Какие документы требуются при поставки продуктов
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Полный перечень необходимых документов
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне – поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль – выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя – уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» – лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик – оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество, цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник
Лектор семинара: Д. Водчиц,
ведущий юрисконсульт КСК Групп
Журнал “Семинар для бухгалтера” № 7/2012
Раздаточный материал к семинару
Скачать >>
План вебинара:
1. Доставка товара силами поставщика или покупателя.
2. Доставка товара привлеченным перевозчиком.
3. Доставка товара экспедиторами.
Мы обсудим очень важный для бухгалтера вопрос – правильное оформление документов по доставке товара. Я хочу отметить, что интерес налоговиков к этой теме только растет. Если прежде во время проверки налоговые инспекторы чаще всего во главу угла ставили вопросы должной осмотрительности по отношению к поставщикам, то на настоящий момент налоговые инспекции и суды все больше внимания уделяют реальности хозяйственных операций.
Реальность операции будем рассматривать на примере поставки товара. Необходимо помнить, что инспекторы могут проверить реальность доставки товара как на этапе покупки, так и на этапе продажи. Вследствие этого я взял за правило лишний раз напоминать клиентам, что необходимо внимательно отслеживать документы, подтверждающие транспортную логистику.
Споры по поводу необходимости обязательного оформления ТТН по форме 1-Т наряду с оформлением ТОРГ-12 давно утихли. Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 утверждены Правила перевозки грузов автомобильным транспортом и создана новая форма транспортной накладной. Она служит исключительно для подтверждения заключения договора перевозки. И хотя арбитражная практика по вопросу применения транспортной накладной пока скудна, от бухгалтеров поступает множество вопросов по применению данных правил и новой формы транспортной накладной. В связи с тем, что старая форма накладной не отменена, многие сомневаются, можно ли применять обе формы. На самом деле позиция Минфина не обязывает применять обе формы, но и не ограничивает применением только какой-то одной (письмо Минфина России от 17 августа 2011 г. № 03-03-06/1/498. – Примеч. ред.). Одна форма не исключает другую.
Однако если компания привлекает стороннего перевозчика, то в обязательном порядке должна быть оформлена транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
Ситуация № 1. Доставка товара силами поставщика или покупателя
Разберемся, как же все-таки подтвердить реальность операции по поставке товара при разных вариантах доставки ТМЦ. Начнем с ситуации, когда доставка товара осуществляется силами поставщика или покупателя.
Если обязанность по доставке лежит на поставщике, то покупателю фактически не важно, каким образом поставщик доставит товар. Допустим, поставщик доставляет ТМЦ собственным транспортом, то есть без привлечения стороннего перевозчика. Тогда рекомендованный комплект документов, который должен быть на руках у поставщика, будет следующим:
– договор поставки;
– ТОРГ-12 ;
– доверенность на представителя грузополучателя (покупателя), которому были переданы ТМЦ;
– путевой лист.
Для чего так важно оформлять доверенность? Конечно, для подтверждения выполнения обязанности по доставке товара. В свою очередь, путевой лист обязателен для подтверждения факта, что водитель действительно выезжал на рейс. Кроме того, путевой лист понадобится для списания в расходы по налогу на прибыль ГСМ.
Почему вообще я акцентирую внимание на правильном комплекте документов у поставщика?
Однодневки
Практика показывает, что инспекторы могут оспорить реальность доставки не только со стороны покупателя, но и со стороны поставщика. По их мнению, недобросовестные налогоплательщики такими операциями пользуются для построения налоговых схем: поставщик поставляет по заниженной стоимости товар, а наценка происходит уже на следующих звеньях цепи. Таким образом, товар реализуется по заниженной стоимости, а налоговая нагрузка падает не на поставщика, а на покупателя товара, которым зачастую выступает однодневка. Налоговики склоняются к тому, что в этом случае поставщик становится выгодоприобретателем, который уклоняется от налогов, занижая цену поставки.
Налоговые инспекторы по таким категориям дел признают выручку, поступившую от покупателя-однодневки, внереализационным доходом поставщика.
Если доставка осуществляется силами поставщика без привлечения перевозчика, то я рекомендую оформить ТТН по форме 1-Т. Ко всему прочему для компании это будет лишним поводом привлечь водителя к ответственности в случае потери груза. Потому что именно в этом документе отражаются перечень товара, который должен быть доставлен, его стоимость, адрес доставки.
Рассмотрим комплект документов, который должен быть на руках у покупателя:
– договор поставки товара;
– ТОРГ-12;
– копия путевого листа на водителя поставщика;
– доверенность на представителя поставщика, передавшего ТМЦ.
Путевой лист
Копия путевого листа необходима в подтверждение того, что водитель – это действительно водитель поставщика. Если товар будет передан водителем третьего лица, то скорее всего в перевозке задействован перевозчик, и необходимо требовать транспортную накладную.
Один из самых распространенных способов доставки товара – транзитная доставка. Этот способ широко применяем трейдерами, которые перепродают товар по пути его следования. Таким образом, грузополучателем товара является третий или четвертый покупатель в цепочке. Поставщик сразу отгружает товар указанному грузополучателю, минуя покупателя. И само собой, у покупателя будет только ТОРГ-12. Рекомендую оформить ТТН, потому что в форме 1-Т покупатель даже в этом случае будет указан как плательщик за товар. Товарно-транспортная накладная подтвердит реальность поставки. Если же в цепочке движения товара более одного перепродавца, то ТТН по форме 1-Т не поможет.
Случай второй – когда обязанность по доставке лежит на покупателе. Здесь схожий комплект документов, подтверждающих доставку. Однако путевой лист будет оформлять уже компания-покупатель. Путевого листа, наличия водителя и транспортного средства достаточно, чтобы подтвердить реальность доставки. Форму 1-Т оформлять необязательно. Однако этот документ – возможность для компании обезопасить ТМЦ от утери водителем. И еще это дополнительный козырь в случае, если придется доказывать реальность доставки в суде. У поставщика должны быть:
– договор поставки;
– ТОРГ-12;
– доверенность на водителя покупателя, которому были переданы ТМЦ.
У покупателя должны быть:
– договор поставки;
– ТОРГ-12;
– доверенность на представителя поставщика, передавшего товар;
– путевой лист.
Ситуация № 2. Доставка товара привлеченным перевозчиком
Рассмотрим поставку, которая осуществляется с привлечением стороннего перевозчика. Новую форму транспортной накладной должны подписывать перевозчик и заказчик перевозки. Поэтому я рекомендую при оформлении транспортной накладной в договоре о перевозке указывать обязанность перевозчика по заполнению транспортной накладной в полном объеме. Это упрощает документооборот, особенно при нахождении перевозчика в регионе.
Комплект документов у поставщика, который является заказчиком перевозки:
– договор поставки;
– ТОРГ-12;
– договор перевозки, при его наличии;
– заказ или заявка на перевозку;
– транспортная накладная (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года);
– копия доверенности на представителя грузополучателя (покупателя), которому были переданы ТМЦ.
Поставщик должен подтвердить, что он заказал перевозку, предъявить транспортную накладную, по которой перевозчик забрал у него груз для передачи на склад покупателя. Необходима копия доверенности на представителя грузополучателя, подтверждающая, что груз был передан именно уполномоченному лицу покупателя или грузополучателя.
Комплект документов покупателя аналогичный. За исключением договора перевозки – его не будет, потому что заказчиком перевозки покупатель не является. У покупателя будет экземпляр транспортной накладной. Напомню, что транспортная накладная должна быть оформлена минимум в трех экземплярах.
Если покупатель не является грузополучателем товара, то транспортной накладной и путевого листа у него не будет. В данном случае я рекомендую обязательно запросить копию транспортной накладной у поставщика. Такой документ подтвердит факт доставки товара грузополучателю.
Не забывайте, что по новым правилам перевозки грузоотправитель вправе от водителя потребовать путевой лист при получении груза. Поэтому водитель должен такой документ иметь на руках всегда. А у представителя покупателя всегда должна быть доверенность.
Если обязанность по доставке лежит на покупателе, то комплект документов покупателя складывается из:
– договора поставки;
– ТОРГ-12;
– договора перевозки, при его наличии;
– заказа или заявки на перевозку;
– транспортной накладной (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года);
– доверенности на водителя перевозчика на получение ТМЦ.
Комплект документов поставщика формируется аналогично. За исключением договора перевозки и заявки на перевозку.
Легко запомнить, что во всех случаях, когда привлекается сторонний перевозчик, транспортная накладная должна быть оформлена в обязательном порядке.
Ситуация № 3. Доставка товара экспедиторами
Отдельная история у компаний складывается с договорами транспортной экспедиции. Проблема в том, что экспедиторские услуги находятся на стыке посредничества и возмездного оказания услуг. Закон не предъявляет обязательных требований к наличию акта оказанных услуг, отчета экспедитора, транспортных накладных.
Тем не менее базовыми документами у поставщика, подтверждающими, что экспедитор выполнил свои обязательства, являются:
– договор поставки;
– ТОРГ-12;
– договор транспортной экспедиции;
– поручение экспедитору;
– экспедиторская расписка;
– акт оказанных услуг.
Экспедиторская компания не обязана предоставлять акт или транспортную накладную, подтверждающую, что груз передан покупателю. Если экспедитор своими силами осуществляет перевозку, то наличие транспортной накладной обязательно, так как в данном случае экспедитор выступает перевозчиком, а не посредником.
Если обязанность по доставке лежит на поставщике, то договор транспортной экспедиции он и должен заключать.
Покупатель может вообще не знать, что поставщик для доставки привлекает экспедитора. В любом случае у покупателя, как у грузополучателя, в обязательном порядке должна быть оформлена транспортная накладная.
Если же покупатель является заказчиком перевозки, необходимо проверить наличие:
– договора поставки;
– ТОРГ-12;
– договора транспортной экспедиции;
– поручения экспедитору;
– экспедиторской расписки;
– акта оказанных услуг;
– транспортной накладной (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года).
Если экспедитор не предоставил транспортную накладную, рекомендую ее все-таки потребовать. Это предотвратит возможный конфликт с налоговой инспекцией.
О вебинаре
Место проведения: г. Москва
Тема: «Налоговые риски и контроль в торговле: актуальные вопросы и судебная практика»
Длительность: 2 часа
Стоимость: бесплатно
Компания-организатор: журнал «Финансовый директор», тел. (495) 788-53-14, www.fd.ru
Источник