Какая информация должна содержатся в акте
Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.
Что представляет собой акт выполненных работ?
По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.
В документе обязательно должны быть отображены все выполненные работы, их объем, стоимость, начальные и конечные сроки. Это очень важно, поскольку это является неким отчетом исполнителя перед заказчиком и подшивается к договору. Такая «бумага» является сегодня самым распространенным способом подтверждения выполненных договорных обязательств.
Акт и бухгалтерия организации
Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.
Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.
Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлени. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.
Понятие «работ» и «услуг»
Уместно будет поговорить о том, что имеется в виду под понятиями «работ» и «услуг». Прямых определений гражданское законодательство не дает, но глава 39 части 2 Гражданского кодекса РФ «Возмездное оказание услуг» говорит о том, что договор возмездного оказания услуг применяется при предоставлении услуг связи, аудиторских, ветеринарных, информационных, консультационных, услуг по обучению или туристическому обслуживанию. Что же касается договоров, предусматривающих выполнение определенных работ, то они имеют место при осуществлении перевозок, ведении банковских счетов, хранении, транспортной экспедиции, выполнении научно-исследовательских, технологических или опытно-конструкторских работ, а также при оформлении договора подряда.
Как составить акт выполненных работ?
На сегодняшний день унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Но при этом стоит отметить, что существуют формы КС-2 и КС-3, которые используются для отражения выполненных действий при проведении строительства. Это значит, что организации имеют право самостоятельно разработать форму, которая будет наиболее удобна в конкретном случае.
Независимо от оформления, бумага обязательно должна содержать следующую информацию:
- наименование (его определяет договор);
- дата составления;
- наименования заказчика и исполнителя (эти данные вносятся в соответствии с официальными учредительными документами; все наименования должны соответствовать наименованиям, который фигурируют в договоре);
- наименование выполненных операций (это делается, как правило, в виде перечня или таблицы);
- объем выполненных работ (если выполнено несколько видов, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ);
- единицы измерения выполненных операций;
- общая стоимость (она должна указываться в учетом НДС);
- сроки выполнения мероприятий;
- номер и дата договора, по которому осуществляется сотрудничество;
- номер счета, который был предоставлен заказчику для оплаты;
- четкие оттиски печатей обеих сторон (если одна из сторон – физическое лицо, то оттиск печати должен быть только один);
- подписи исполнителя и заказчика с расшифровкой (подписать акт могут также уполномоченные представители заказчика и исполнителя, которые указаны в договоре).
Данные «наименование», «единицы измерения», «цена», «стоимость» обычно указываются в формате таблицы. В этом случае в каждую отдельную строку вписывается конкретная услуга или вид выполненных работ и все нужные параметры. Завершает такую таблицу строка «Итого», в которой суммируется стоимость, а строка «Всего» заполняется с учетом НДС (сумма из строки «Итого» + налог). При этом нужно обязательно указать сумму прописью, а копейки цифрами.
Что же касается приемки, то подписи сторон могут оформляться словами «работу сдал» (подписывает исполнитель) и «работу принял» (подписывает заказчик).
Обрезец акта выполненных работ: скачать образец.
Акт выполненных работ и капитальное строительство
Говоря о капитальном строительстве любых объектов, к которым относятся как жилые, так и производственные здания, стоит снова вернуться к унифицированным формам КС-2 (это «строительно-монтажная форма») и КС-3 (это справка о стоимости строительных услуг и затрат). Эти документы составляются на основании данных из «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).
Выполненные работы в КС-2 указываются, исходя из договорной стоимости, с включением как непосредственно стоимости строительно-монтажных процессов, которые предусмотрены сметой, так и прочих затрат, которые не включены в единичные расценки. Это могут быть тарифы, рост стоимости материалов, расходы на эксплуатацию машин, техники, механизмов, расходы на заработную плату персонала, который выполняет строительство, расходы на зимнее удорожание, изменение условий организации строительства, разъездной характер работы, надбавки за нахождение в сложных условиях (например, в районах Крайнего Севера) и прочее.
Если по договору обеспечение строительства материалами идет за счет заказчика, то цена материалов не может влиять на удорожание и, соответственно, не включаются в акты выполненных работ и справку по форме КС-3. При этом подрядная организация обязана отчитаться перед заказчиком после окончания строительства об израсходованных материалах и вернуть их остатки (если таковые имеются).
Если подрядчик производит ремонт, реконструкцию или модернизацию объектов, то дополнительно должен быть составлен «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (это форма ОС-3). Его должна составить постоянно действующая в организации комиссия, на которую возложена ответственность по оформлению приема и передачи объектов основных средств. В документе должны найти отражение сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, которые связаны с выполненными действиями, а также информация о полноте и качестве работ. Документ должны подписать все члены комиссии во главе с председателем, а утвердить его должен руководитель организации. Что касается подрядчика, то он также подписывает этот документ, подтверждая передачу отремонтированного объекта. Расходы на модернизацию, реконструкцию и ремонт должны быть отнесены на увеличение первоначальной стоимости объекта, так как по итогам восстановительных работ показатели функционирования объекта увеличиваются.
На практике на объектах капитального строительства всё это составляется после того, как заказчик и подрядчик в установленные договором сроки осматривают и принимают готовый объект. При обнаружении недоработок или отступлений от условий договора, заказчик должен уведомить об этом подрядчика, а недостатки указать в акте. Все они подлежат устранению подрядчиком. Если всё уже подписано, а после этого обнаружены скрытые дефекты, то подрядчик все равно должен их устранить.
Важные моменты
Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд)
Оплата производится сразу после подписания, так как в этом случае работы считаются выполненными, а услуги – оказанными.
Если заказчик не удовлетворен качеством, он может отказаться от подписания до того, как исполнитель устранит все недоработки. Кстати, бланк акта о выполненных работах можно скачать на нашем сайте).
Немаловажное значение имеет формулировка «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет». Она подтверждает отсутствие у заказчика претензий к качеству, что в дальнейшем исключает любые спорные вопросы.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-55 (Москва)
+7 (812) 425-63-92 (Санкт-Петербург)
Это быстро и
бесплатно!
Источник
Акт – документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты или события.
В разных сферах деятельности
возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и
определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как
назначением, так Рё содержанием. Рто
могут быть акты:
приемки-сдачи (работ, оборудования,
материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);
испытаний (образцов, систем, технологий);
приема-сдачи (материальных ценностей,
документов);
приема-передачи (дел, денежных средств и иных
ценностей);
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т.д.
Отдельные разновидности актов имеют свои
особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются
унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для
применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении
ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли
утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также
иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами
(ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления
актов.
Общие правила составления актов
При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания
имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении
актов.
– Акты составляются
коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются
специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным
документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа
управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут
составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
– Главное при составлении акта
– определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если
составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза,
испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во
время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели,
фактические сведения и аналитические данные.
– Акт оформляется на общем
бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.
– Обязательными реквизитами
акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и
регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи
составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы).
Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления
акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем,
оформляется гриф утверждения.
– Заголовок к акту должен
грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного
кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется
с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о
несчастном случае на производстве.
– Датой акта является дата его
составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия
(проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение
которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по
18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…
– Текст акта состоит из двух
частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается
основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ,
договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены
комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть
представлен в виде таблицы.
– Акты проверок, обследований,
ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые
составляют заключительную часть акта.
– В конце текста акта
указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество
экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон
или определяется нормативными документами. После отметки о количестве
экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
– Содержание актов ревизий и
обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых
отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его
подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его
составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с
оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на
отдельном листе и прилагаться к акту.
– В необходимых случаях, если
этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или
вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия,
завершившиеся составлением акта.
Янковая В.Ф.
Источник