Какая информация содержится в документе акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности
возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и
определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как
назначением, так и содержанием. Это
могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования,
материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей,
документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных
ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои
особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются
унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для
применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении
ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли
утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также
иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами
(ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления
актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания
имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении
актов.

– Акты составляются
коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются
специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным
документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа
управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут
составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта
– определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если
составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза,
испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во
время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели,
фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем
бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами
акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и
регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи
составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы).
Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления
акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем,
оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен
грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного
кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется
с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о
несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его
составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия
(проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение
которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по
18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух
частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается
основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ,
договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены
комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть
представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований,
ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые
составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта
указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество
экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон
или определяется нормативными документами. После отметки о количестве
экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и
обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых
отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его
подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его
составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с
оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на
отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если
этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или
вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия,
завершившиеся составлением акта.

Всем нам известно слово «акт». Оно сопровождает нас в течение всей жизни, от рождения до гробовой доски. На основании актов выполненных работ или предоставленных услуг многим из нас начисляют зарплаты и премии, а на основании актов о нарушении дисциплины нам достаются неприятности и наказания. В каком-то общефилософском смысле наша жизнь – это тоже акт, акт написанной кем-то пьесы.

АКТЫ: КРАТКОЕ ДОСЬЕ

Понятие «акт» достаточно широкое и емкое. Акты есть нормативные правовые, локальные, подзаконные и гражданского состояния, выполненных работ, приема-передачи и т.д.

Нам же интересен акт как документ, подтверждающий какой-либо факт в хозяйственной деятельности организации (совершено определенное действие, обнаружено какое-либо обстоятельство и т.д.) и подписанный руководящими лицами организации.

■ Какими бывают акты.

В природе встречается великое разнообразие актов! Перечислим самые популярные, с которыми среднестатистический работник имеет дело чаще всего:

• акт выполненных работ / оказанных услуг;

• акт приема-передачи продукции;

• акт на списание основных средств/материалов;

• акт сверки взаимных расчетов;

• акт на выделение к уничтожению / уничтожение документов, дел, бланков строгой отчетности, печатей и т.д.;

• акт об отсутствии работника на рабочем месте;

• акт об отказе от ознакомления/подписи и т.д.

■ Как появляются акты и где они регистрируются.

Акты в организации появляются одним их двух способов: создаются в самой организации либо присылаются из сторонних организаций – так называемых контрагентов.

Все присланные акты являются входящей корреспонденцией и обязательно фиксируются в журнале регистрации входящих документов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Акты выполненных работ, оказанных услуг и сверки взаимных расчетов регистрируются в бухгалтерии. В канцелярии они фиксируются без присвоения входящего номера, поскольку являются документом бухгалтерской отчетности.Все остальные акты должны проходить полную процедуру регистрации с проставлением штампа «входящий №» на одном экземпляре (он будет впоследствии «вашим»).

Хотя бухгалтерские акты и не регистрируются в службе ДОУ (они регистрируются в бухгалтерии), передавать их в бухгалтерию следует строго под роспись. Дальнейшая судьба актов, должным образом зафиксированных и переданных в бухгалтерию, в принципе, работников канцелярии не должна волновать.

Другое дело если акт, поступивший в организацию, является не бухгалтерским документом, а приложением к договору или даже самостоятельным документом. Таки акты регистрируются с проставлением входящего номера и даты. Если акт прислан на подпись в нескольких экземплярах, то после регистрации все его экземпляры отдают под роспись исполнителю для окончательного оформления. Если присланный документ имеет все необходимые подписи и печати, то его надлежит подшить в соответствующее дело. Как правило, акты, относящиеся к какому-либо договору, хранятся с ним же.

■ Кто может и обязан создавать акты.

Акты, относящиеся к бухучету, оформляет, разумеется, бухгалтерия – как правило, в программе 1С. Там они имеют вполне унифицированный вид, а поэтому акты, созданные в бухгалтериях совершенно разных организаций, похожи, как близнецы.

Остальные виды актов, как сообщают нам Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[1], составляются несколькими лицами (комиссией) и подтверждают установленные факты или события.

Комиссии могут различаться по количественному составу, быть как постоянно действующими, так и созданными единовременно.

■ Какие реквизиты должна содержать форма акта.

Приведем пример акта на бланке организации со всеми возможными реквизитами (Пример 1).

где:

реквизит 03 – эмблема или товарный знак организации;

реквизиты 04, 05, 06 – код организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП);

реквизит 08 – наименование организации;

реквизит 09 – справочные данные организации;

реквизит 10 – наименование вида документа;

реквизит 11 – дата документа;

реквизит 12 – регистрационный номер документа;

реквизит 14 – место составления и издания документа;

реквизит 16 – гриф утверждения документа;

реквизит 18 – заголовок к тексту;

реквизит 20 – текст документа. Согласно Методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии.

При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

реквизит 21 – отметка о наличии приложения;

реквизит 22 – подписи;

реквизит 27 – отметка об исполнителе документа;

реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа.

В Примере 1 проставлены все реквизиты, которые могут присутствовать в акте. На практике некоторые из реквизитов могут исключаться – например, реквизит 09 «Справочные данные организации» или реквизит 03 «Эмблема или товарный знак организации». Нечасто проставляют и реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа».

АКТЫ БУХГАЛТЕРСКИЕ

Разные виды актов могут выглядеть по-разному. Например, бухгалтерские акты часто составляются не комиссией, а бухгалтером или руководителем организации (часто он же и бухгалтер) и не содержат доброй половины указанных выше реквизитов.

■ Акт сверки взаимных расчетов. Это документ, отображающий взаимные расчеты двух организаций за определенный период (Пример 2).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Акт сверки, содержащий сумму задолженности и подписанный должником, является официальным признанием долга и принятием на себя обязательств по его уплате!

Любой суд в этом случае встанет на сторону кредитора. Бухгалтеры это, конечно же, хорошо знают и без разбору все подряд ненулевые акты сверки не подписывают.

Это следует знать и нам, делопроизводителям, чтобы вовремя предостеречь руководителя от поспешного проставления подписи на каком-либо акте сверки.

■ Акт выполненных работ / оказанных услуг – это документ, который подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг и прилагается к договору между исполнителем и заказчиком (Пример 3).

Подобные бухгалтерские акты имеют всего две подписи. Оформляет их, как правило, сторона-исполнитель в двух экземплярах. Она подписывает их, проставляет свою печать и отправляет почтой или с оказией потребителю услуг, чтобы он также подписал их и поставил свою печать. После скрепления документа подписью и печатью со своей стороны организация-потребитель оставляет один экземпляр акта у себя, а второй отправляет организации-исполнителю. После этого все счастливы.

Это не единственные, но наиболее распространенные виды актов, инициаторами которых может выступать бухгалтерия. Хранятся они также в бухгалтерии.

АКТЫ «ДОГОВОРНЫЕ»

■ Акт приема-передачи или приемки продукции (товара). К договорам часто прилагается акт приема-передачи или приемки продукции (товара) (Пример 4). Этот акт оформляется в момент передачи товара с целью зафиксировать количество, качество и стоимость переданного товара. В суде акт приема-передачи будет являться доказательством того, что товар предан в указанном объеме и на указанную сумму. Этот вид акта хранится вместе с договором.

АКТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ

Перейдем к видам актов, которые составляются коллегиально.

Это, например, наши любимейшие акты о выделении документов к уничтожению / об уничтожении (Пример 5), а также акты на уничтожение печатей и штампов (Пример 6).

2Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,

с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

Акт о выделении документов к уничтожению создается постоянно действующей экспертной комиссией организации и содержит список документов, которые необходимо уничтожить. Состав экспертной комиссии утверждается приказом по организации за подписью руководителя.

Экспертная комиссия может состоять из:

• работника архива организации;

• работника службы ДОУ;

• работника бухгалтерии;

• юриста;

• работника службы безопасности.

АКТЫ «КАДРОВЫЕ»

При работе с кадрами без актов тоже никуда. И оформляются они, к сожалению, достаточно часто, особенно следующие:

• акт об отказе от ознакомления, дачи объяснений или от подписания чего-либо (Пример 7);

• акт об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 8).

Обратите внимание, что акт об отказе от дачи объяснений составляется по истечении двух дней со дня совершения проступка, если в течение этих двух дней объяснения не будут представлены.

Эти акты надлежит оформлять особенно тщательно, поскольку они служат основанием для дисциплинарного взыскания и увольнения проштрафившегося работника.

Сроки хранения актов, установленные в Перечне, приведены в Таблице.

Таким образом, документ, именуемый актом, – это неотъемлемая часть хозяйственной деятельности любой организации, и потребность в них возникает в самых разнообразных ситуациях.

[1] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом; далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003).