Какие документы требовать от поставщика продуктов
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Полный перечень необходимых документов
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне – поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль – выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя – уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» – лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик – оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество, цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник
Документы, необходимые для реализации пищевой продукции в торговой сети и общественном питании
В связи с поступающими многочисленными запросами относительно документов, необходимых в настоящее время для реализации в торговой сети и общественном питании пищевой продукции, сообщаем следующее.
С 1 июля 2013 годана территории Таможенного союза действует Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 021/2011 “О безопасности пищевой продукции” (далее – ТР ТС 021/2011), утвержденный решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011.
С 15 февраля 2015 года вся пищевая продукция, за исключением рыбы и рыбной продукции, выпущенная в обращение на территории Таможенного союза (Россия, Белоруссия, Казахстан), подлежит обязательному подтверждению соответствия в порядке, установленном ТР ТС 021/2011.
Согласно требованиям ТР ТС 021/2011, основной формой подтверждения соответствия пищевой продукции является обязательное декларирование её соответствия законодательству Таможенного союза с оформлением и регистрацией декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза ()— документа, в котором подтверждается соблюдение обязательных требований безопасности к продукции и её соответствие требованиям Таможенного союза.
Согласно статье 23 ТР ТС 021/2011: «Декларированию соответствия подлежит выпускаемая в обращение на таможенной территории Таможенного союза пищевая продукция, за исключением:
1) непереработанной пищевой продукции животного происхождения (подлежит ветеринарно-санитарной экспертизе с оформлением ветеринарного свидетельства (справки);
2) специализированной и новой пищевой продукции (подлежит государственной регистрации с оформлением свидетельства о государственной регистрации);
3) уксуса (не подлежит ни одной из форм оценки (подтверждения) соответствия)».
Декларация о соответствии Таможенного союза принимается (оформляется) самим производителем или поставщиком продукции и передается для регистрации в аккредитованный орган по сертификации.
Заявителем (декларантом) при декларировании соответствия требованиям Технических Регламентов Таможенного союза может быть только организация, зарегистрированная на территории Таможенного союза.
Декларирование соответствия пищевой продукции требованиям ТР ТС 021/2011 и (или) технических регламентов Таможенного союза на отдельные виды пищевой продукции осуществляется путем принятия по выбору заявителя декларации о соответствии на основании собственных доказательств и (или) доказательств, полученных с участием третьей стороны.
Декларирование соответствия пищевой продукции осуществляется по одной из схем декларирования, установленных ТР ТС 021/2011, по выбору заявителя пищевой продукции. Процедура декларирования соответствия по ТР ТС включает несколько этапов: подготовка и сбор полного пакета документов для предоставления в регистрирующий орган, оформление и принятие декларации, регистрация декларации в Едином реестре зарегистрированных деклараций Таможенного союза.
Продажа товаров без декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза в тех случаях, когда продукция попадает под декларирование по требованиям технических регламентов Таможенного союза, запрещена, подлежит принудительному отзыву с рынка и наказывается штрафом.
Ветеринарно-санитарной экспертизе подлежит непереработанная пищевая продукция животного происхождения, которая при выходе в обращение сопровождается документом, содержащим сведения, подтверждающие безопасность (статья 30 ТР ТС 021/2011).
В силу статьи 4 ТР ТС 021/2011, непереработанная пищевая продукция животного происхождения – не прошедшие переработку (обработку) туши (тушки) продуктивных животных всех видов, их части (включая кровь и субпродукты), молоко сырое, сырое обезжиренное молоко, сливки сырые, продукция пчеловодства, яйца и яйцепродукция, улов водных биологических ресурсов, продукция аквакультуры. Техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 034/2013 «О безопасности мяса и мясной продукции» уточняется перечень продукции, подлежащей ветеринарно-санитарной экспертизе: продукты убоя – непереработанная пищевая продукция животного происхождения, полученная в результате убоя в промышленных условиях продуктивных животных и используемая для дальнейшей переработки (обработки) и (или) реализации, включая мясо, субпродукты, жир-сырец, кровь, кость, мясо механической обвалки (дообвалки), коллагенсодержащее и кишечное сырье.
Проведение ветеринарно-санитарной экспертизы и оформление ее результатов осуществляется в соответствии с законодательством государства-члена Таможенного союза, а также Соглашением Таможенного союза по ветеринарно-санитарным мерам.
Подтверждение соответствия рыбы и рыбной продукции на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 01.12.2009г. № 982 «Об утверждения единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии» осуществляется в форме принятия декларации о соответствии.
Помимо документов, подтверждающих соответствие пищевой продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза, пищевая продукция, находящаяся в обращении, в том числе продовольственное (пищевое) сырье, должна сопровождаться товаросопроводительной документацией, обеспечивающей прослеживаемость данной продукции (статья 5 ТР ТС 021/2011). Прослеживаемость пищевой продукции – возможность документарно (на бумажных и (или) электронных носителях) установить изготовителя и последующих собственников находящейся в обращении пищевой продукции, кроме конечного потребителя, а также место происхождения (производства, изготовления) пищевой продукции и (или) продовольственного (пищевого) сырья (статья 4 ТС 021/2011).
Таким образом, в законном обороте может находиться пищевая продукция в сопровождении следующих документов:
1) декларация соответствия требованиям Технического регламента Таможенного союза;
2) декларация о соответствии (рыба и рыбная продукция);
3) ветеринарное свидетельство (ветеринарная справка) (непереработанная пищевая продукция животного происхождения);
4) свидетельство о государственной регистрации (новая и специализированная пищевая продукция);
5) товаросопроводительная документация, обеспечивающая прослеживаемость пищевой продукции (все пищевые продукты).
Источник
Обновлено 03.07.2019
Давайте рассмотрим конкретный случай из жизни, вот что написал нам читатель: Хочу в ближайшем будущем открыть свою продуктовую точку. До того опыта ведения бизнеса не было, работал на заводе, по сокращению остался ни с чем. С поставщиками связь уже наладил, однако пока понять не могу какие документы они мне должны предоставить для проверки соответствия товара и в целом, чтобы у меня потом проблем не было? Из-за неосведомленности в данном вопросе, боюсь недоглядеть какую-нибудь справку и в итоге на свою шею проблем привлечь.
Содержание
(кликните, чтобы открыть)
Касательно темы необходимых документов для поставщика нет каких-либо общих требований, которые бы исполнялись повсеместно. Законодательно данный вопрос нечем не ограничен. Некоторую информацию можно взять из рекомендаций Роскомторга от 10 июля. В них прописываются некоторые моменты, касательно общего списка. В частности, в данных рекомендациях говорится о том, что конечный список документов составляется на основе:
- Техническими условиями к тому товару, который поставляется.
- Условиями по конечной поставке товарной единицы. Например передвижение по ЖД или автоперевозчиком.
- Исходя из условий договора. Могут быть прописаны дополнительные требования.
- Прочими инструкциями для товара народного потребления.
find_in_page Статьи по теме
(кликните, чтобы открыть)
Постараемся дать Вам перечень документом для продажи товаров, в качестве них обычно выступают те товарные единицы, которые предназначены для удовлетворения потребностей граждан, а так как вы собираетесь открывать продовольственный магазин, то список будет вам применим.
И так, при доставке товара, от поставщика вам необходимо потребовать:
- Накладную на поставляемый товар по форме ТОРГ-12. В ней должно содержаться:
- Информация о участника договора начиная с продавца и грузоперевозчика и заканчивая покупателем.
- Номера реквизитов договора поставки товара и накладной.
- Вся информация на предоставляемый товар с учетом НДС.
- Возможные приложения. В них обычно бывают сертификаты качества и различные паспортные данные на товарную единицу.
- Подписи участников или их представителей.
- Товарно-транспортная накладная в случае если поставщик пользуется услугами сторонней фирмы при доставке. При этом данный документ делается в 4-х экземплярах: первый отдают тому чей груз отправляют, второй отдается отправителю при приеме товара на месте. В последствии все 4 документа подписываются при приеме отправителем. В нем ставится отметка о проверке соответствия, что доставкой довольны. 3 экземпляра уходят транспортной компании, а один остается на руках у поставщика.
- Если Вы являетесь плательщиком НДС (т. е. не работаете по ЕНВД и УСН), то необходимо запросить счет-фактуру. Она строго регламентируема и позволяет произвести вычеты суммы НДС из итоговой стоимости товара.
- В случае если оплата поставщику осуществляется на банковский счет, то необходимо также запросить документ, содержащий реквизиты того счета, на который необходимо перевести средства. В нем указывается также сумма.
- Сертификаты качества на каждую товарную единицу. В вашем случае обязательны. Данный документ подтверждает официально, что приобретенный товар не опасен для жизни и здоровья потребителя и может использоваться по назначению.
- В ряде случаев дополнительно с поставщиком заключат договоренности по поставке. На практике его подписывают раз в год и при изменении каких-либо условий, уведомляют об этом покупателя. Его необходимо также запросить в случае если ранее он был заключен с поставщиком.
Таким образом вышеуказанный список в любом случае должен быть у вас на руках и добросовестный поставщик обязан это все показать. Так как продавать вы собираетесь товары, которые имеют свойство портиться, особенное внимание уделяйте сертификатам качества.
В случае каких-либо неприятных ситуаций, при которых покупателю будет нанесен вред здоровью по причине употребления продуктов из вашего магазина, можно будет сослаться на соответствие качеству, указывая на сертификат. В этом случае ответственность понесет производитель.
Подпишитесь на свежие новости
Важно знать!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
- Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.
Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!
Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!
- Анонимно
- Профессионально
Источник