависимости от региона, это может обойтись от 1000 до 3000 рублей. Если ИП хочет изготовить мокрую печать, то это может стоить от 300 до 3000 рублей. Наличие мокрой печати, также как и расчётного счёта, необязательно, но имеет много преимуществ. Например, без расчётного счета ИП не сможет установить платёжные терминалы в точках продаж, а россияне уже привыкли, что рассчитаться банковской картой можно везде.

Кроме того, необходимо приобрести кассовый аппарат, получить разрешение на его использование и установить его. По месту установки такого аппарата должны храниться его технический паспорт, журнал кассира и регистрационная карточка. Такую карточку можно получить в местной налоговой в течение 5 рабочих дней после подачи заявления владельца, паспорта аппарата и соглашения о технической поддержке.

Также потребуется получить заключение РосПотребНадзора и разрешение от пожарной службы. Если ИП собирается повесить вывеску с названием магазина на улице, то это расценивается как использование рекламной площади, при аренде помещения стоит согласовать это с арендодателем и получить разрешение на размещение. Не стоит забывать об обязательной регистрации в фондах.

При заполнении заявления на регистрацию ИП можно указать несколько кодов видов деятельности, но только код из первой строки будет считаться основным, что и будет указано в свидетельстве о регистрации.

Сколько стоит открыть продуктовый магазин

Стоимость конкретного проекта будет зависеть от места расположения магазина, продуктового ассортимента и самого помещения магазина. Например, торговая площадь в виде островка в торговом центре будет значительно дороже, чем магазин в жилом доме в спальном районе. Это объясняется проходимостью людей в конкретном месте. Так, в ТЦ предпринимателю необходимо платить больше за 1 кв. м., потому что проходимость, особенно в выходные дни, очень высокая.

Тем не менее приблизительные расчёты нового продуктового магазина будут включать следующие расходы:

• аренда и ремонт помещения;
• закупка торгового оборудования;
• расходы на зарплату, налоги и платежи в фонды;
• расходы на регистрацию ИП и разрешительные документы;
• свободные, резервные и оборотные средства.

Рассчитывать расходы лучше на год вперёд, потому что достичь точки безубыточности получится далеко не в первый месяц работы магазина. В общем, на первый месяц потребуется около 2 миллионов рублей, а за год придётся вложить около 15 миллионов рублей. Значительные расходы требуются в первый месяц, так как производится закупка оборудования, ремонт торгового зала и получение разрешительной документации.

Такие статьи расходов, как оборудование и разрешительные документы будут самыми затратными.

Выбор помещения и ремонт

При выборе помещения стоит, в первую очередь, ориентироваться на человекопроходимость в конкретном месте. Чем больше людей проходят в точке расположения продуктового магазина, тем быстрее удастся окупить расходы. Однако не стоит спешить арендовать площадь под будущий магазин вблизи крупных сетевых супер- и гипермаркетов, конкурировать с ними не удастся из-за объёмов и разнообразия ассортимента.

Интересным вариантом размещения продуктового магазина являются модульные павильоны или попросту киоски. Стоимость такой торговой точки вместе с перемещением, установкой и проведением необходимых коммуникаций составит около 700 тыс. руб. для площади около 30 кв. м., увеличив площадь такой точки до 80 кв. м., потребуется отдать около 1,2 млн. руб.

Предпринимателю ещё при выборе помещения нужно подумать о будущих перспективах, если со временем будет решено продавать табачные изделия и алкоголь, то магазин не может находиться ближе, чем в 100 метрах от детских учебных учреждений, то есть садиков и школ.

Основной документ, который регулирует работу продуктовых магазинов – это «Специальные правила для организации продуктовых магазинов» или сокращённо СП 2.3.6.1066-01.

В этом документе можно найти информацию о следующих важных моментах работы:

• как организовать порядок приёма и хранения продуктов питания;
• каковы требования к инженерным системам (водоснабжение, вентиляция и т. д.);
• какие основные требования к гигиене сотрудников магазина;
• каким требованиям должно соответствовать помещение и оборудование.

Естественно не стоит забывать о дизайне помещения, который играет далеко не самую последнюю роль в настроении покупателя. При расположении прилавков и торгового оборудования необходимо продумать, чтобы все было удобно, причём как покупателям, так и работникам магазина.

Обязательно необходимо организовать уголок покупателя, то есть место, которое размещается в зале и содержит:

1. Книгу отзывов и предложений.
2. Копию Закона о защите прав потребителей.
3. Копию свидетельства о регистрации ИП.
4. Другие разрешительные документы и лицензии.

На таком стенде кроме вышеуказанного перечня документации должна располагаться информация об обслуживании инвалидов и ветеранов ВОВ, а также телефоны контролирующих органов и ГУВД, ГО, ФСБ, ЧС.

Магазин обязательно должен иметь заключенные договора со специализированными компаниями по вывозу мусора и свидетельство о внесении в торговый реестр города. Все документы, регулирующие деятельность ИП, должны храниться в магазине, а при любой проверке их необходимо предъявить по требованию.

Формирование ассортимента, выбор поставщиков

Однозначно сказать, что должен содержать ассортимент продуктового магазина невозможно. В жилом районе минимум составляют хлебные и молочные изделия, яйца, сливочное и подсолнечное масло, полуфабрикаты, а также безалкогольные напитки и, возможно, разливное пиво.

Магазин в центре города должен ориентироваться на другую категорию клиентов. Здесь стоит акцентировать внимание потребителя на закусках типа чипсов и сухариков, сладких изделиях, которые можно купить на бегу перед тем, как отправиться в гости. Это могут быть конфеты в коробках, шоколадки, различное печенье и батончики Летом можно повысить выручку благодаря широкому ассортименту мороженого и охлаждённых напитков.

Скорректировать ширину и глубину ассортимента позволит только опыт, уже в первый месяц продаж сами продавцы будут знать, что пользуется спросом, а какими товарами не интересуются покупатели. Тем не менее, как бы не менялся ассортимент, следует соблюдать главное правило: каждый товар должен иметь сертификат качества.

При закупке первоначального ассортимента магазина предприниматель столкнётся с тем, что каждый поставщик предлагает различные условия сотрудничества. Причём не всегда получится ограничить ассортимент продукцией одного или двух поставщиков. Обращайте внимание на официальных представителей производителя, так можно будет получать товары прямо с завода, минуя посредников.

Также предпочтение стоит отдавать оптовым компаниям, которые предлагают широкий ассортимент продукции, так на объёмных закупках можно будет сэкономить и даже получить некоторые скидки и отсрочки платежей.

Выбор торгового оборудования

Для магазина примерной площадью в 50 кв. м. потребуется минимум 0,5 млн. руб. вложений на покупку торгового оборудования.

В эту стоимость входит закупка:

• холодильников и морозильных камер;
• витрин, стеллажей и специальных полок для размещения товаров;
• весовое оборудование;
• ёмкости для хранения наливной и насыпной продукции;
• кассовый аппарат;
• системы пожарной и охранной сигнализации.

Такое оборудование может быть новым, тогда будут в наличии гарантийные талоны, и проблем с поломками у владельца магазина не возникнет. Сэкономить почти половину средств поможет покупка б/у холодильников, стеллажей и прочего инвентаря. Стенды и витрины можно обновить, отремонтировать и покрасить собственными силами, а холодильное оборудование можно найти в хорошем состоянии не старше 2-3 лет.

Следите за тем, какие магазины в регионе закрываются, ищите такие новости в интернете – возможно получится выкупить большую часть торгового оборудования у обанкротившегося предприятия.

Продавцы и персонал

На первом этапе для открытия продуктового магазина достаточно двух продавщиц, которые будут работать посменно. Также на них можно возложить функцию выкладки товара и уборки торговой площади. Помимо этого потребуется грузчик, чтобы обеспечить выгрузку продукции из машин поставщиков на склад магазина.

От приветливости персонала зависит и посещаемость магазина. Покупатель скорее пройдёт лишний квартал за одной буханкой хлеба, лишь бы не слушать хамство продавщицы. Владельцам бизнеса стоит обращать внимание на это, и учитывать при организационном планировании. Возможно стоит проводить периодические тренинги по обучению работе с покупателями или же ввести систему поощрений за соблюдение стандартов обслуживания. Такие стандарты должны также включать нормативную скорость обслуживания одного клиента и фразы приветствия и благодарности.

Каждый сотрудник обязан иметь санитарную книжку и регулярно проходить медицинское обследование, в случае не соблюдении этих требований предпринимателю грозит штраф.

Если индивидуальный предприниматель никогда не занимался бухгалтерией, то лучше нанять специалиста, чтобы не попасть в неприятности с отчётностью. Лучше найти опытного бухгалтера, который работал с розницей.

Налогообложение продуктового магазина

При регистрации ИП автоматически устанавливается общая система налогообложения. Как утверждают специалисты, в реальных рыночных условиях работать ИП на таком налогообложении не выгодно. Именно поэтому, ещё перед регистрацией ИП и постановкой на налоговый учёт, необходимо определиться с выбором системы налогообложения. Заявление на переход на УСН или ЕНВД можно написать сразу же на месте в налоговой и подать вместе со всем пакетом документов на регистрацию ИП. Если этот момент упустить, то сменить общую систему получится только в начале следующего календарного года.

Какой же выбрать режим налогообложения: УСН или ЕНВД? Такой режим налогообложения, как УСН имеет ограничение в объёме оборота за год в размере 60 млн. руб., очевидно, что небольшой продуктовый магазин с лёгкостью будет выполнять эту норму. Удобно использовать такой режим при оптовой торговле. В зависимости от величины наценки в магазине, можно выбрать УСН «Доходы» со ставкой в 6% – если наценка большая, или же УСН «Доходы минус расходы» со ставкой в 15%, когда наценка не более 40% от стоимости закупки товара.

Использовать ЕНВД не получится, если продуктовый магазин:

1. Занимается оптовой реализацией товаров.
2. Имеет торговую площадь свыше 150 кв.м.
3. Расположен в г. Москве (ЕНВД здесь запрещён для этого вида деятельности).
4. Имеет свыше 100 сотрудников по среднесписочному показателю за предыдущий год.

В любых других условиях предприниматель может на добровольных условиях перейти на ЕНВД, а налоговая ставка устанавливается от 7,5 до 15%.