Какая информация содержится в документе

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 29 августа 2017; проверки требуют 40 правок.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе “Об информации, информатизации и защите информации” закреплено следующее определение понятия “информация”- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления”.

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы- системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

Информационные ресурсы – документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

Информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

Информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации; различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей Информационной Системы. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

Затронув в своей работе информативную сторону, указав ряд различных определений, рассмотрев краткую историю документационной сферы в России с древнейших времен и до конца ХХ века, выявив ключевые признаки и основные свойства документа, рассмотрим то, как эти носители информации функционируют в сферах своего применения и распространения.

Любой документ полифункционален, то есть содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Рассмотрим каждую из них развернуто.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• 2) оперативную (текущую);
• 3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации:

разделение на первичную и вторичную;

деление по жанрам;

классификация по видам;

дифференциация по носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), то есть количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

• 1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
• 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Знание функций документа необходимо для работы в делопроизводственной сфере. Этот навык помогает решить ряд нижеперечисленных задач:

• 1. Определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• 2. Правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• 3. Осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• 4. Определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• 5. Разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Документ как некая универсалия принадлежит первично-эмпирической реальности, поэтому мы в своей работе не можем обойти стороной такой аспект, как «материальные носители информации». Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др., которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

• 1) бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.),
• 2) микроносители визуальной информации;
• 3) звуконосители;
• 4) видеоносители;
• 5) магнитные носители;
• 6) перфоносители – магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных или так называемых небумажных носителях информации. Понятие “новейший” и “нетрадиционный” документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных – бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (например дисков, дискет).Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Документы на новейших носителях информации также имеют свою классификацию. Их делят на:

• 1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.)
• 2. Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски)
• 3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).
• 4. Документы на галографических носителях информации (галограммы).