Какие данные могут содержаться в ячейках электронной таблицы

Вкаждую ячейку электронной таблицы могут быть введены данные одного из следующих типов:

· Текст;

· Число;

· Формула, например: =А1*А2, =В10+В11;

· Функция, например: =СУММ(А1:А2);

· Дата и время.

Тип данных подразумевает:

1)   допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;

2) допустимое множество операций над этими данными.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом.

По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые – по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.

Символьные (текстовые) данные

Текст – это последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер и, как правило, не подвергаются каким-либо преобразованиям. Текстовые данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В одной ячейке может содержаться до 32 000 символов.

Для манипуляций с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки («Текст»). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ?

Числовые данные

Большинство рабочих листов Excel состоит из таблиц, заполненных числами, с которыми производятся математические или иные операции. Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус), знак равенства или левая круглая скобка.

Числовые данные могут быть представлены:

· целыми числами;

· в виде десятичных дробей;

· в виде обыкновенных (рациональных) дробей;

· в научном (экспоненциальном) формате – в виде мантиссы и порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числя0,00000235;

· в форме процента – значения ячеек умножаются на 100 и выводятся с символом %, например 0,2%;

· в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.

Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Числов диалоговом окне Формат ячеек,которое выводится на экран командой ФОРМАТ ► Ячейки.

В Excel установлено ограничение для используемых числовых данных – 15 разрядов, т.е. числа хранятся с точностью до 15 знаков независимо от количества разрядов, отображаемых на экране. Если число имеет больше 15 знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы #, например (#########). Это обусловлено тем, что частичное представление чисел в ячейках может привести к ошибкам в вычислениях. Для полного отображения числовых данных необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца.

Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.

Дата и время

Дата и время являются особым типом входных данных. Они вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем даты и время могут быть использованы в вычислениях. Для выполнения вычислений с использованием времени и дат в Excel имеются специальные функции ДАТАи ВРЕМЯ.

Программа Excel автоматически ведет календарь, учитывая число дней в месяце, високосные годы и др., например, может дать ответ, какой день недели будет через 100 дней, через год и т. п.

Время хранится в ячейке таблицы как доля суток, т.е. число 0,25 в формате времени будет представлять 6 часов утра – 6:00.

Форматирование листов и данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определённый формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как во всей таблице (глобально), так и в отдельной ячейке или блоке ячеек (локально).

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

· кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;

· команду меню окна ФОРМАТ ► Ячейки;

· команду контекстного меню Формат ячеек.

Большинство кнопок панелей инструментов используется в Excel также, как и аналогичные кнопки в программе Word, например, для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) очень удобно использовать кнопку Формат по образцу. Кроме того, в Excel имеется специальная группа кнопок , которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных – устанавливать в ячейках и диапазонах разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел.

При форматировании заголовков таблиц часто возникает необходимость объединения по горизонтали несколько ячеек для того, чтобы текст заголовка располагался по центру таблицы. Для этой цели в Excel существует специальная кнопка  Объединить и поместить в центре. При использовании этой кнопки необходимо соблюдать определенную осторожность, так как не, следует забывать, что текст заголовка фактически находится в той ячейке, куда он был введен первоначально.

Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду ФОРМАТ ► Ячейки и на вкладке Выравниваниеснять переключатель Объединение ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

· Число;

· Выравнивание;

· Шрифт;

· Граница;

· Вид;

· Защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, – общий, числовой, денежный или др.

В левом подокне выбирается категория формата, а в подокне справа – конкретный формат.

Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Типописать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:

· по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.п.);

· по вертикали;

· ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок.

Для выполнения автоформатирования необходимо:

· выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;

· ввести команду ФОРМАТ ► Автоформат;

· в диалоговом окне Автоформатвыбрать подходящий вариант оформления.

Иногда возникает необходимость скрыть (спрятать на время) столбцы, строки или целые листы таблицы. Эта операция выполняется с помощью команд меню ФОРМАТ ► Строка (Столбец, Лист) ► Скрытьили с помощью аналогичных команд контекстного меню. Утолщенная граница разделителя столбца или строки, а также пропущенное название столбца (строки) указывает на наличие скрытого столбца или строки.

Для того чтобы показать скрытые ранее столбцы или строки, предварительно следует выделить столбцы (строки) по обе стороны от скрытого столбца (строки) и ввести команду ФОРМАТ ► ► Строка (Столбец, Лист) ► Отобразить.Для того чтобы скрыть всю рабочую книгу, нужно установить курсор в любом месте книги и выполнить команду ОКНО ► Скрыть.Показать скрытую книгу можно с помощью команды ФАЙЛ ► Отобразить.

Использование стилей

Так же как в MS Word Excel можно использовать существующие стили, а также создавать новые стили.

Стиль – это набор форматов, например размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое.

Для применения стиля к отдельной ячейке или диапазону ячеек нужно выделить ячейки, формат которых необходимо изменить.

1. В меню Формат выберите команду Стиль.

2. В поле Имя стиля выберите нужный стиль.

Для быстрого применения стандартных стилей к числам в выделенных ячейках нажмите кнопку Формат с разделителями, Денежный формат или Процентный формат на панели инструментов Форматирование.