Какие данные могут содержаться в ячейках таблицы

Какие данные могут содержаться в ячейках таблицы thumbnail

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

  • константы – неизменные значения;
  • формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

  • числа;
  • текст;
  • дата и время;
  • логические данные;
  • ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

  • числовой;
  • денежный;
  • финансовый;
  • процентный;
  • дробный;
  • экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

  1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.Выбор формата ячейки на ленте программы в Эксель
  2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.Переход в окно форматирования через контекстное меню ячейки в Excel

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Числовой формат в Эксель

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Ввод числа в ячейку таблицы Эксель

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ввод текста в ячейку таблицы Excel

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Время в ячейке Эксель

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

  • чч:мм:сс;
  • чч:мм;
  • чч:мм AM/PM;
  • чч:мм:сс AM/PM и т.д.Выбор типа отображения времени в ячейке Эксель

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

  • ДД.ММ.ГГГГ;
  • ГГГГ-ММ-ДД;
  • ДД-ММ;
  • ДД-ММ-ГГ и т.д.Выбор типа отображения даты в ячейке Эксель

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Одновременное отображение даты и времени в ячейке Excel

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

Ошибки в Эксель

  • #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0;
  • #Н/Д – введены недопустимые данные;
  • #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
  • #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
  • #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
  • #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
  • #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Формула в Эксель

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Формула в Excel

Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Вставка функции в ячейку таблицы Эксель

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заполнение аргументов функции в Excel

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

Источник

Вкаждую ячейку электронной таблицы могут быть введены данные одного из следующих типов:

· Текст;

· Число;

· Формула, например: =А1*А2, =В10+В11;

· Функция, например: =СУММ(А1:А2);

· Дата и время.

Тип данных подразумевает:

1)   допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;

2) допустимое множество операций над этими данными.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом.

По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые – по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.

Символьные (текстовые) данные

Текстэто последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер и, как правило, не подвергаются каким-либо преобразованиям. Текстовые данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В одной ячейке может содержаться до 32 000 символов.

Для манипуляций с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки («Текст»). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ?

Числовые данные

Большинство рабочих листов Excel состоит из таблиц, заполненных числами, с которыми производятся математические или иные операции. Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус), знак равенства или левая круглая скобка.

Числовые данные могут быть представлены:

· целыми числами;

· в виде десятичных дробей;

· в виде обыкновенных (рациональных) дробей;

· в научном (экспоненциальном) формате – в виде мантиссы и порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числя0,00000235;

· в форме процента – значения ячеек умножаются на 100 и выводятся с символом %, например 0,2%;

· в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.

Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Числов диалоговом окне Формат ячеек,которое выводится на экран командой ФОРМАТ ► Ячейки.

В Excel установлено ограничение для используемых числовых данных – 15 разрядов, т.е. числа хранятся с точностью до 15 знаков независимо от количества разрядов, отображаемых на экране. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы #, например (#########). Это обусловлено тем, что частичное представление чисел в ячейках может привести к ошибкам в вычислениях. Для полного отображения числовых данных необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца.

Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.

Дата и время

Дата и время являются особым типом входных данных. Они вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем даты и время могут быть использованы в вычислениях. Для выполнения вычислений с использованием времени и дат в Excel имеются специальные функции ДАТАи ВРЕМЯ.

Программа Excel автоматически ведет календарь, учитывая число дней в месяце, високосные годы и др., например, может дать ответ, какой день недели будет через 100 дней, через год и т. п.

Время хранится в ячейке таблицы как доля суток, т.е. число 0,25 в формате времени будет представлять 6 часов утра – 6:00.

Форматирование листов и данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определённый формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как во всей таблице (глобально), так и в отдельной ячейке или блоке ячеек (локально).

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

· кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;

· команду меню окна ФОРМАТЯчейки;

· команду контекстного меню Формат ячеек.

Большинство кнопок панелей инструментов используется в Excel также, как и аналогичные кнопки в программе Word, например, для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) очень удобно использовать кнопку Формат по образцу. Кроме того, в Excel имеется специальная группа кнопок , которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных – устанавливать в ячейках и диапазонах разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел.

При форматировании заголовков таблиц часто возникает необходимость объединения по горизонтали несколько ячеек для того, чтобы текст заголовка располагался по центру таблицы. Для этой цели в Excel существует специальная кнопка  Объединить и поместить в центре. При использовании этой кнопки необходимо соблюдать определенную осторожность, так как не, следует забывать, что текст заголовка фактически находится в той ячейке, куда он был введен первоначально.

Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду ФОРМАТЯчейки и на вкладке Выравниваниеснять переключатель Объединение ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

· Число;

· Выравнивание;

· Шрифт;

· Граница;

· Вид;

· Защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, – общий, числовой, денежный или др.

В левом подокне выбирается категория формата, а в подокне справа – конкретный формат.

Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Типописать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:

· по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.п.);

· по вертикали;

· ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок.

Для выполнения автоформатирования необходимо:

· выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;

· ввести команду ФОРМАТ ► Автоформат;

· в диалоговом окне Автоформатвыбрать подходящий вариант оформления.

Иногда возникает необходимость скрыть (спрятать на время) столбцы, строки или целые листы таблицы. Эта операция выполняется с помощью команд меню ФОРМАТ ► Строка (Столбец, Лист) ► Скрытьили с помощью аналогичных команд контекстного меню. Утолщенная граница разделителя столбца или строки, а также пропущенное название столбца (строки) указывает на наличие скрытого столбца или строки.

Для того чтобы показать скрытые ранее столбцы или строки, предварительно следует выделить столбцы (строки) по обе стороны от скрытого столбца (строки) и ввести команду ФОРМАТ ► ► Строка (Столбец, Лист) ► Отобразить.Для того чтобы скрыть всю рабочую книгу, нужно установить курсор в любом месте книги и выполнить команду ОКНО ► Скрыть.Показать скрытую книгу можно с помощью команды ФАЙЛ ► Отобразить.

Использование стилей

Так же как в MS Word Excel можно использовать существующие стили, а также создавать новые стили.

Стиль – это набор форматов, например размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое.

Для применения стиля к отдельной ячейке или диапазону ячеек нужно выделить ячейки, формат которых необходимо изменить.

1. В меню Формат выберите команду Стиль.

2. В поле Имя стиля выберите нужный стиль.

Для быстрого применения стандартных стилей к числам в выделенных ячейках нажмите кнопку Формат с разделителями, Денежный формат или Процентный формат на панели инструментов Форматирование.

Источник

Любой опытный пользователь Excel понимает всю важность правильного хранения и правильной организации данных в Excel. Если Вы хотите иметь возможность просто, быстро и удобно работать с информацией, ее нужно правильно размещать на листе. Просто разбросать цифры по ячейкам или организовать подобие таблицы – плохой подход. Нужно придерживаться ряда правил. Все рекомендации строятся из главного: Данные надо хранить в таблицах! Это основное правило. Практически любые данные можно организовать в табличной форме и расположить в строках и столбцах. И Excel как нельзя лучше для этого подходит. Столбцы таблицы принято называть полями, а строки – записями. Но недостаточно просто взять и создать табличку. Это умеет любой пользователь Excel. Важно правильно ее оформить и организовать. Важно понимать, что речь идет о таблицах хранения данных. После обработки данных и построения отчётов таблицы могут иметь любой удобный вид.

Правило 1. Шапка таблицы должна состоять из одной строки. У каждого столбца – отдельный заголовок

Таблица начинается с шапки (строки заголовков). Очень часто пользователи рисуют красивые многоуровневые шапки, используя объединенные ячейки и прочие приемы. Всё это – неправильно. Такая шапка мешает фильтрации, сортировке, работе формул, не позволяет строить сводные таблицы и правильные диаграммы. Сплошные минусы. Также важно давать лаконичные, но понятные заголовки столбцам. В будущем с такой таблицей будет гораздо проще работать. Кроме того, заголовки не должны повторяться. У каждого столбца (поля) – уникальное имя.

Правило 2. В таблице не должно быть полностью пустых строк, столбцов и объединенных ячеек

Внутри таблицы нельзя располагать объединенные ячейки. Это приведет к проблемам в работе фильтров, сортировок и формул. Дело в том, что объединенная ячейка для Excel – это по-прежнему совокупность нескольких ячеек, причем данные есть только в левой верхней из них. Остальные пустые. Хотя визуально всё это выглядит как единая ячейка. Пустые строки и столбцы тоже недопустимы. По сути, полностью пустая строка делит нашу таблицу на две отдельные таблицы, нарушает ее целостность. А вот отдельные ячейки могут быть пустыми.

Правило 3. В таблице не должно быть промежуточных итогов и подзаголовков

Для анализа данных и их восприятия общие и промежуточные итоги, группировки и подзаголовки – очень важны. Они, безусловно, должны быть в отчётных таблицах. Но в исходных данных им не место. Всё это легко добавляется стандартными инструментами при обработке правильной таблицы. А вот обработать таблицу, убирая лишние подитоги и подзаголовки – намного сложнее. Кстати, чтобы группировки легко было добавить, вместо подзаголовков создайте отдельный столбец с нужной характеристикой, как на скриншоте ниже.

Правило 4. Отделяйте таблицу от любых других данных хотя бы одной пустой строкой/столбцом

Чтобы таблица воспринималась программой как единая целое, к ней не должны прилегать никакие лишние данные. Любые другие данные не должны иметь общих границ с ячейками таблицы. Сверху, снизу, слева и справа от таблицы должны быть пустые строки/столбцы. Если таблица начинается с ячейки A1, то пустая строка нужна только снизу, а столбец – только справа.

Правило 5. В каждом столбце должны быть данные одного типа и описывающие одну характеристику

Одно из важнейших правил хранения данных в таблицах, которое позволяет потом легко их анализировать. Его суть в том, что каждый столбец должен хранить только одну характеристику или категорию. Например, хранить в столбце данные вида “Продано 500 утюгов” и “Списано 30 тостеров” – неправильно! В таких данных не одна характеристика, а сразу три: списано или продано, то есть тип операции; количество и вид товара. Правильно сделать три отдельные колонки:

Такой способ хранения позволяет легко выполнять разные виды анализа:

  • Отбирать только списанные позиции;
  • Считать, сколько раз продавались утюги;
  • Найти все записи с продажами более 100 единиц товара и т.д.

Если бы мы оставили первый вариант записи – ни один из указанных выше видов анализа не получилось бы провести без существенных трудностей.

Правило 6. Создавайте плоские таблицы вместо перекрестных

Очень часто приходится видеть, как пользователи создают таблицы, в которых, например, месяцы уходят в столбцах вправо. Такая таблица называется перекрестной, так как любое значение в ней находится на пересечении нужного месяца и какой-то строки. Это наглядно, но анализировать такую таблицу не всегда удобно. Привыкайте хранить данные в плоских таблицах. Они уходят только вниз. Месяцы в ней – отдельный единственный столбец. Если очень нужна перекрестная таблица, то ее легко получить, создав сводную таблицу на основе правильных исходных данных. А вот обратная операция – горазо сложнее. Поэтому старайтесь использовать плоские таблицы.

Правило 7. Не плодите лишние таблицы

Если у вас есть данные о продажа по нескольким городам, то не создавайте для каждого города отдельный лист со своей таблицей. Гораздо правильнее – сделать общую таблицу, в которой будет столбец “Город”, по которому можно легко понять, к какому городу относится та или иная строка. Поверьте, общую таблицу легче анализировать. При желании, ее можно легко разбить на отдельные листы по городам. А вот обратная задача (собрать таблицы с разных листов в одну) – гораздо сложнее.

Правило 8. Не используйте форматирование для фиксации важной информации

Excel прекрасно работает со значениями ячеек, а вот с цветами – не так хорошо. Сортировать и фильтровать по цвету программа научилась, но использовать цвет в формулах не получится (если только не писать на VBA собственные функции, но это – отдельная тема). Поэтому не применяйте цвета там, где можно создать столбец значений. Например, если в таблице строки, относящиеся к Иванову – желтые, а к Петрову – синие, то создайте отдельный столбец, где будет чётко указано “Иванов” и “Петров”. А уже на основе этого столбца, если надо, можно создать условное форматирование.

Правило 9. Старайтесь располагать таблицы с разными данными на разных листах

Грузить все таблицы в один лист – плохая идея. Если у Вас есть таблица с данными о продажах, список менеджеров в личными данными и перечень номенклатур, то стоит разместить каждую таблицу на отдельном листе. Это позволит, например, легко фильтровать таблицу, не боясь, что будут скрыты строки в соседней. Да и ориентироваться будет попроще, чем листать один лист влево-вправо.

Правило 10. Используйте умные таблицы

В Excel есть прекрасный инструмент – “умные” таблицы. Они созданы как раз для того, чтобы помогать пользователю правильно организовывать данные. Так, например, они не позволяют создавать объединенные ячейки, требуют наличия правильной шапки, автоматически растягивают формулы на весь столбец и др. В общем, всячески побуждают правильно хранить информацию.

Создать такую таблицу можно командой “Главная” – “Форматировать как таблицу”.

Чтобы не пропустить новые уроки и постоянно повышать свое мастерство владения Excel – подписывайтесь на наш канал в Telegram: Excel Everyday

Вопросы по Excel можно задать нам через бота обратной связи в Telegram @ExEvFeedbackBot

С уважением, команда tDots.ru

Источник