Какие документы нужны для поставки продуктов в магазин

Полный перечень необходимых документов

Предварительный этап

Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне – поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.

Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).

Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.

Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.

Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль – выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.

Пакет документов для заключения договора поставки

• устав компании, а также учредительный договор,
• свидетельство о госрегистрации,
• выписка из ЕГРЮЛ,
• свидетельство о постановке на учет в ФНС,
• лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),

Предоставленная информация поможет:

• проверить законность регистрации предприятия;
• узнать, действительно ли работает ли организация;
• проверить платежеспособность контрагента;
• выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.

После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.

Первичные документы поставки

Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.

Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.

Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные

Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.

Какие документы нужны при поставке товара

Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.

Накладные

Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).

Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.

Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.

Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:

• от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
• от покупателя – уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» – лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.

В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик – оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.

Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.

Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.

Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.

Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.

Счет и счет-фактура

Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.

Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.

Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Типовая форма счета-фактуры прилагается.

В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.

Акт выполненных работ

О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:

• название и реквизиты обеих сторон,
• номер и дата составления акта,
• реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
• наименование проделанных работ, их количество, цена и общая стоимость,
• указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
• подписи уполномоченных лиц и печати компаний.

Прочие документы на поставку товара

Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:

• владелец транспортного средства;
• данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
• информация о ТС,
• показатели автомобильных счетчиков,
• информация о прохождении техосмотра.

Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.

При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.

Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.

Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.

Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).

Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.

Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.

Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.