Какие документы нужны для заключения договора поставки продуктов питания
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Полный перечень необходимых документов
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне – поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль – выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя – уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» – лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик – оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество, цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник
Перечень документов для заключения договора поставки товара — это определенный список бумаг, которыми стороны обмениваются перед подписанием соглашения. О том, для чего это делается и какие документы стоит запросить у контрагента, расскажем в этой статье.
Особенности договор поставки
Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).
Обратите внимание! Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.
Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.
Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.
Полезные рекомендации по заключению договора поставки вы найдете в путеводителе по договорной работе КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.
Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя
При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.
На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.
Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:
- Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
- Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
- Убедиться в платежеспособности стороны.
- Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.
Важно! По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Текст концепции вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.
Список необходимых для сделки документов
Обратите внимание! Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.
Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:
- Учредительных, а именно:
- устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
- договора об учреждении или учредительного договора;
- протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
- Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
- Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
- Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
- Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
- Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.
Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.
Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).
***
Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.
Источник
Условия отбора контрагентов
для заключения договора поставки продовольственных товаров
1. Общие положения
1.1. Настоящие Условия отбора контрагентов для заключения договора поставки продовольственных товаров (далее «Условия») разработаны в соответствии с требованиями Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации».
1.2. Под «Контрагентом» понимается хозяйствующий субъект, осуществляющий торговую деятельность посредством организации торговой сети в смысле, придаваемом этому понятию вышеназванным Федеральным законом, и имеющий намерение заключить с АО «АЯН» (далее «Общество», «Предприятие») договор, предметом которого будет являться поставка продукции, производимой Обществом.
1.3. Условия носят исключительно информационный характер и не являются публичной офертой в понимании п. 2 ст. 437 ГК РФ.
1.4. Общество вправе в любое время и без каких-либо ограничений вносить изменения в настоящие Условия.
2. Принципы отбора контрагентов
2.1. Отбор контрагентов осуществляется на основании единых критериев, перечисленных в настоящих Условиях, сформированных исходя из основных начал гражданского законодательства и обычаев, сложившихся в предпринимательской деятельности.
2.2. Предприятие осуществляет проверку контрагентов на предмет правового положения, финансовой состоятельности, добросовестности в исполнении обязательств и соблюдении требований действующего законодательства, а также иных критериев.
Проверка контрагентов проводится с использованием следующих источников: сервисов, предоставляемых официальными сайтами государственных надзорных и правоохранительных органов; сервисов, предоставляемых сайтами судебных органов; программ проверки контрагентов и иных общедоступных источников.
В случае, если имеющейся в указанных источниках информации недостаточно, общество вправе обратиться с запросом о предоставлении недостающей информации непосредственно к контрагенту.
2.3. В ситуации, когда в ходе процедуры отбора предприятием будет установлено одинаковое либо достаточно близкое соответствие критериям настоящих Условий двух или нескольких контрагентов, окончательное право выбора контрагента остается за обществом.
3. Критерии отбора контрагентов
3.1. При выборе контрагента предприятие руководствуется следующими критериями:
3.1.1. Контрагент должен быть зарегистрирован в установленном законодательством РФ порядке.
3.1.2. У контрагента должна отсутствовать просроченная задолженность по налогам и сборам.
3.1.3. Контрагент не должен находиться в стадии ликвидации, в отношении него не должны быть введены процедуры банкротства, его деятельность не должна быть приостановлена в порядке, установленном действующим законодательством.
3.1.4. При осуществлении лицензируемой деятельности контрагент обязан иметь соответствующую лицензию.
3.1.5. В отношении контрагента должны отсутствовать факты систематического неисполнения или ненадлежащего исполнения принятых на себя обязательств по ранее заключенным как с обществом, так и с третьими лицами, сделкам.
3.1.6. В отношении контрагента должны отсутствовать факты систематического нарушения действующего законодательства, а также возбужденные исполнительные производства.
3.1.7. В отношении контрагента, его руководителя либо участника(ов) должны отсутствовать сведения в любом из реестров, размещенных на сайте Федеральной налоговой службы в разделе «Риски бизнеса» (https://egrul.nalog.ru/).
3.1.8. Контрагент должен быть платежеспособен и финансово устойчив, обеспечивать возможность исполнения своих обязательств по оплате в срок продукции, в объемах, запланированных к поставке.
3.1.9. Чистая прибыль контрагента по данным годовой бухгалтерской отчетности за год, предшествовавший году обращения с заявкой на заключение договора поставки, должна быть положительной.
3.2. Преимуществами при отборе контрагента являются:
3.2.1. Наличие статуса действующего партнера АО «АЯН», надлежаще исполняющего свои обязательства перед предприятием, длительный срок совместного сотрудничества.
3.2.2. Наличие у контрагента в собственности складского помещения площадью не менее 100 кв.м, позволяющего обеспечить нормативные условия хранения поставляемой продукции.
3.2.3. Готовность приобретения полного ассортимента выпускаемой предприятием продукции.
3.2.4. Наличие логистических возможностей по выгрузке продукции на склады контрагента в сроки, не превышающие 2 (двух) часов с момента прибытия транспортного средства (в целях недопущения изменения потребительских свойств продукции).
3.2.5. Наличие в штате контрагента торговых представителей.
3.2.6. Возможность организации электронного документооборота c помощью электронной системы обмена данными по заказам и поставкам, используемой предприятием.
3.2.7. При рассмотрении заявок контрагентов на заключение договора поставки, включающего в ассортимент поставляемой продукции бестарное пиво, преимуществами при отборе контрагентов, кроме вышеперечисленных, будут являться:
— наличие опыта торговли бестарным пивом;
наличие у контрагента сотрудников (штатных либо привлеченных), осуществляющих дезинфекцию и ремонт оборудования для розлива из кег;
— наличие автотранспорта для доставки бестарного пива по торговым точкам (если применимо);
— наличие оборотних кег, углекислотных баллонов;
— наличие финансовой возможности приобретения и установки оборудования для реализации разливного оборудования.
4. Перечень документов, необходимых для заключения договора поставки
4.1. Для заключения договора поставки контрагент предоставляет копии следующих документов:
— выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, выданной не ранее чем за 30 дней до момента обращения с заявкой на заключение договора поставки;
— свидетельства о регистрации юридического лица или свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя;
— свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— устава организации в действующей редакции (для юридических лиц);
— решения (протокола) о назначении директора/генерального директора организации (если заявка на заключение Договора поставки подписана иным лицом необходимо представить документ, подтверждающий полномочия указанного лица);
— бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах за последний отчетный период c отметкой налоговых органов об их принятии либо протокола, подтверждающего передачу бухгалтерской отчетности налоговым органам (в случае ее подачи в электронном виде);
— первой страницы налоговой декларации по ЕНВД за последний отчетный период с отметкой налоговых органов Российской Федерации о ее принятии (для контрагентов, являющихся плательщиками ЕНВД);
— первой страницы налоговой декларации в связи с применением УСН за последний отчетный период с отметкой налоговых органов Российской Федерации о ее принятии (для контрагентов, являющихся плательщиками налога, уплачиваемого в связи с применением УСН);
— действующих лицензий на осуществление определенных видов деятельности (если применимо);
— справки об отсутствии задолженности перед бюджетом, полученной не ранее последней отчетной даты.
Копии вышеуказанных документов представляются заверенные печатью контрагента и подписью директора/генерального директора/лица, уполномоченного действовать от имени контрагента на основании доверенности.
4.2. Кроме указанных документов контрагент дополнительно предоставляет анкету (согласно Приложения №1 к Условиям) с указанием своих банковских реквизитов и обязательными образцами подписей руководителя и главного бухгалтера контрагента.
4.3. Документы предоставляются на бумажном носителе или по электронной почте.
5. Существенные условия договора поставки
Договор поставки заключается при условии согласования Покупателем и Поставщиком следующих существенных условий:
5.1. Наименование, ассортимент и количество подлежащих поставке товаров.
Полный ассортимент продукции, реализуемой Поставщиком, представлен на сайте АО «АЯН» (www.ayan.ru), в разделе «Продукция». Конкретный перечень подлежащих поставке товаров, а также их количество, согласовывается сторонами в Договоре поставки или в установленном им порядке.
5.2. Условия поставки.
Поставка продукции будет осуществляться на условиях ее отгрузки со склада Поставщика в автомобильный транспорт контрагента либо привлеченного им перевозчика.
Сторонами в Договоре могут быть согласованы иные условия поставки.
5.3. Срок поставки.
Срок поставки согласовывается сторонами в Договоре поставки и/или подаваемых в рамках него заявок в зависимости от конкретных условий поставки продукции, местонахождения Покупателя и иных факторов, оказывающих влияющих на данное условие.
5.4. Порядок и срок оплаты продукции.
Покупатель производит предварительную оплату поставляемой продукции банковским переводом на расчетный счет предприятия, указанный в Договоре поставки.
Сторонами в Договоре могут быть согласованы и иные условия оплаты продукции.
5.5. Порядок поставки и приемки продукции.
Поставка продукции осуществляется в пределах объемов, согласованных Договором поставки. Ежемесячные объемы продукции поставляются равномерно отдельными партиями кратно автомобильной загрузке на основании подаваемых Покупателем за 3 (три) рабочих дня до планируемой отгрузки заявок.
В случае заказа Покупателем поставки продукции железнодорожным транспортом порядок ее поставки, включая сроки подачи заявок, определяется Сторонами дополнительно Договором поставки. Минимальный объем поставляемой партии продукции в этом случае не должен быть менее одного вагона.
Способ направления заявок подлежит согласованию сторонами в Договоре поставки.
Продукция принимается Покупателем по количеству, ассортименту и качеству в соответствии с порядком, согласованным сторонами в Договоре поставки.
5.6. Условия сохранения потребительских свойств продукции.
Покупатель обязан соблюдать условия оборота продукции АО «АЯН», согласованные в Договоре поставки, а также условия хранения продукции согласно требованиям нормативной документации, указанным на потребительской таре и в сертификате качества.
5.7. В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ Стороны вправе определить в качестве существенных иные условия Договора поставки.
6. Информация о качестве и безопасности поставляемой продукции
6.1. Качество поставляемой в рамках Договора поставки продукции соответствует требованиям государственных стандартов (ГОСТ) или технических условий (ТУ), обеспечивает безопасность жизни, здоровья потребителей, охрану окружающей среды и соответствует требованиям, принятым при поставках соответствующих товаров в Российской Федерации.
6.2. АО «АЯН» гарантирует, что продукция разрешена к реализации на территории Российской Федерации, не обременена правами третьих лиц и/или не нарушает права либо законные интересы третьих лиц, не находится в залоге, под арестом и не имеет иных ограничений и правопритязаний.
6.3. Товар сопровождается документами, необходимыми для его реализации на территории Российской Федерации, оформленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Документы, подтверждающие качество и безопасность продукции АО «АЯН», размещены на официальном сайте предприятия по следующим ссылкам:
— https://www.ayan.ru/products/beer/ — пиво;
— https://www.ayan.ru/products/soft-drinks/ — безалкогольные напитки;
— https://www.ayan.ru/products/mineral-water-hankul/ — «Минеральная вода Хан-Куль»;
— https://www.ayan.ru/products/drinking-water-lel/ — «Питьевая вода «Лель».
Приложение № 1 к Условиям отбора контрагентов для заключения договора поставки продовольственных товаров
Источник